Schlussrechnung erstellen

So erstellen Sie die Schlussrechnung eines Projekts: gesamte Leistung eintragen, bezahlte Abschläge automatisch abziehen lassen und den Restbetrag in Rechnung stellen.

Die Schlussrechnung ist die Endabrechnung eines Projekts. Sie enthält die gesamte Leistung des Auftrags. Die Abschläge, die Ihr Kunde schon bezahlt hat, zieht RechnungsKlar automatisch ab, mit Netto, Umsatzsteuer und Brutto. Übrig bleibt der Restbetrag, den Ihr Kunde noch zahlt.

Wie Sie Abschläge stellen, steht in der Anleitung „Abschlagsrechnung erstellen“. Wie ein Projekt aufgebaut ist, steht in der Anleitung „Projekte anlegen und verwalten“.

Bei der Branche „Kfz-Betrieb“ bietet RechnungsKlar keine Schlussrechnung an. Hat ein Projekt schon Abschlagsrechnungen, etwa weil die Branche später geändert wurde, können Sie es weiterhin mit einer Schlussrechnung abschließen. Die Branche legen Sie in den Firmendaten fest, siehe „Firma einrichten“.

Voraussetzung: mindestens ein bezahlter Abschlag

Eine Schlussrechnung können Sie erst erstellen, wenn mindestens eine Abschlagsrechnung des Projekts als bezahlt markiert ist. Vorher ist „Schlussrechnung“ im Projekt ausgegraut.

Projekt ohne bezahlten Abschlag, „Schlussrechnung“ ausgegraut

Abgezogen werden nur Abschläge, die als bezahlt markiert sind. Ein ausgestellter, aber noch nicht bezahlter Abschlag zählt nicht mit. Markieren Sie deshalb jeden Abschlag als bezahlt, sobald das Geld da ist, und zwar bevor Sie die Schlussrechnung ausstellen. Wie das geht, steht in der Anleitung „Zahlung erfassen“.

Schlussrechnung aus dem Projekt erstellen

  1. Öffnen Sie das Projekt unter „Projekte“.
  2. Klicken Sie im Reiter „Rechnungen“ neben „Erstellen:“ auf „Schlussrechnung“. Denselben Weg finden Sie oben rechts im „Menü“ unter „Schlussrechnung erstellen“.
  3. Der Assistent öffnet sich direkt im Schritt „Positionen“. Kunde, Projekt und Gebäude sind schon eingetragen.

Das ist der einfachste Weg. Die Liste der Abschläge, die abgezogen werden, sehen Sie dabei erst in der PDF-Vorschau des Entwurfs.

Schlussrechnung über „Neue Rechnung“

  1. Klicken Sie unter „Rechnungen“ auf „Neue Rechnung“ und wählen Sie „Schlussrechnung“.
  2. Wählen Sie den Kunden und klicken Sie auf „Weiter“.
  3. Wählen Sie im Schritt „Projekt wählen“ unter „Bestehendes Projekt“ das Projekt. Ein neues Projekt können Sie hier nicht anlegen.

Darunter erscheint „Abzüglich erhaltener Abschläge“ mit Nummer, Datum, Netto, USt und Brutto jedes Abschlags und der „Summe Abschläge (brutto)“. Die Beträge können Sie nicht ändern.

„Projekt wählen“ mit „Abzüglich erhaltener Abschläge“ (3 von 7)

Hat das Projekt noch keinen bezahlten Abschlag, bleibt der Assistent stehen und meldet: „Für eine Schlussrechnung muss mindestens eine Abschlagsrechnung des Projekts als bezahlt markiert sein. Nur erhaltene Anzahlungen dürfen verrechnet werden.“ Bei diesem Weg hat der Assistent sieben Schritte.

Positionen: die gesamte Leistung eintragen

Tragen Sie in der Schlussrechnung alle Leistungen des Auftrags ein, nicht nur den offenen Rest. Die Abschläge ziehen Sie nicht selbst ab, das erledigt RechnungsKlar. Netto, USt und Brutto unter den Positionen zeigen deshalb die gesamte Leistung.

Schritt „Positionen“ mit der Gesamtleistung des Auftrags (4 von 7)

Wie Sie Positionen erfassen und eine längere Rechnung gliedern, steht in der Anleitung „Positionen erfassen“. Die Schritte „Textbausteine“, „Anfangs- & Schlusstext“ und „Daten & Zahlung“ laufen wie bei jeder Rechnung, siehe „Rechnung erstellen“. Klicken Sie zum Schluss auf „Als Entwurf speichern“.

Ist die Summe der Abschläge höher als die gesamte Leistung, speichert RechnungsKlar den Entwurf trotzdem und meldet: „Die Summe der Abschläge übersteigt das Gesamt-Brutto der Schlussrechnung. Bitte prüfen (Nachträge sind möglich).“ Prüfen Sie dann, ob eine Position fehlt.

Der Entwurf

Nach dem Speichern öffnet RechnungsKlar den Entwurf. Rechts im Kasten „Details“ steht „Schlussrechnung“, darunter Kunde und Projekt. Der Betrag dort und die Summen unter den Positionen zeigen die gesamte Leistung, nicht den Restbetrag.

Schlussrechnung mit Typ „Schlussrechnung“ und vollem Bruttobetrag

Den Abzug der Abschläge und den Restbetrag sehen Sie in der PDF. Öffnen Sie deshalb vor dem Ausstellen die „PDF-Vorschau“ und prüfen Sie, ob alle bezahlten Abschläge darin stehen.

Was auf der Schlussrechnung steht

Unter den Positionen und der Summe folgt in der PDF die Tabelle „Abzüglich erhaltener Abschläge“:

  • „Gesamtleistung“: Netto, USt und Brutto aller Positionen.
  • „abzgl. Abschlag Nr. …“: eine Zeile je bezahltem Abschlag, mit Datum und den abgezogenen Beträgen.
  • „Summe Abschläge“: alle Abzüge zusammen.
  • „Restbetrag“: was Ihr Kunde noch zahlt.

Jeder Abzug steht mit Netto, Umsatzsteuer und Brutto auf der Rechnung. So ist die Umsatzsteuer der Abschläge auf der Schlussrechnung abgesetzt und wird nicht ein zweites Mal ausgewiesen. Ohne Umsatzsteuer, etwa als Kleinunternehmer oder bei Reverse-Charge, hat die Tabelle eine Spalte „Betrag“.

Über der Rechnung steht wie bei jeder Rechnung „Rechnung Nr.“. Möchten Sie das Wort „Schlussrechnung“ auf dem Dokument haben, schreiben Sie es in den Einleitungstext, siehe „Anfangs- und Schlusstext“.

Die E-Rechnung (ZUGFeRD) enthält die gesamte Leistung, den bereits gezahlten Betrag und den Restbetrag als zu zahlenden Betrag. Sie verweist außerdem mit Nummer und Datum auf jede abgezogene Abschlagsrechnung. Mehr dazu steht in der Anleitung „PDF und E-Rechnung“.

Schlussrechnung ausstellen

Ausgestellt wird die Schlussrechnung wie jede andere Rechnung, siehe „Rechnung ausstellen und per E-Mail senden“. Dabei erhält sie ihre fortlaufende Nummer aus demselben Nummernkreis wie Ihre übrigen Rechnungen. Geht der Restbetrag ein, markieren Sie die Schlussrechnung als bezahlt.

Die Schlussrechnung im Projekt

Im Reiter „Rechnungen“ des Projekts steht die Schlussrechnung mit dem Typ „Schlussrechnung“. Ist sie ausgestellt, ist „Schlussrechnung“ dort ausgegraut: Ein Projekt hat eine Schlussrechnung.

Reiter „Rechnungen“ mit Schlussrechnung und 2 Abschlägen, „Schlussrechnung“ ausgegraut

Was sich im Projekt außerdem ändert:

  • Im „Zahlungsstand“ tritt die ausgestellte Schlussrechnung an die Stelle der Abschläge. Jeder Betrag zählt so nur einmal.
  • Die Auftragssumme ist gesperrt, sobald das Projekt eine Schlussrechnung hat, auch als Entwurf. Mehr dazu steht in der Anleitung „Projekte anlegen und verwalten“.
  • Die Abschläge des Projekts lassen sich dann weder korrigieren noch stornieren, denn die Schlussrechnung rechnet bereits mit ihnen.

Schlussrechnung korrigieren oder stornieren

Eine Schlussrechnung korrigieren oder stornieren Sie wie jede andere Rechnung, siehe „Rechnung korrigieren und festschreiben“ und „Rechnung stornieren“. Müssen Sie einen Abschlag ändern, stornieren Sie zuerst die Schlussrechnung. Sonst lehnt RechnungsKlar das Storno des Abschlags mit „Bitte erst die Schlussrechnung stornieren.“ ab.

Gut zu wissen