Rollen und Rechte im Team

Jede Person in Ihrer Firma hat in RechnungsKlar eine Rolle. Die Rolle legt fest, ob jemand nur mit Rechnungen, Angeboten und Kunden arbeitet oder auch die Einstellungen Ihrer Firma ändern darf.

Die drei Rollen

• „Firmen-Admin“: die Person, die RechnungsKlar für Ihre Firma eingerichtet hat. Sie verwaltet die Einstellungen der Firma.
• „Buchhaltung“: eine Person, die Sie mit dieser Rolle eingeladen haben.
• „Mitarbeiter“: eine Person, die Sie mit dieser Rolle eingeladen haben.

Welche Rolle jemand hat, sehen Sie unter „Mein Unternehmen“ im Reiter „Benutzer“ in der Spalte „Rolle“. Die Rolle wählen Sie, wenn Sie eine Person einladen, siehe „Mitarbeiter einladen“.

Was alle Rollen dürfen

Bei der täglichen Arbeit gibt es keinen Unterschied zwischen den Rollen. Alle Benutzer Ihrer Firma können:

• das Dashboard sehen,
• Rechnungen schreiben, ausstellen, per E-Mail senden, korrigieren, festschreiben und stornieren und Zahlungen erfassen, auch bei Abschlags- und Schlussrechnungen,
• Angebote schreiben, versenden, ihren Status setzen und sie in Rechnungen umwandeln,
• Projekte, Kunden, Gebäude und Kontakte anlegen, ändern und löschen und Kunden aus einer CSV-Datei importieren,
• Positionsvorlagen, Textbausteine, eigene Einheiten und Kostenarten in ihre Rechnungen und Angebote übernehmen,
• Kommentare im Reiter „Ereignisse“ schreiben.

Alle sehen dieselben Daten: jede Rechnung, jedes Angebot und jeden Kunden Ihrer Firma, egal wer sie angelegt hat. Im Reiter „Ereignisse“ steht, wer was getan hat.

Was nur der Firmen-Admin darf

Die Einstellungen Ihrer Firma ändert nur der Firmen-Admin. Nur er sieht in der Seitenleiste den Bereich „Firma“ mit diesen Seiten:

• „Mein Unternehmen“ mit allen Reitern: „Allgemein“, „Ansprechpersonen“, „Benutzer“, „Steuer“, „Bank“, „Logo“, „Vorlage“, „Rechnungsnummer“, „Auftragsverarbeitung“, „Abo“ und „Löschen“
• „Positionsvorlagen“: Vorlagen anlegen, ändern und löschen
• „Textbausteine“: die Sammlung Ihrer Textbausteine pflegen
• „Kostenarten“: eigene Kostenarten anlegen, umbenennen und löschen
• „Einheiten“: eigene Einheiten anlegen, ändern und löschen

Damit legt nur der Firmen-Admin Firmendaten, Steuer, Bankverbindung und Logo fest, gestaltet die Vorlage für Rechnungen, Angebote und E-Mails und bestimmt das Format der Rechnungs- und Angebotsnummern. Wie das geht, steht in den Anleitungen „Firma einrichten“, „Rechnungsvorlage gestalten“ und „Rechnungs- und Angebotsnummern festlegen“.

Ebenso lädt nur der Firmen-Admin Benutzer ein und entfernt sie, schließt das Abo ab und löscht die Firma.

Den Link „Vorlage bearbeiten“ beim Ausstellen einer Rechnung und im Assistenten „Per E-Mail senden“ sehen deshalb nur Firmen-Admins. Den Text einer einzelnen E-Mail können im Assistenten „Per E-Mail senden“ alle ändern.

Öffnet jemand ohne diese Rolle eine der Seiten trotzdem, etwa über einen gespeicherten Link, zeigt RechnungsKlar stattdessen das Dashboard.

Wenn beim Ausstellen Firmendaten fehlen

Fehlen beim Ausstellen einer Rechnung noch Angaben zu Ihrer Firma, öffnet sich für den Firmen-Admin der Assistent „Unternehmen einrichten“, in dem er sie ergänzt. Alle anderen sehen den Hinweis „Firmendaten unvollständig“ mit der Liste, was fehlt. Ergänzen kann die Angaben nur der Firmen-Admin. Geben Sie ihm Bescheid und kehren Sie mit „Zurück“ zur Rechnung zurück.

Buchhaltung und Mitarbeiter

Die Rollen „Buchhaltung“ und „Mitarbeiter“ haben in RechnungsKlar dieselben Rechte. Die Rolle zeigt im Team, wer welche Aufgabe hat. Was jemand in RechnungsKlar tun kann, ändert sie nicht.

Rolle ändern

Eine Rolle können Sie in RechnungsKlar nicht selbst ändern, auch als Firmen-Admin nicht. Soll eine andere Person die Firma verwalten, etwa weil Sie den Betrieb übergeben, schreiben Sie uns an info@rechnungsklar.de.

Gut zu wissen

• Den Firmen-Admin kann niemand aus der Firma entfernen. Wie Sie andere Benutzer entfernen, steht in „Mitarbeiter einladen“.
• Ihr eigenes Profil und Ihr Passwort ändert jede Person selbst, unabhängig von ihrer Rolle.