Rechnungs- und Angebotsnummern festlegen

Jede Rechnung und jedes Angebot erhält in RechnungsKlar eine fortlaufende Nummer. Wie diese Nummer aussieht und bei welcher Zahl die Zählung beginnt, legen Sie einmal fest. Am besten erledigen Sie das, bevor Sie Ihre erste Rechnung ausstellen.

Wichtig: Nach dem ersten Dokument nicht mehr änderbar

Sobald Sie die erste Rechnung ausgestellt haben, lassen sich Nummernformat, Startnummer und „Jährlich neu zählen“ für Rechnungen nicht mehr ändern. Für Angebote gilt dasselbe ab dem ersten Angebot. So bleiben Ihre Nummern eindeutig und ohne Lücken.

Ein Rechnungsentwurf hat noch keine Nummer. Erst beim Ausstellen vergibt RechnungsKlar die nächste Nummer.

So öffnen Sie die Einstellung

1. Klicken Sie in der Seitenleiste unter „Firma“ auf „Mein Unternehmen“.
2. Wählen Sie links den Bereich „Rechnungsnummer“.

Dort finden Sie zwei Abschnitte: „Rechnungsnummer“ und darunter „Angebotsnummern“. Jeden Abschnitt speichern Sie getrennt mit „Speichern“.

Richten Sie Ihre Firma gerade erst ein, fragt der Assistent „Unternehmen einrichten“ die Nummern im Schritt „Rechnungs- & Angebotsnummern“ ebenfalls ab. Die Felder sind dieselben. Mehr zum Assistenten steht in der Anleitung „Firma einrichten“.

Schritt 1: Format wählen

Am schnellsten geht es über die „Vorlagen“. Jede Vorlage zeigt direkt, wie Ihre nächste Nummer damit aussieht. Bei Startnummer 1 sind das zum Beispiel:

• 1: nur die laufende Nummer
• 2026/1: Jahr und laufende Nummer
• RE-2026-0001: Kürzel, Jahr und vierstellige Nummer
• 20260001: Jahr und vierstellige Nummer ohne Trennzeichen

Ein Klick auf eine Vorlage übernimmt das passende Format in das Feld „Nummernformat“. Dort können Sie es weiter anpassen.

Eigenes Format mit Platzhaltern

Im Feld „Nummernformat“ kombinieren Sie feste Zeichen mit diesen Platzhaltern:

• {NR}: die laufende Nummer. Dieser Platzhalter muss immer enthalten sein.
• {NR:4}: die laufende Nummer mit führenden Nullen, hier vierstellig (0001). Die Zahl nach dem Doppelpunkt gibt die Stellen an. Wird die Nummer größer, wächst sie einfach mit (10000).
• {JJJJ}: das Jahr, vierstellig (2026)
• {JJ}: das Jahr, zweistellig (26)
• {MM}: der Monat, zweistellig (01 bis 12)

Jahr und Monat kommen aus dem Rechnungsdatum. Alle anderen Zeichen übernimmt RechnungsKlar unverändert. Erlaubt sind Buchstaben, Ziffern, Leerzeichen und die Zeichen / - _ . : – Umlaute dagegen nicht. Das Format darf höchstens 40 Zeichen lang sein.

Beispiel: Aus dem Format {JJJJ}-{NR}-RE wird mit der Startnummer 200 die Rechnungsnummer 2026-200-RE.

Schritt 2: Startnummer festlegen

Unter „Startnummer“ tragen Sie ein, welche Nummer die nächste Rechnung erhält. Haben Sie Ihre Rechnungen bisher mit einem anderen Programm oder mit Word geschrieben, setzen Sie hier die Nummer, die auf Ihre letzte Rechnung folgt. So laufen Ihre Nummern nahtlos weiter.

Im grauen Feld „Nächste Rechnungsnummer“ sehen Sie sofort, wie Ihre nächste Nummer aussieht.

Schritt 3: Jährlich neu zählen (optional)

Enthält Ihr Format ein Jahr ({JJJJ} oder {JJ}), erscheint die Option „Jährlich neu zählen“. Ist sie angehakt, beginnt die laufende Nummer im neuen Jahr wieder bei 1, zum Beispiel mit RE-2027-0001. Maßgeblich ist das Rechnungsdatum. Die Vorschau zeigt dann zusätzlich die erste Nummer im nächsten Jahr.

Ohne Jahr im Format gibt es diese Option nicht: Nur über das Jahr in der Nummer lässt sich jede Rechnung eindeutig ihrem Jahr zuordnen.

Klicken Sie zum Schluss auf „Speichern“.

Angebotsnummern

Für Angebote funktioniert alles genauso, im Abschnitt „Angebotsnummern“ unter den Rechnungsnummern. Die Vorlagen nutzen dort das Kürzel AN, zum Beispiel AN-2026-0001. Rechnungen und Angebote zählen unabhängig voneinander.

Wenn die Felder gesperrt sind

Haben Sie bereits eine Rechnung ausgestellt, sind die Felder grau und unter „Speichern“ steht der Hinweis „Nach der ersten ausgestellten Rechnung nicht mehr änderbar.“ Ein nachträglicher Wechsel des Formats würde Ihre bisherigen Nummern durcheinanderbringen.

Brauchen Sie trotzdem eine Änderung, schreiben Sie an info@rechnungsklar.de. Wir klären dann mit Ihnen, ob in Ihrem Fall eine Änderung möglich ist.

Weiter geht es mit der Kurzanleitung „Ihre erste Rechnung“.