Rechnungsliste: Suchen und Kennzahlen

Unter „Rechnungen“ finden Sie alle Rechnungen Ihrer Firma an einem Ort: Entwürfe, ausgestellte, versendete und bezahlte Rechnungen, dazu Abschlags-, Schluss-, Dauer- und Stornorechnungen. Über der Liste zeigen Kennzahlen, wie viel Sie in diesem Jahr berechnet haben, was davon bezahlt ist und was noch offen oder überfällig ist.

Die Rechnungsliste

Klicken Sie links im Menü auf „Rechnungen“. Die zuletzt angelegten Rechnungen stehen oben. Jede Zeile zeigt:

• „Re. Nummer“: die Rechnungsnummer. Ein Entwurf hat noch keine Nummer, dort steht ein Strich.
• „Status“: „Entwurf“, „Ausgestellt“ (ohne E-Mail ausgestellt, etwa zum Ausdrucken), „Versendet“ (per E-Mail an den Kunden geschickt) oder „Bezahlt“.
• „Kunde“ und „Datum“, also das Rechnungsdatum.
• „Betrag“: der Bruttobetrag der Rechnung. Bei einer Schlussrechnung ist das die Summe ihrer Positionen, vor Abzug der Abschläge. Eine Stornorechnung steht mit negativem Betrag in der Liste, siehe „Rechnung stornieren“.
• „Typ“: „Standard“, „Abschlag“, „Schluss“ für eine Schlussrechnung oder „Dauer“ für eine Dauerrechnung, siehe „Dauerrechnung erstellen“.
• „Zahlungsziel“, zum Beispiel „14 Tage“.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rechnung. Unter der Liste wählen Sie bei „Einträge pro Seite“, wie viele Rechnungen auf einer Seite stehen (10, 20, 50 oder 100), und blättern mit den Pfeilen weiter.

Oben rechts legen Sie mit „Neue Rechnung“ eine Rechnung an, siehe „Rechnung erstellen: der Assistent Schritt für Schritt“. „Vorlage bearbeiten“ führt zur Gestaltung Ihrer Rechnungen, siehe „Rechnungsvorlage gestalten“. „Positionsvorlagen“ öffnet Ihre gespeicherten Positionen zum Wiederverwenden, siehe „Positionsvorlagen anlegen“.

Die Kennzahlen

Der Kasten über der Liste zeigt Nettobeträge, also ohne Umsatzsteuer. Deshalb passen seine Zahlen nicht zu den Bruttobeträgen in der Spalte „Betrag“.

• „Rechnungen 2026 (netto)“ (mit dem laufenden Jahr): alle Rechnungen mit einem Rechnungsdatum vom 1. Januar bis heute. „Rechnungen insgesamt 2026“ zeigt, wie viele es sind.
• „Bezahlt 2026“: alle Rechnungen, deren Zahlungsdatum in diesem Jahr liegt.
• „Offen“: alle ausgestellten oder versendeten Rechnungen, die noch nicht als bezahlt markiert sind, egal aus welchem Jahr. Darunter steht, wie viele Rechnungen das sind. Ist ein Teil davon schon überfällig, steht daneben rot „… € überfällig“.
• Der grüne Balken unter „Zahlungsstand (netto)“ zeigt, welcher Anteil von bezahlt und offen zusammen schon bezahlt ist.

Unter „Rechnungen“ und „Bezahlt“ steht jeweils „Vorjahr“ mit dem Betrag aus demselben Zeitraum des Vorjahres, also vom 1. Januar bis zum heutigen Tag vor einem Jahr. Daneben zeigt ein grüner oder roter Prozentwert, um wie viel der Betrag gestiegen oder gesunken ist. Gibt es im Vorjahr keine Rechnungen, fehlt der Prozentwert.

Wann eine Rechnung fällig und wann sie überfällig ist und wie Sie eine Zahlung erfassen, steht in der Anleitung „Zahlung erfassen: Rechnung als bezahlt markieren“. Welche Rechnungen im Einzelnen überfällig sind, zeigt das Dashboard im Kasten „Erinnerungen“.

Was in den Kennzahlen mitzählt

• Entwürfe zählen nicht mit, erst ausgestellte Rechnungen.
• Ist eine Rechnung storniert, zählen weder sie noch ihre Stornorechnung mit, sobald die Stornorechnung ausgestellt ist.
• Abschlagsrechnungen zählen in dem Zeitraum, in dem sie ausgestellt oder bezahlt wurden. Eine Schlussrechnung zählt nur mit dem Betrag, der nach Abzug der bezahlten Abschläge übrig bleibt. So zählt kein Betrag doppelt. Wie die Schlussrechnung die Abschläge abzieht, steht in der Anleitung „Schlussrechnung erstellen“.
• Eine Dauerrechnung zählt Monat für Monat: Jeder fällige Monat zählt als berechnet und, solange er nicht bezahlt ist, als offen. Jede erfasste Zahlung zählt an ihrem Zahlungsdatum als bezahlt. Wie Sie die Zahlungen je Monat erfassen, steht in der Anleitung „Dauerrechnung erstellen“.
• Eine Rechnung bleibt offen, bis Sie sie als bezahlt markieren. RechnungsKlar erkennt Zahlungseingänge nicht von selbst.

Rechnungen suchen

Tippen Sie in das Feld „Nach Nummer oder Kunde suchen“. Die Liste zeigt die Treffer kurz nach dem Tippen, mit der Eingabetaste sofort. Sie finden eine Rechnung:

• über ihre Rechnungsnummer, so wie sie auf der Rechnung steht oder nur mit der fortlaufenden Zahl darin,
• über den Firmennamen des Kunden oder
• über den Nachnamen eines Privatkunden. Nach dem Vornamen sucht die Liste nicht.

Ein Teil der Nummer oder des Namens genügt, Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle. Einen Entwurf, der noch keine Nummer hat, finden Sie über den Kunden. Mit dem Kreuz im Suchfeld leeren Sie die Suche, und die Liste zeigt wieder alle Rechnungen.

Die Suche filtert nur die Liste. Die Kennzahlen darüber zählen immer alle Rechnungen Ihrer Firma, auch während einer Suche.

Gut zu wissen

• Nach Datum, Betrag, Status oder Projekt lässt sich die Liste nicht suchen oder filtern. Alle Rechnungen eines Projekts finden Sie im Projekt im Reiter „Rechnungen“, siehe „Projekte anlegen und verwalten“.
• Alle Rechnungen eines Kunden sehen Sie auch auf der Kundenseite im Reiter „Rechnungen“, siehe „Kunden anlegen“.
• Aus der Liste heraus ändern oder löschen Sie keine Rechnung. Öffnen Sie dazu die Rechnung. Einen Entwurf löschen Sie dort mit „Entwurf löschen“, eine ausgestellte Rechnung bleibt immer erhalten.