Firma einrichten: Firmendaten, Steuer, Bank und Logo

Bevor Sie Ihre erste Rechnung ausstellen, braucht RechnungsKlar einige Angaben zu Ihrem Betrieb: Name und Anschrift, Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer und Ihre Bankverbindung. Einen Teil davon haben Sie schon bei der Registrierung eingegeben. Alles Weitere tragen Sie unter „Mein Unternehmen“ ein. Dort ändern Sie die Angaben auch später jederzeit.

Die Seite „Mein Unternehmen“ steht nur Administratoren Ihres Unternehmens zur Verfügung.

So finden Sie Ihre Firmendaten

1. Klicken Sie in der Seitenleiste links unter „Firma“ auf „Mein Unternehmen“.
2. In der Spalte daneben wählen Sie den Bereich: „Allgemein“, „Steuer“, „Bank“, „Logo“ und weitere.
3. Ändern Sie die Felder und klicken Sie auf „Speichern“. Jeder Bereich wird für sich gespeichert.

Allgemein: Firmenname, Branche, Anschrift und Kontakt

Im Bereich „Allgemein“ stehen vier Abschnitte:

• „Firmendaten“: der „Firmenname“. Er steht auf Rechnungen und Angeboten und oben in der Seitenleiste.
• „Branche“: in welcher Branche Ihr Betrieb tätig ist, „Handwerk“, „Kfz-Betrieb“, „Industrie“ oder „Dienstleistung“. Die Angabe erscheint nicht auf Rechnungen oder Angeboten.
• „Anschrift“: „Straße“, „Hausnummer“, „PLZ“, „Ort“ und „Land“. Die Anschrift erscheint als Absender auf Rechnungen und Angeboten.
• „Kontakt“: „E-Mail“ und „Telefon“. So erreichen Ihre Kunden Sie, beide Angaben erscheinen auf Rechnungen und Angeboten.

Firmenname, Straße, PLZ und Ort müssen ausgefüllt sein, bevor Sie eine Rechnung ausstellen können.

Steuer: USt-IdNr., Steuernummer und Steuermodus

Unter „Steuerdaten“ tragen Sie Ihre „USt-IdNr.“ und/oder Ihre „Steuernummer“ ein. Mindestens eine der beiden Angaben braucht RechnungsKlar, bevor Sie eine Rechnung ausstellen. Eine deutsche USt-IdNr. besteht aus DE und 9 Ziffern, zum Beispiel DE123456789.

Unter „Besteuerung“ wählen Sie den „Steuermodus“:

• „Regelbesteuerung (USt-Ausweis)“: Auf Ihren Rechnungen wird Umsatzsteuer ausgewiesen.
• „Kleinunternehmer (§19 UStG, keine USt)“: Auf Ihren Rechnungen wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. In diesem Modus sind Rechnungen mit Reverse-Charge nach §13b UStG nicht möglich.

Was sich als Kleinunternehmer auf Ihren Rechnungen ändert, steht in der Anleitung „Kleinunternehmer (§19 UStG) einstellen“. Ob die Regelung für Ihren Betrieb gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Reverse-Charge nach §13b UStG wählen Sie nicht hier, sondern auf der einzelnen Rechnung, siehe „Reverse-Charge (§13b UStG) auf einer Rechnung“.

Bank: Ihre Bankverbindung

Im Bereich „Bank“ tragen Sie „IBAN“, „BIC“, „Kontoinhaber“ und „Bank“ ein. Die Bankverbindung erscheint im Fußbereich Ihrer Rechnungen, damit Ihre Kunden direkt überweisen können.

Als „Kontoinhaber“ ist der Firmenname vorbelegt. Läuft Ihr Geschäftskonto auf einen anderen Namen, passen Sie das Feld an.

Logo: Firmenlogo und weitere Bilder

1. Klicken Sie im Bereich „Logo“ auf „Logo hochladen“. Erlaubt sind JPG oder PNG mit höchstens 5 MB.
2. Ein vorhandenes Logo tauschen Sie mit „Logo ersetzen“ aus oder entfernen es mit „Löschen“.
3. Über „Bild hinzufügen“ hinterlegen Sie bis zu 9 weitere Bilder, zum Beispiel ein Innungs- oder Meisterbetriebs-Siegel.

Wo Logo und Bilder auf Rechnungen und Angeboten stehen, legen Sie in der Vorlage fest. Wie das geht, steht in der Anleitung „Rechnungsvorlage gestalten“.

Wenn beim Ausstellen Angaben fehlen

Klicken Sie auf einer Rechnung auf „Rechnung ausstellen“ und es fehlen noch Pflichtangaben zu Ihrem Betrieb, öffnet RechnungsKlar automatisch den Assistenten „Unternehmen einrichten“. Die Rechnung erhält dabei noch keine Nummer.

1. Prüfen Sie im Schritt „Firma & Anschrift“ Firmenname und Anschrift und klicken Sie auf „Weiter“.
2. Ergänzen Sie im Schritt „Steuerdaten“ den Steuermodus und Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer.
3. Haben Sie noch keine Rechnung oder noch kein Angebot ausgestellt, folgt ein dritter Schritt „Rechnungs- & Angebotsnummern“. Was Sie dort eintragen, steht in der Anleitung „Rechnungs- und Angebotsnummern festlegen“.
4. Klicken Sie im letzten Schritt auf „Fertig“. RechnungsKlar bringt Sie zurück zu Ihrer Rechnung und öffnet den Dialog „Rechnung ausstellen“ erneut.

Sind Sie kein Administrator, sehen Sie stattdessen den Hinweis „Firmendaten unvollständig“ mit einer Liste der fehlenden Angaben. Wenden Sie sich dann an die Person, die Ihr Unternehmen in RechnungsKlar verwaltet.