Rechnung ausstellen und per E-Mail senden

Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, hat sie keine Rechnungsnummer und liegt nur bei Ihnen. Mit „Rechnung ausstellen“ machen Sie sie fertig: Sie erhält ihre fortlaufende Rechnungsnummer, RechnungsKlar erstellt PDF und E-Rechnung (ZUGFeRD) und sendet sie auf Wunsch gleich per E-Mail an Ihren Kunden. Wie Sie die Rechnung vorher schreiben, steht in der Anleitung „Rechnung erstellen“.

So starten Sie

Öffnen Sie den Entwurf unter „Rechnungen“ und klicken Sie neben „Nächster Schritt“ auf „Rechnung ausstellen“. Prüfen Sie den Entwurf vorher mit „PDF-Vorschau“, denn die vergebene Rechnungsnummer bleibt nach dem Ausstellen bestehen.

RechnungsKlar öffnet die Seite „Rechnung ausstellen“ mit drei Schritten. Oben rechts steht der Kunde, links der Betrag netto und brutto. Fehlen in Ihren Firmendaten noch Pflichtangaben, führt RechnungsKlar Sie zuerst durch den Assistenten „Unternehmen einrichten“ und bringt Sie danach hierher zurück, siehe „Firma einrichten“.

Schritt 1: Versand wählen

Hier entscheiden Sie, ob RechnungsKlar die Rechnung per E-Mail sendet:

• „Per E-Mail senden“ angehakt: Die Rechnung geht nach dem Ausstellen per E-Mail an den Empfänger unter „Geht an“. Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, ist der Haken schon gesetzt.
• „Per E-Mail senden“ nicht angehakt: Die Rechnung wird nur ausgestellt. Die fertige PDF laden Sie danach herunter, etwa zum Ausdrucken oder um sie selbst zu übergeben.

Unter „Geht an“ steht, wer die E-Mail bekommt, normalerweise Ihr Kunde. Wie Sie stattdessen einen Ansprechpartner oder zum Beispiel den Architekten als Empfänger festlegen, steht in der Anleitung „Ansprechpartner und abweichender Rechnungsempfänger“.

Unter „Blindkopie an“ haken Sie sich selbst oder Kollegen an. Sie erhalten die Rechnung ebenfalls per E-Mail, Ihr Kunde sieht nicht, wer eine Kopie bekommt. Das geht auch ohne E-Mail an den Kunden: Dann bekommen nur die angehakten Kollegen die Rechnung, zum Beispiel zum Ausdrucken im Büro.

Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 2: Prüfen und ausstellen (mit E-Mail)

Oben steht, an wen die E-Mail geht. Mit „Ändern“ kommen Sie zurück zu Schritt 1.

Unter „Anhang“ sehen Sie, was die E-Mail mitnimmt: die Rechnung als PDF und die E-Rechnung als ZUGFeRD-XML. Beide Dateien entstehen erst beim Ausstellen. Mit „Entwurf herunterladen“ prüfen Sie den Inhalt vorher als PDF ohne Rechnungsnummer.

Darunter zeigt RechnungsKlar die E-Mail so, wie Ihr Kunde sie erhält. Betreff und Text kommen aus Ihrer Vorlage „E-Mail Rechnung an Kunden versenden“. Den Text im weißen Feld können Sie für diesen Versand direkt ändern, etwa um einen persönlichen Satz zu ergänzen, bis zu 2000 Zeichen. Ihre Vorlage bleibt dabei unverändert. Überschrift, Kontaktzeile und Grußformel ergänzt RechnungsKlar selbst.

„{Rechnungsnummer}“ steht vor dem Ausstellen noch als Platzhalter in der E-Mail. RechnungsKlar setzt beim Ausstellen die echte Nummer ein.

Möchten Sie Betreff und Text für alle künftigen Rechnungen ändern, klicken Sie auf „Vorlage bearbeiten“. Der Link ist nur für Firmen-Admins sichtbar und öffnet den Vorlagen-Editor, siehe „Rechnungsvorlage gestalten“. In der E-Mail-Vorlage fügen Sie Platzhalter wie {Anrede}, {Rechnungsnummer} oder {Betrag} ein, die RechnungsKlar für jede Rechnung füllt.

Ist alles richtig, klicken Sie auf „Ausstellen & senden“. Mit dem Versand an den Kunden ist die Rechnung festgeschrieben: Ändern lässt sie sich danach nicht mehr, nur noch stornieren, siehe „Rechnung stornieren“.

Schritt 2: Ohne E-Mail ausstellen

Haben Sie „Per E-Mail senden“ nicht angehakt, zeigt Schritt 2 nur „Ohne E-Mail-Versand ausstellen“ und gegebenenfalls die Kollegen unter „Blindkopie an“. Klicken Sie auf „Ausstellen“.

Eine so ausgestellte Rechnung ist noch nicht festgeschrieben und lässt sich unter derselben Rechnungsnummer korrigieren, zum Beispiel wenn Ihnen vor dem Ausdrucken ein Fehler auffällt. Wie Korrigieren und Festschreiben gehen, steht in der Anleitung „Rechnung korrigieren und festschreiben“.

Wenn der Kunde keine E-Mail-Adresse hat

Haben weder der Kunde noch ein Ansprechpartner eine E-Mail-Adresse, ist „Per E-Mail senden“ nicht anwählbar und RechnungsKlar stellt die Rechnung zum Ausdrucken aus. Soll die Rechnung trotzdem per E-Mail an jemanden gehen, etwa an die Hausverwaltung, wählen Sie unter „Geht an“ einen Ihrer Kontakte als Empfänger.

Schritt 3: Die fertige Rechnung

Nach dem Klick erzeugt RechnungsKlar PDF und E-Rechnung. Das dauert meist nur wenige Sekunden, so lange sehen Sie „Bitte warten Sie – wir stellen Ihre Rechnung aus“. Danach meldet RechnungsKlar zum Beispiel „Rechnung 44 wurde erfolgreich ausgestellt“, nach dem E-Mail-Versand mit dem Zusatz „und per E-Mail versendet“.

Hier laden Sie die Rechnung als PDF, die E-Rechnung als ZUGFeRD-XML oder beides als ZIP-Paket herunter. Mit „Zur Rechnung“ öffnen Sie die ausgestellte Rechnung, dort finden Sie die Dateien auch später. Was PDF und E-Rechnung enthalten, steht in der Anleitung „PDF und E-Rechnung“.

Ist das Geld da, markieren Sie die Rechnung als bezahlt, siehe „Zahlung erfassen“.

Wenn das Ausstellen nicht klappt

• Fehlen beim Kunden Pflichtangaben wie die Anschrift, stellt RechnungsKlar die Rechnung nicht aus und zeigt einen Hinweis mit „Kunde öffnen“. Ergänzen Sie dort die markierten Felder und stellen Sie die Rechnung danach erneut aus. Eine Rechnungsnummer wird dabei nicht verbraucht.
• Fehlt bei einer Standard- oder Schlussrechnung das Leistungsdatum, öffnet RechnungsKlar statt des Ausstellens den Reiter „Daten & Zahlung“ des Entwurfs. Tragen Sie dort das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum ein, speichern Sie und stellen Sie die Rechnung danach erneut aus. Eine Rechnungsnummer wird dabei nicht verbraucht.
• Konnten PDF und E-Rechnung nicht erstellt werden, ist die Rechnung trotzdem ausgestellt. Öffnen Sie die Rechnung, um es erneut zu versuchen, siehe „PDF und E-Rechnung“.

Gut zu wissen

• Eine ausgestellte Rechnung schicken Sie später mit „Per E-Mail senden“ noch einmal, etwa wenn sie beim Kunden nicht angekommen ist, oder Sie mailen eine zunächst ausgedruckte Rechnung nachträglich, siehe „PDF und E-Rechnung“.
• Auch einen Entwurf können Sie mit „Per E-Mail senden“ verschicken, etwa zur Prüfung an eine Kollegin oder den Architekten. Er geht ohne Rechnungsnummer als Vorschau-PDF hinaus und bleibt bearbeitbar. An den Kunden und seine Ansprechpartner geht ein Entwurf nicht, die bekommen die Rechnung erst nach dem Ausstellen.