ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Sie sollen eine Rechnung „im ZUGFeRD-Format" schicken - und im ersten Moment klingt das nach einem IT-Projekt: XML, Schnittstellen, ein Format, von dem Sie letztes Jahr noch nie gehört haben. Ist es aber nicht. Hier steht zuerst die kurze Antwort; wer es genau wissen will, findet die technischen Grundlagen und die Normen weiter unten.

Die kurze Antwort

• Eine ZUGFeRD-Rechnung ist Ihre ganz normale PDF-Rechnung. Sie sieht aus wie immer: Briefkopf, Positionen, Summe, Bankverbindung. Nur steckt zusätzlich ein Datensatz darin, den die Software Ihres Kunden automatisch auslesen kann.
• Es ist eine einzige Datei, kein zweites Dokument. Sie verschicken sie per E-Mail wie jede andere Rechnung auch.
• Sie müssen nie eine XML-Datei anfassen. Im richtigen Werkzeug entsteht das Format von selbst, während Sie ganz normal Ihre Rechnung schreiben.
• Umwandeln müssen Sie nichts. Wer eine fertige PDF nachträglich „konvertiert", geht den Umweg. Die Rechnungssoftware erzeugt das Format direkt beim Schreiben.
• Factur-X ist dasselbe. Das ist nur der französische Name für dasselbe Format - kein zweiter Standard, um den Sie sich kümmern müssten.
• Was Sie tun müssen: eigentlich nichts Besonderes. Sie brauchen ein Programm, das Rechnungen in diesem Format ausgibt - dann läuft es im Hintergrund mit.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen, die in einer einzigen Datei stecken:

• die sichtbare PDF-Seite, die Sie und Ihr Kunde ganz gewohnt am Bildschirm lesen oder ausdrucken - genau die Rechnung, die Sie heute schon kennen;
• ein unsichtbarer Datensatz, den die Buchhaltungssoftware des Empfängers automatisch einlesen und verbuchen kann.

Deshalb heißt das Format „hybrid": ein Dokument, das Mensch und Maschine lesen. Ihr Kunde öffnet weiter eine PDF; seine Software zieht sich die Rechnungsdaten heraus, ohne dass jemand etwas abtippen muss.

Für Sie als Handwerker heißt das: Sie müssen nichts über den technischen Aufbau wissen und nie eine Datei öffnen, die nach Programmcode aussieht. Wichtig ist nur, dass am Ende die eine Datei herauskommt, die Ihr Kunde lesen und seine Buchhaltung automatisch einlesen kann.

Wofür steht ZUGFeRD? Die Abkürzung

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dahinter steht das FeRD - das Forum elektronische Rechnung Deutschland, ein Zusammenschluss aus Wirtschaft, Verwaltung und Verbänden, der den Standard pflegt und weiterentwickelt.

Sie werden das Format an ein paar Stellen unterschiedlich geschrieben sehen - „ZUGFeRD", „Zugferd", „ZUGFERD". Gemeint ist immer dasselbe. Und Sie werden dem sehr nah verwandten Namen Factur-X begegnen: Das ist schlicht der französische Name für dasselbe hybride Format - beide Länder haben sich auf eine gemeinsame technische Basis geeinigt.

Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?

Genau wie Ihre bisherige Rechnung. Wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen, sehen Sie eine gewöhnliche PDF: Ihr Briefkopf, die Positionen, die Summe, die Umsatzsteuer, Ihre Bankverbindung. Von dem eingebetteten Datensatz ist auf der Seite nichts zu sehen - er steckt unsichtbar in derselben Datei.

Das ist der wichtigste Punkt, wenn Sie nach einer „ZUGFeRD-Beispielrechnung" suchen: Sie müssen sich keinen rohen Datensatz voller Fachkürzel ansehen. Für Ihre tägliche Arbeit zählt die sichtbare Seite - und die sieht aus wie immer. Die ZUGFeRD-Datei ist also keine neue Art von Dokument, sondern Ihre bekannte Rechnung mit einem unsichtbaren Anhang. Wer doch einmal sehen will, welche Angaben im Datensatz stehen, kann eine ZUGFeRD-Rechnung im kostenlosen E-Rechnungs-Viewer anzeigen.

Wer bisher in Word schreibt, fragt sich oft, ob eine Word-Rechnung überhaupt noch reicht - die Antwort und der Weg zum passenden Format stehen auf unserer Seite dazu.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen in vier Schritten

Hier liegt der Denkfehler, den viele Anleitungen im Netz machen: Sie erklären, wie man eine fertige PDF nachträglich „in ZUGFeRD umwandelt". Für eine laufende Rechnungsstellung ist das der umständliche Weg. Im richtigen Werkzeug entsteht die ZUGFeRD-Datei automatisch, während Sie ganz normal Ihre Rechnung schreiben - kein Zwischenschritt, kein Hochladen, kein Konvertieren.

So erstellen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung in rechnungsklar:

1. Firmendaten einmal hinterlegen. Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und Bankverbindung tragen Sie ein einziges Mal ein. Danach stehen sie automatisch auf jeder Rechnung und im Datensatz.
2. Rechnung schreiben wie immer. Kunde auswählen, Positionen eintragen, Umsatzsteuer wird automatisch gerechnet. Der Ablauf ist derselbe, den Sie von jeder Rechnung kennen.
3. Auf Versand oder PDF klicken. Im Hintergrund baut rechnungsklar die Datei zusammen und bettet den maschinenlesbaren Datensatz ein - Sie merken davon nichts.
4. Fertig. Heraus kommt genau eine Datei: die ZUGFeRD-Rechnung. Sie versenden sie per E-Mail wie jede andere Rechnung; die Software des Empfängers liest die Daten automatisch aus.

Sie brauchen also kein Wissen über das Format, keine Zusatzsoftware und keinen separaten Konverter. Sie schreiben eine Rechnung - das ZUGFeRD-Format ist das Nebenprodukt, nicht das Projekt.

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ZUGFeRD-Software oder Konverter?

Wenn Sie suchen, wie man „eine PDF kostenlos in ZUGFeRD umwandelt", stoßen Sie schnell auf freie Konverter-Tools. Was solche Werkzeuge technisch tun und worauf Sie danach achten, erklärt der Beitrag PDF in ZUGFeRD umwandeln. Für einen einmaligen Sonderfall - Sie brauchen genau eine ZUGFeRD-Datei und stellen sonst kaum Rechnungen - kann so ein Tool ausreichen. Für die laufende Rechnungsstellung eines Betriebs ist es der falsche Weg, und zwar aus handfesten Gründen:

• Keine fortlaufenden Rechnungsnummern. Ein Konverter wandelt nur die eine Datei um, die Sie ihm geben. Die lückenlose, fortlaufende Nummerierung, die eine Rechnung braucht, müssten Sie weiter selbst führen - genau die Quelle für Fehler.
• Keine unveränderbare Archivierung. Sie erhalten eine Datei zum Download, aber kein Archiv, das die versendeten Rechnungen dauerhaft und unveränderbar aufbewahrt.
• Keine Abschlags- und Schlussrechnungen. Sobald Sie einen Auftrag in Teilbeträgen abrechnen, hört ein Konverter auf. Die Verrechnung der Abschläge in der Schlussrechnung leistet er nicht.

Eine echte Rechnungssoftware nimmt Ihnen genau diese Dinge ab - die Nummerierung, das Archiv, die Abschläge - und erzeugt das ZUGFeRD-Format nebenbei mit. Der Konverter löst ein Format-Problem; die Software löst Ihr Rechnungs-Problem.

Worauf es bei ZUGFeRD-Software ankommt

Ob Sie ein Programm neu aussuchen oder Ihr bisheriges prüfen: An diesen Punkten erkennen Sie, ob eine Software ZUGFeRD-Rechnungen so erstellt, dass Sie sich im Alltag nicht weiter darum kümmern müssen.

• Das richtige Profil. ZUGFeRD kennt mehrere Profilstufen. Nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums erfüllen ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen einer E-Rechnung - ausgenommen die schlanken Profile MINIMUM und BASIC-WL [5]. Fragen Sie deshalb, welches Profil ein Programm ausgibt. rechnungsklar erzeugt das Profil EN 16931 (COMFORT).
• Das Format entsteht beim Schreiben. Kein Export, kein Konverter, keine zweite Datei: PDF und Datensatz entstehen mit demselben Klick.
• Abschläge im Datensatz. Rechnen Sie einen Auftrag in Abschlägen ab, gehören die gezahlten Beträge auch in den Datensatz der Schlussrechnung, nicht nur auf die sichtbare Seite. Mehr dazu weiter unten.
• Steuerfälle im Datensatz. Kleinunternehmer nach §19 UStG und Rechnungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach §13b UStG brauchen eigene Kennzeichen im Datensatz. rechnungsklar setzt sie, sobald Sie den Steuermodus wählen - auch bei Abschlagsrechnungen.
• Geprüfte Dateien. Fragen Sie, ob die erzeugten Dateien mit einem Validator gegen die Regeln der Norm geprüft werden. Wie das bei uns läuft, steht im nächsten Abschnitt.
• Nummern und Archiv. Lückenlos fortlaufende Rechnungsnummern und eine unveränderbare Ablage sind kein ZUGFeRD-Thema - aber genau der Grund, warum ein Konverter für den Betrieb nicht reicht.

Was das Programm darüber hinaus kann, zeigen wir in der Übersicht aller Funktionen.

Woran erkennt man, dass die Datei in Ordnung ist?

Dafür gibt es Prüfprogramme, sogenannte Validatoren, die eine elektronische Rechnung gegen die Regeln der Norm prüfen - etwa den KoSIT-Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards [4]. Bei rechnungsklar läuft jede erzeugte ZUGFeRD-Datei in der Entwicklung durch diesen Validator, bevor eine Änderung überhaupt ausgeliefert wird. Sie müssen also nicht selbst prüfen - die Prüfung ist Teil unseres Bauprozesses.

Wenn Sie eine fremde ZUGFeRD-Datei selbst prüfen wollen, etwa eine Eingangsrechnung eines Lieferanten, laden Sie sie in den kostenlosen E-Rechnungs-Prüfer hoch. Was die Meldungen bedeuten, erklären wir im Ratgeber ZUGFeRD-Rechnung prüfen.

Abschläge in ZUGFeRD: geleistete Vorauszahlungen

Ein Detail, das gerade für Handwerker zählt: Wenn Sie einen Auftrag über Abschläge abrechnen, müssen die bereits gezahlten Beträge auch im Datensatz der Schlussrechnung auftauchen. ZUGFeRD hat dafür ein eigenes Feld - die geleistete Vorauszahlung. Die Schlussrechnung verweist zusätzlich auf die vorangegangenen Rechnungen.

rechnungsklar füllt dieses Feld automatisch, wenn Sie eine Schlussrechnung nach Abschlägen erstellen. Warum die korrekte Verrechnung der Abschläge so heikel ist und welche Umsatzsteuer-Falle dabei lauert, lesen Sie ausführlich auf der Seite Abschlags- und Schlussrechnungen. Ein durchgerechnetes Beispiel für Abschläge in der Schlussrechnung finden Sie im Ratgeber.

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Für alle, die es genau wissen wollen: die Technik dahinter

Bis hierher stand die kurze Antwort. Dieser Abschnitt nennt die Normen und Fachbegriffe dahinter - nützlich, wenn Sie mit einem Auftraggeber oder Ihrem Steuerberater über das Format sprechen oder selbst nachlesen möchten.

Der Aufbau der Datei. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer sichtbaren PDF-Seite und einem eingebetteten XML-Datensatz - beides in einer Datei [1]. Technisch ist die PDF ein PDF/A-3, ein für die Langzeitarchivierung genormtes PDF (ISO 19005-3), in das sich Dateien einbetten lassen [2].

Die zugrunde liegende Norm. Der eingebettete Datensatz folgt der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen [1]. rechnungsklar erzeugt dabei das COMFORT-Profil (in ZUGFeRD 2 auch „EN 16931"-Profil genannt) - die Profilstufe, die alle für eine vollständige Rechnung nötigen Felder strukturiert enthält [3].

Der Name. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" [3]; gepflegt wird der Standard vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) [1]. Factur-X ist der französische Name für dasselbe hybride Format - beide Länder haben sich auf eine gemeinsame technische Basis geeinigt [1].

Die Prüfung. Der KoSIT-Validator ist eine Prüf-Engine für XML-Dateien: Er prüft eine Rechnung gegen Schema- und Schematron-Regeln, die ihm als separate Validierungskonfiguration mitgegeben werden [4]. Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die die Entwicklung und den Betrieb von IT-Standards für den Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung koordiniert; organisatorisch ist sie bei der Freien Hansestadt Bremen angesiedelt [6].

Das Feld für Abschläge. Die geleistete Vorauszahlung wird im Standard als „PrepaidAmount", Feld BT-113, geführt [1]. Die Schlussrechnung nimmt zusätzlich Bezug auf die vorangegangenen Rechnungen.