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Der Leistungszeitraum auf der Rechnung sagt, wann Sie gearbeitet oder geliefert haben. Ein SHK-Betrieb hat ein Bad in drei Wochen umgebaut: Gehört der letzte Arbeitstag auf die Rechnung, der ganze Zeitraum oder der Monat? Hier steht, was Pflicht ist, wie Sie es schreiben und wo das Datum in der E-Rechnung steht.

Auf vielen Dauerrechnungen steht der Satz „Dauerrechnung im Sinne des Paragraf 14 UStG“, und viele Antworten im Netz lesen ihn als Pflicht. Das Gesetz verlangt diese Formulierung aber nicht: Ob ein Dokument als Rechnung zählt, entscheidet sein Inhalt, nicht seine Überschrift. Hier steht, welche Angaben eine Dauerrechnung wirklich braucht, welcher Satz auf dem Dokument tatsächlich weiterhilft und was sich mit der E-Rechnung ändert.

Eine Dauerrechnung ist eine einzige Rechnung über eine Leistung, die Monat für Monat weiterläuft, etwa die Wartung einer Heizungsanlage, und sie gilt für jeden Monat der Laufzeit. Wer zwölf Wartungskunden mit Monatspauschale hat und jede Monatsrechnung in Word schreibt, kommt auf 144 Rechnungen im Jahr, jede mit eigener Nummer, jede abzulegen. Mit der Dauerrechnung wird daraus eine Rechnung je Kunde.

Wer nach VOB/B arbeitet, stellt beim Zahlungsziel nach VOB meist zuerst eine Frage: Wann muss der Kunde die Abschlagsrechnung bezahlen? Das Bad ist zur Hälfte gefliest, das Material bezahlt, die Abschlagsrechnung verschickt, und auf dem Konto ist noch nichts angekommen. Dieser Beitrag geht der Reihe nach durch, von „Gilt die VOB/B überhaupt?" bis „Was tun bei Verzug?", aus Sicht des Betriebs, der die Rechnung schreibt.

Die alte Gewohnheit passt nicht mehr: ausdrucken, lochen, in den Ordner. Seit Anfang 2025 kann der Großhändler die Materialrechnung als E-Rechnung per Mail schicken, denn jeder Betrieb muss seitdem E-Rechnungen empfangen können. Hier lesen Sie, welche Datei bleiben muss, wie lange, was mit dem PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung ist und wie eine einfache Ablage mit Ordnern und Sicherungskopie aussehen kann.

Wer ein PDF in ZUGFeRD umwandeln will, hat die Rechnung meist schon fertig: geschrieben in Word, als PDF gespeichert, und nun möchte der Auftraggeber eine ZUGFeRD-Rechnung. Im Netz versprechen das viele Werkzeuge, oft kostenlos. Tatsächlich wird dabei nichts umgewandelt: Das PDF bleibt, wie es ist, und bekommt einen zweiten Teil angehängt, den Datensatz. Dieser Beitrag zeigt, was technisch passiert, wo die Fehlerquelle liegt und wie Sie die fertige Datei prüfen. Warum ein PDF allein keine E-Rechnung ist, erklärt der Beitrag PDF in E-Rechnung umwandeln. Was an Word-Rechnungen sonst hakt, zeigt der Beitrag Rechnungen in Word und Excel.

Viele Betriebe wollen eine PDF in eine E-Rechnung umwandeln, weil die Rechnung schon fertig ist: geschrieben in Word, in Excel oder im alten Rechnungsprogramm, gespeichert als PDF. Die Frage ist berechtigt, denn die E-Rechnung kommt auch im Handwerk. Hier lesen Sie, was sie vom PDF unterscheidet, was Umwandlungs-Programme tun und was danach zu prüfen ist. Am Ende steht, warum es einfacher ist, die E-Rechnung gleich aus den Rechnungsdaten zu erzeugen.

Die Rechnung ist raus, zwei Tage später ruft der Kunde an: „Wie hoch war denn da der Lohnanteil? Den brauche ich für die Steuer." Wer Lohnkosten in der Rechnung ausweisen will, findet hier eine Musterrechnung zum Nachbauen. Dazu kommt, welche Kosten auf die Arbeitsseite gehören, wie die Hinweiszeile unter der Summe aussieht und was passiert, wenn der Lohnanteil fehlt. Geschrieben ist der Artikel für Handwerksbetriebe, die Privatkunden abrechnen und ihre Rechnungen bisher in Word tippen.

Der Kunde überweist auf die Schlussrechnung, doch fünf Prozent fehlen, abgezogen „als Sicherheitseinbehalt". Was dafür im Vertrag stehen muss, wie lange das Geld beim Kunden bleiben darf und wie es zurückkommt, erklärt dieser Artikel. Er ist für Handwerksbetriebe geschrieben, die bei Bauleistungen selbst die Rechnung stellen und ihre Abschläge bisher in Word tippen.

Wer nach Abschlägen die Schlussrechnung schreibt, kann mit einer einzigen fehlenden Zeile die Umsatzsteuer der Abschläge ein zweites Mal schulden - genau diesen Fall regelt Paragraf 14c UStG. Das passiert schnell, wenn die Abschläge in Word entstehen und die Schlussrechnung am Ende „einfach mit der Auftragssumme" geschrieben wird. Dieser Artikel zeigt sechs verbreitete Fehler, rechnet ein Falsch/Richtig-Beispiel durch und erklärt, wie sich ein Fehler berichtigen lässt. Wie eine Schlussrechnung mit Abschlägen Schritt für Schritt aufgebaut ist, steht in Schlussrechnung mit Abschlagszahlungen: Beispiel und Umsatzsteuer-Falle. Hier geht es um das, was dabei schiefgeht.