Kunden anlegen

Bevor Sie eine Rechnung oder ein Angebot schreiben, braucht RechnungsKlar den Kunden: Name und Anschrift erscheinen später als Empfänger auf dem Dokument. Einen Kunden legen Sie in drei kurzen Schritten an.

So starten Sie

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Kunden“.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Kunde anlegen“.

In der Liste sehen Sie alle Kunden mit Typ, Umsatz (brutto) und dem Stand ihrer Rechnungen. Über „Kunden durchsuchen …“ finden Sie einen Kunden nach Name oder E-Mail-Adresse.

Schritt 1: Geschäftlich oder privat

RechnungsKlar fragt zuerst: „Um was für einen Kunden handelt es sich?“ Klicken Sie auf eine der beiden Kacheln, der Assistent geht dann direkt weiter.

• „Geschäftlich“: eine Firma oder ein Selbstständiger, zum Beispiel eine Hausverwaltung, ein Bauträger oder ein anderer Handwerksbetrieb.
• „Privat“: eine Privatperson, zum Beispiel ein Hausbesitzer.

Wählen Sie mit Bedacht: Die Art legt fest, welche Felder der Kunde hat, und lässt sich später beim Bearbeiten nicht mehr umstellen.

Schritt 2: Stammdaten

Hier geben Sie Name und Anschrift ein, so wie sie auf Ihren Rechnungen und Angeboten stehen sollen. Felder mit rotem Sternchen sind Pflicht, denn ohne vollständige Empfängeranschrift lässt sich keine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen.

Bei einem geschäftlichen Kunden tragen Sie den „Firmennamen“ ein und auf Wunsch die „Webseite“.

Bei einem privaten Kunden wählen Sie die „Anrede“ (Herr, Frau, Divers oder Firma) und tragen „Vorname“ und „Nachname“ ein. Beide Namensfelder sind Pflicht.

Darunter folgt bei beiden die Anschrift: „Straße“, „Hausnummer“, „PLZ“, „Ort“ und „Land“. Das Land steht auf „Deutschland“. Für einen Kunden im Ausland klicken Sie auf das Feld und suchen das Land, etwa „Österreich“. Klicken Sie dann auf „Weiter“. Fehlt ein Pflichtfeld, markiert RechnungsKlar es und bleibt auf diesem Schritt.

Schritt 3: Kontakt und USt-IdNr.

Alle Felder in diesem Schritt sind freiwillig.

• „E-Mail“: An diese Adresse schickt RechnungsKlar Ihre Rechnungen, wenn Sie sie direkt aus dem Programm versenden. Ohne E-Mail-Adresse stellen Sie Rechnungen zum Ausdrucken aus, siehe „Rechnung ausstellen und per E-Mail senden“.
• „Telefon“: nur für Sie, damit Sie den Kunden schnell erreichen.
• „USt-IdNr.“ (nur bei geschäftlichen Kunden): die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden, zum Beispiel DE123456789. Leerzeichen und Kleinbuchstaben sind kein Problem, RechnungsKlar speichert die Nummer einheitlich.

Viele kleine Betriebe und Kleinunternehmer haben keine USt-IdNr., deshalb ist das Feld kein Pflichtfeld. Wenn Sie für diesen Kunden eine Rechnung mit Reverse-Charge (§13b UStG) schreiben möchten, verlangt RechnungsKlar die USt-IdNr. jedoch beim Ausstellen. Tragen Sie sie in diesem Fall am besten gleich hier ein. Wann Reverse-Charge in Frage kommt, steht in der Anleitung „Reverse-Charge (§13b UStG) auf einer Rechnung“.

Klicken Sie auf „Speichern“. Der Kunde ist angelegt.

Die Kundenseite

Nach dem Speichern öffnet sich die Seite des Kunden. Oben sehen Sie offene und bezahlte Beträge sowie offene Angebote, darunter seine Stammdaten. Mit „Rechnung erstellen“ beginnen Sie direkt eine Rechnung für diesen Kunden.

Über die Reiter erreichen Sie alles, was zum Kunden gehört:

• „Allgemein“: Stammdaten ansehen und mit „Bearbeiten“ ändern.
• „Rechnungen“ und „Projekte“: alles, was Sie für diesen Kunden geschrieben haben. Wie Sie mit Projekten arbeiten, steht in der Anleitung „Projekte anlegen und verwalten“.
• „Gebäude“: die Objekte des Kunden, an denen Sie arbeiten, zum Beispiel ein Mehrfamilienhaus der Hausverwaltung. Wie Sie Gebäude anlegen und als Leistungsort auf Rechnungen bringen, erklärt die Anleitung „Gebäude und Objekte: den Leistungsort angeben“.
• „Ansprechpartner“: Personen beim Kunden, etwa der Hausmeister oder eine Buchhalterin. Wie Rechnungen an einen von ihnen gehen statt an die Firmenadresse, erklärt die Anleitung „Ansprechpartner und abweichender Rechnungsempfänger“.
• „Löschen“: entfernt den Kunden. Das geht nur, solange es für ihn keine Rechnungen, Angebote oder Projekte gibt.

Kunden direkt beim Schreiben einer Rechnung anlegen

Sie müssen nicht vorher in die Kundenliste wechseln. Im Rechnungs-Assistenten, beim Angebot und beim Projekt finden Sie im Schritt „Kunde“ den Button „Neuer Kunde“. Er führt durch dieselben drei Schritte. Nach dem Speichern landen Sie wieder im Assistenten, und der neue Kunde ist bereits ausgewählt.

Positionen oder Texte, die Sie vorher im Assistenten eingetragen hatten, gehen dabei verloren. Legen Sie den Kunden deshalb an, bevor Sie Positionen eintragen.

Wie es danach weitergeht, zeigt die Kurzanleitung „Ihre erste Rechnung“.