Rechnung erstellen: der Assistent Schritt für Schritt

Eine neue Rechnung schreiben Sie in RechnungsKlar mit einem Assistenten. Er führt Sie Schritt für Schritt von der Rechnungsart bis zum Zahlungsziel und speichert die Rechnung am Ende als Entwurf. Diese Anleitung zeigt, was in jedem Schritt passiert. Die Einzelheiten zu Positionen, Textbausteinen und Versand stehen in eigenen Anleitungen.

So starten Sie

Den Assistenten öffnen Sie an mehreren Stellen:

• Unter „Rechnungen“ mit „Neue Rechnung“.
• Auf dem Dashboard mit „Rechnung erstellen“.
• Auf der Seite eines Kunden mit „Rechnung erstellen“. Der Kunde ist dann schon ausgewählt und der Schritt „Kunde“ entfällt.
• In einem Projekt mit „Rechnung erstellen“. Kunde und Projekt sind dann schon eingetragen, siehe „Projekte anlegen und verwalten“.

Oben sehen Sie, in welchem Schritt Sie sind, zum Beispiel „Schritt 1 von 6“. Mit „Zurück“ gehen Sie einen Schritt zurück, Ihre Eingaben bleiben dabei erhalten.

Schritt 1: Rechnungsart

RechnungsKlar fragt zuerst: „Welche Art von Rechnung möchten Sie erstellen?“ Ein Klick auf eine Kachel genügt, der Assistent geht dann direkt weiter.

• „Standardrechnung“: eine normale Rechnung über erbrachte Leistungen. Das ist der Regelfall.
• „Abschlagsrechnung“: eine Teilrechnung über einen Abschlag innerhalb eines Projekts.
• „Schlussrechnung“: die Endabrechnung eines Projekts. Bereits bezahlte Abschläge verrechnet RechnungsKlar automatisch.
• „Dauerrechnung“: eine Rechnung für eine laufende Leistung mit Preis pro Monat, etwa für Wartung, Gerätemiete oder Betreuung. Befristet oder bis auf Kündigung, bezahlt wird monatlich.

Welche Kacheln Sie sehen, hängt von der Branche in Ihren Firmendaten ab: Bei der Branche „Kfz-Betrieb“ stehen „Standardrechnung“ und „Dauerrechnung“ zur Wahl, siehe „Firma einrichten“.

Bei einer Abschlags- oder Schlussrechnung folgt nach dem Kunden der zusätzliche Schritt „Projekt wählen“, der Assistent hat dann sieben Schritte. Für eine Abschlagsrechnung können Sie dort auch gleich ein neues Projekt anlegen, siehe „Abschlagsrechnung erstellen“. Eine Schlussrechnung lässt sich erst erstellen, wenn mindestens eine Abschlagsrechnung des Projekts als bezahlt markiert ist. Wie die Schlussrechnung im Einzelnen funktioniert, steht in der Anleitung „Schlussrechnung erstellen“. Bei einer Dauerrechnung folgt nach dem Kunden stattdessen der Schritt „Laufzeit“, auch dann hat der Assistent sieben Schritte, siehe „Dauerrechnung erstellen“.

Schritt 2: Kunde

Wählen Sie den Empfänger der Rechnung: Fahren Sie mit der Maus über den Kunden und klicken Sie auf „Auswählen“. Über „Kunden durchsuchen …“ finden Sie ihn schneller. Ist der Kunde neu, legen Sie ihn mit „Neuer Kunde“ direkt hier an, wie in der Anleitung „Kunden anlegen“ beschrieben.

Unter der Liste wählen Sie bei Bedarf ein „Gebäude / Leistungsort (optional)“ des Kunden. Es erscheint als Leistungsort auf der Rechnung, siehe „Gebäude und Objekte: den Leistungsort angeben“.

Schritt 3: Positionen

Hier tragen Sie ein, was Sie berechnen: für jede Leistung eine Position mit „Beschreibung“, „Menge“, „Einheit“, „Einzelpreis“ (netto), „USt-Satz“ und „Kostenart“. Netto, USt und Brutto rechnet RechnungsKlar unten automatisch mit. Oben rechts sehen Sie ab diesem Schritt den gewählten Kunden.

• „Neue Position“ fügt eine weitere Zeile hinzu.
• „Aus Vorlage“ übernimmt eine gespeicherte Positionsvorlage.
• „Titel hinzufügen“ und „Textzeile hinzufügen“ gliedern eine längere Rechnung.

Wie Sie Positionen im Einzelnen erfassen, steht in der Anleitung „Positionen erfassen“. Wie Sie eine Rechnung gliedern, steht in der Anleitung „Rechnung gliedern“. Zeilen ohne Beschreibung lässt RechnungsKlar weg. Fehlt in einer Position eine Angabe, markiert der Assistent das Feld und bleibt auf diesem Schritt.

Schritt 4: Textbausteine

Textbausteine sind Texte, die Sie einmal gespeichert haben und immer wieder verwenden, zum Beispiel eine Anrede oder einen festen Hinweis. Mit „Nach oben“ setzen Sie einen Baustein über die Positionen, mit „Nach unten“ unter die Summe. Rechts unter „Auf dem Dokument“ sehen Sie, wo er auf der Rechnung steht.

Der Schritt ist optional. Ohne Textbausteine klicken Sie einfach auf „Weiter“. Wie Sie Textbausteine anlegen und für eine Rechnung anpassen, steht in der Anleitung „Textbausteine“.

Schritt 5: Anfangs- und Schlusstext

Hier schreiben Sie freien Text nur für diese eine Rechnung. Der „Einleitungstext (optional)“ steht über der Positionstabelle, etwa eine persönliche Anrede. Der „Schlusstext (optional)“ steht unter der Summe. Mit „Aus Textbaustein wählen“ fügen Sie einen gespeicherten Textbaustein in das Feld ein. Auch dieser Schritt ist optional. Einzelheiten stehen in der Anleitung „Anfangs- und Schlusstext“.

Schritt 6: Daten & Zahlung

Im letzten Schritt legen Sie Datum, Zahlungsziel und Besteuerung fest:

• „Rechnungsdatum“: steht auf dem heutigen Tag.
• „Zahlungsziel (Tage)“: in wie vielen Tagen die Rechnung bezahlt werden soll, zwischen 0 und 365 Tagen.
• „Leistungsdatum / Leistungszeitraum“: wann Sie die Leistung erbracht haben. Wählen Sie „Einzeldatum“ für einen Tag oder „Zeitraum“ mit „Von“ und „Bis“. Bei einer Standard- und einer Schlussrechnung ist die Angabe Pflicht, ohne sie speichert der Assistent die Rechnung nicht. Bei einer Abschlagsrechnung ist sie optional, das Feld heißt dort „Leistungsdatum / Leistungszeitraum (optional)“.
• „Besteuerung“: zeigt den Steuermodus Ihres Unternehmens. Er gilt für alle Rechnungen und wird in den Firmendaten festgelegt, siehe „Firma einrichten“ und „Kleinunternehmer (§19 UStG) einstellen“. Bei Regelbesteuerung können Sie hier für diese eine Rechnung „Reverse-Charge (§13b UStG)“ ankreuzen. Wann das in Frage kommt, steht in der Anleitung „Reverse-Charge (§13b UStG) auf einer Rechnung“.
• „Hinweis für Privatkunden“: Mit „Aufbewahrungshinweis für Privatkunden“ druckt RechnungsKlar den Hinweis zur Aufbewahrung nach §14b UStG auf die Rechnung. Bei Privatkunden ist er vorausgewählt. Mehr dazu steht in der Anleitung „Aufbewahrungshinweis für Privatkunden (§14b UStG)“.

Klicken Sie zum Schluss auf „Als Entwurf speichern“.

Nach dem Speichern: der Entwurf

RechnungsKlar öffnet den gespeicherten Entwurf. Er hat noch keine Rechnungsnummer, ist noch nicht beim Kunden und lässt sich beliebig ändern. Mit „PDF-Vorschau“ sehen Sie, wie die fertige Rechnung aussieht.

Mit „Bearbeiten“ ändern Sie den Entwurf. Die Schritte des Assistenten stehen dort als Reiter nebeneinander: „Positionen“, „Textbausteine“, „Anfangs- & Schlusstext“, „Daten & Zahlung“ und „Kunde“. Sie springen direkt dorthin, wo Sie etwas ändern möchten, und sichern mit „Änderungen speichern“.

Im Reiter „Kunde“ können Sie das Gebäude noch ändern. Der Kunde selbst steht fest, sobald die Rechnung angelegt ist. Für einen anderen Kunden löschen Sie den Entwurf mit „Entwurf löschen“ und erstellen eine neue Rechnung.

Ist alles richtig, geht es mit „Rechnung ausstellen“ weiter: Die Rechnung erhält ihre fortlaufende Nummer und wird per E-Mail gesendet oder zum Ausdrucken bereitgestellt. Wie das im Einzelnen geht, steht in der Anleitung „Rechnung ausstellen und per E-Mail senden“. Den ganzen Weg bis zur bezahlten Rechnung zeigt die Kurzanleitung „Ihre erste Rechnung“.