Rechnung als Vorlage nutzen

Schreiben Sie oft ähnliche Rechnungen, etwa für die jährliche Wartung oder für immer gleiche Leistungen bei verschiedenen Kunden, müssen Sie die Positionen nicht jedes Mal neu eintippen. Mit „Als Vorlage nutzen“ übernimmt RechnungsKlar den Inhalt einer vorhandenen Rechnung in eine neue Rechnung. Kunde und Daten wählen Sie dabei neu.

So nutzen Sie eine Rechnung als Vorlage

1. Öffnen Sie unter „Rechnungen“ die Rechnung, deren Inhalt Sie übernehmen möchten.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Als Vorlage nutzen“. Auf einem kleinen Bildschirm finden Sie den Knopf im „Menü“.

Den Knopf gibt es bei Entwürfen und bei ausgestellten, bezahlten und stornierten Rechnungen. Nur bei einer Stornorechnung fehlt er.

1. Der Assistent „Neue Rechnung“ öffnet sich. Unter dem Fortschrittsbalken steht „Inhalt übernommen aus Rechnung …“ mit der Nummer der Vorlage, bei einem Entwurf „Inhalt übernommen aus einem Rechnungsentwurf“.

1. Wählen Sie die Rechnungsart und dann den Kunden. Das kann derselbe Kunde sein wie in der Vorlage oder ein anderer.
2. Gehen Sie die Schritte mit „Weiter“ durch. Positionen und Texte sind schon ausgefüllt. Ändern Sie nur, was für die neue Rechnung anders ist, etwa Mengen oder Preise.

1. Prüfen Sie im Schritt „Daten & Zahlung“ die Angaben und klicken Sie auf „Als Entwurf speichern“.

Die neue Rechnung ist jetzt ein eigener Entwurf. Wie die Schritte des Assistenten im Einzelnen funktionieren, steht in der Anleitung „Rechnung erstellen“. Ausstellen und versenden Sie die neue Rechnung wie jede andere, siehe „Rechnung ausstellen und per E-Mail senden“.

Was RechnungsKlar übernimmt

• Alle Positionen in derselben Reihenfolge, mit Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, USt-Satz und Kostenart, siehe „Positionen erfassen“.
• Titel, Textzeilen und eigene Positionsnummern, siehe „Rechnung gliedern“.
• Die Textbausteine über den Positionen und unter der Summe, siehe „Textbausteine“.
• Den Anfangs- und den Schlusstext, siehe „Anfangs- und Schlusstext“.

All das können Sie in der neuen Rechnung ändern oder löschen. Die Rechnung, die Sie als Vorlage nutzen, ändert sich dabei nicht. Das gilt auch für festgeschriebene Rechnungen.

Was neu beginnt

Angaben, die nur zu der einen Rechnung gehören, übernimmt RechnungsKlar nicht. Sie stehen so da wie bei einer leeren Rechnung:

• Die Rechnungsart wählen Sie neu. Für eine Abschlags- oder Schlussrechnung wählen Sie auch das Projekt neu, siehe „Abschlagsrechnung erstellen“.
• Bei einer Dauerrechnung übernimmt RechnungsKlar die Rechnungsart, die Laufzeit („Befristet“ oder „Bis auf Kündigung“), die Anzahl Monate und den Fälligkeitstag. Den Beginn wählen Sie neu, siehe „Dauerrechnung erstellen“.
• Kunde und Gebäude wählen Sie neu, siehe „Kunden anlegen“ und „Gebäude und Objekte: den Leistungsort angeben“.
• „Rechnungsdatum“ steht auf dem heutigen Tag.
• „Leistungsdatum / Leistungszeitraum“ ist leer. Tragen Sie das Datum der neuen Leistung ein. Bei einer Standard- oder Schlussrechnung ist es Pflicht, ohne Datum speichert der Assistent die Rechnung nicht.
• „Zahlungsziel (Tage)“ kommt vom gewählten Kunden.
• „Reverse-Charge (§13b UStG)“ ist nicht angekreuzt, auch wenn die Vorlage so gekennzeichnet war. Wann Sie es ankreuzen, steht in der Anleitung „Reverse-Charge (§13b UStG) auf einer Rechnung“.
• „Aufbewahrungshinweis für Privatkunden“ richtet sich nach dem neuen Kunden: Bei Privatkunden ist er vorausgewählt, siehe „Aufbewahrungshinweis für Privatkunden (§14b UStG)“.

Ihre Rechnungsnummer erhält die neue Rechnung erst beim Ausstellen, wie jede Rechnung. Sie ist die nächste freie Nummer und hat mit der Nummer der Vorlage nichts zu tun, siehe „Rechnungs- und Angebotsnummern festlegen“.

Nach einem Storno die richtige Rechnung schreiben

Haben Sie eine Rechnung storniert, weil etwas falsch war, nutzen Sie die Originalrechnung als Vorlage: Öffnen Sie sie, klicken Sie auf „Als Vorlage nutzen“ und berichtigen Sie in der neuen Rechnung, was falsch war. Die Stornorechnung selbst können Sie nicht als Vorlage nutzen. Wie Sie stornieren, steht in der Anleitung „Rechnung stornieren“.

Gut zu wissen

• Legen Sie im Schritt „Kunde“ mit „Neuer Kunde“ einen Kunden an, bleibt der übernommene Inhalt erhalten. Nach dem Speichern des Kunden geht es im Assistenten weiter.
• Brauchen Sie nur einzelne Leistungen immer wieder, etwa Ihren Stundensatz, speichern Sie diese als Positionsvorlage, siehe „Positionsvorlagen anlegen“. Wie Sie eine Position aus einer Vorlage übernehmen, steht in der Anleitung „Positionen erfassen“.
• Angebote nutzen Sie auf dieselbe Weise als Vorlage, siehe „Angebot erstellen“. Aus einem angenommenen Angebot machen Sie dagegen direkt eine Rechnung, siehe „Angebot in Rechnung umwandeln“.