Abschlags- und Schlussrechnungen ohne Kopfschmerzen

Ein großer Auftrag läuft über Wochen. Sie haben Material vorfinanziert, die halbe Arbeit steckt schon im Bau — und auf dem Konto ist bis zur Schlussrechnung nichts angekommen. Genau dafür gibt es die Abschlagsrechnung. Hier steht zuerst die kurze Antwort; wer es genau wissen will, findet die Rechtsgrundlagen weiter unten.

Die kurze Antwort

• Sie dürfen Ihr Geld in Teilbeträgen holen, während der Auftrag noch läuft. Dafür brauchen Sie keine Sondervereinbarung im Vertrag — der Anspruch besteht ohnehin, wenn Sie ein Werk herstellen.
• Abgerechnet wird der Wert, der schon geschaffen ist. Eine förmliche Abnahme der Teilleistung ist nicht nötig; es reicht eine nachvollziehbare Aufstellung.
• Beim Verbraucherbauvertrag gilt eine Obergrenze: Baut ein Privatkunde neu oder lässt er erheblich umbauen, dürfen die Abschläge zusammen höchstens 90 Prozent der Gesamtvergütung betragen.
• Eine Abschlagsrechnung ist eine ganz normale Rechnung. Alle Pflichtangaben gehören darauf, dazu die Kennzeichnung als Abschlagsrechnung und der Bezug zum Gesamtauftrag.
• Der teuerste Fehler steckt in der Schlussrechnung. Dort müssen die Abschläge mit ihrer jeweiligen Umsatzsteuer einzeln abgezogen werden — nicht nur der Nettobetrag. Sonst weisen Sie am Ende zu viel Umsatzsteuer aus und schulden diesen Betrag zusätzlich.
• Was jetzt sinnvoll ist: Diese Rechnung nicht von Hand führen. Genau hier passieren die Fehler, und genau das nimmt eine Software ab.

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung — auch Akontorechnung oder Abschlagszahlung genannt — ist die Rechnung über einen Teilbetrag eines Auftrags, den Sie stellen, bevor die gesamte Leistung fertig ist. Statt am Ende eine einzige große Rechnung zu schreiben, rechnen Sie den bereits geschaffenen Wert schrittweise ab.

Sie brauchen dafür keine Sondervereinbarung im Vertrag: Wer ein Werk herstellt — etwa eine Badsanierung —, hat einen gesetzlichen Anspruch auf Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der erbrachten Leistung. Eine förmliche Abnahme der Teilleistung ist dafür nicht nötig; es reicht eine prüfbare Aufstellung, die beim Kunden eingeht. Wann stattdessen eine Teilrechnung das richtige Dokument ist, klärt die Gegenüberstellung von Teilrechnung, Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung.

Ein Beispiel: Sie sanieren ein Bad für 12.000 € netto. Nach der Rohinstallation stellen Sie eine erste Abschlagsrechnung über den bis dahin geschaffenen Wert, nach dem Fliesenlegen eine zweite. Am Ende kommt die Schlussrechnung, in der alle Abschläge verrechnet werden. So bleiben Sie liquide, statt bis zur Fertigstellung in Vorleistung zu gehen. Wie das mit drei Abschlägen läuft, zeigt ein durchgerechnetes Beispiel aus dem SHK-Handwerk.

Beim Verbraucherbauvertrag gibt es eine Grenze: Baut ein Privatkunde neu oder lässt er erheblich umbauen, dürfen die Abschläge insgesamt höchstens 90 Prozent der Gesamtvergütung erreichen. Bei einem 20.000-€-Auftrag sind das also maximal 18.000 € vorab.

Einfache oder kumulierte Abschlagsrechnung?

Es gibt zwei Wege, Abschläge abzurechnen. Für kleine bis mittlere Aufträge reicht fast immer der einfache.

Bei der einfachen Abschlagsrechnung ist jeder Abschlag eine eigene Rechnung über den neuen Teilbetrag. Alle Abschläge werden am Ende in der Schlussrechnung abgezogen. Das ist der übliche Weg im Handwerk und bei überschaubaren Projekten.

Bei der kumulierten Abschlagsrechnung führt jede Rechnung alle bisherigen Leistungen fort und zieht die früheren Zahlungen ab — der jeweils aktuelle Beleg zeigt also schon den Gesamtstand. Diese Variante ist bei großen Bauprojekten mit vielen Abrechnungsständen üblich.

Die kumulierte Variante zeigen wir mit einem durchgerechneten Zahlenbeispiel. Für die meisten Betriebe ist die einfache Abschlagsrechnung der richtige Weg — und die schreibt rechnungsklar in wenigen Klicks. Wie ein einzelner Abschlag bei einem Maler-Auftrag über zwei Wochen aussieht, rechnen wir an einem Treppenhaus durch.

Was auf eine Abschlagsrechnung gehört

Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung und braucht die Pflichtangaben nach §14 UStG wie jede andere. Fehlt eine davon, kann der Kunde die Zahlung verzögern oder das Finanzamt die Rechnung beanstanden.

• Kennzeichnung als „Abschlagsrechnung" (z. B. „1. Abschlagsrechnung zu Auftrag 2026-047")
• Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und dem Kunden
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Art und Umfang der Leistung, auf die der Abschlag entfällt — dazu das Zahlungsdatum, falls es schon feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, Bruttobetrag
• Ein Bezug zum Gesamtauftrag („Badsanierung lt. Angebot AG-2026-047")
• Das Zahlungsziel

Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, sondern das Entgelt in einer Summe — plus den Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Wichtig: Wer als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, kann diesen Betrag trotzdem dem Finanzamt schulden — wann, steht unten in der Rechtslage.

Der teuerste Fehler: die Umsatzsteuer in der Schlussrechnung

Das ist der Punkt, an dem die meisten Abschlagsrechnungen schiefgehen — und der Grund, warum eine Software hier bares Geld wert ist.

Sobald Sie in einer Abschlagsrechnung Umsatzsteuer ausweisen, führen Sie diese schon beim Zahlungseingang ans Finanzamt ab. In der Schlussrechnung rechnen Sie dann über die gesamte Leistung ab. Also muss dort wieder heraus, was Sie über die Abschläge bereits kassiert und versteuert haben: die Teilbeträge und die Umsatzsteuer, die auf sie entfällt.

Passiert das nicht sauber, weisen Sie am Ende mehr Umsatzsteuer aus, als Sie tatsächlich schulden — und den zu viel ausgewiesenen Betrag schulden Sie dann zusätzlich. Die Umsatzsteuer wird faktisch doppelt fällig. Das fällt spätestens bei der Betriebsprüfung (Betriebsprüfung = Steuerprüfung durch das Finanzamt) auf. Welche Fehler bei der Absetzung typischerweise vorkommen, zeigt der Beitrag zu 14c UStG in der Schlussrechnung.

So sieht die Schlussrechnung mit abgesetzten Abschlägen aus — Beispiel: Heizungsinstallation, 12.000 € netto, zwei bereits gestellte und bezahlte Abschläge:

• Gesamtleistung: 12.000,00 € netto + 2.280,00 € USt (19 %) = 14.280,00 € brutto
• abzüglich 1. Abschlag (AR-2026-001): −3.600,00 € netto − 684,00 € USt = −4.284,00 € brutto
• abzüglich 2. Abschlag (AR-2026-002): −4.800,00 € netto − 912,00 € USt = −5.712,00 € brutto
• Zu zahlender Restbetrag: 4.284,00 €

Entscheidend ist, dass jeder Abschlag mit seinem eigenen Umsatzsteuerbetrag abgezogen wird — nicht nur der Nettobetrag. So bezieht sich die ausgewiesene Umsatzsteuer am Ende korrekt auf die Gesamtleistung. Genau diese Rechnung ist fehleranfällig, wenn man sie in Word oder Excel von Hand führt. rechnungsklar verrechnet die Abschläge automatisch — Sie sehen den Restbetrag, ohne selbst nachzurechnen. Wie die Umsatzsteuer-Falle bei der Schlussrechnung im Detail entsteht, rechnen wir in einem eigenen Beitrag Schritt für Schritt durch. Mit Ihren eigenen Beträgen rechnen Sie Abschläge und Schlussrechnung im kostenlosen Abschlagsrechnung-Rechner nach.

Hinweis: Diese Einordnung ersetzt keine steuerliche Beratung. Wie die Absetzung in Ihrem Fall auszusehen hat, klärt Ihr Steuerberater.

Abschlagsrechnung nach VOB: andere Fristen

Arbeiten Sie mit einem VOB/B-Vertrag — üblich bei öffentlichen Aufträgen und größeren Bauprojekten —, gelten eigene Fristen. Die VOB/B gilt allerdings nicht automatisch, sondern nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde.

• Abschlagszahlungen werden binnen 21 Tagen nach Zugang der prüfbaren Aufstellung fällig.
• Die Schlusszahlung wird in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung fällig; bei besonderen Umständen kann die Frist im beiderseitigen Einvernehmen auf bis zu 60 Tage verlängert werden.
• Nötig ist jeweils eine prüfbare Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistung erlaubt.

Ohne VOB/B ist die Abschlagszahlung dagegen sofort fällig, sobald die prüfbare Rechnung beim Kunden ist. Ist die VOB/B vereinbart, kann im Vertrag zusätzlich ein Sicherheitseinbehalt vereinbart sein; wie das auf der Rechnung steht, erklärt der Beitrag zum Sicherheitseinbehalt nach VOB. Wie das Zahlungsziel nach VOB/B läuft, wann Verzug eintritt und welche Zinsen gelten, erklärt der Beitrag zu den Fristen bei VOB-Abschlagsrechnungen.

Wie rechnungsklar Abschläge automatisch verrechnet

Aus einem Angebot wird mit einem Klick eine Abschlagsrechnung. Sie legen fest, welchen Anteil Sie abrechnen, den Rest übernimmt die Software:

• Angebot → Abschlag → Schlussrechnung in einer durchgehenden Kette — dieselben Positionen, keine doppelte Tipparbeit.
• Die Umsatzsteuer aus jedem Abschlag wird in der Schlussrechnung mit ihrem eigenen Steuerbetrag einzeln abgesetzt.
• Jede Rechnung entsteht im ZUGFeRD-2.0.1-Format (PDF und XML in einer Datei) — dem Standard für die E-Rechnungspflicht. Abschläge stehen dabei im Datensatz als geleistete Vorauszahlung.
• Die Rechnungsnummern laufen lückenlos und fortlaufend, ohne dass Sie darauf achten müssen.

Für die volle Funktionsübersicht: alle Rechnungsarten in einem Tool. Wie die E-Rechnungspflicht Handwerker konkret betrifft, steht auf der Seite zur E-Rechnung-Pflicht; Details zum Format erklärt die Seite ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

Abschlags- und Schlussrechnungen gibt es bei uns ab 9,90 €/Monat — nicht erst in einem höheren Tarif.

Warum eine schlanke Rechnungssoftware günstig sein kann, zeigt die Seite zur günstigen Handwerkersoftware für Kleinbetriebe. Wie das Ganze im Sanitär-, Heizungs- und Klimabau aussieht, steht auf der Seite zur Rechnungssoftware für SHK-Betriebe.

Vom Muster zur Software

Sie wollen erst sehen, wie eine Abschlagsrechnung mit allen Pflichtangaben aussieht? Ein ausgefülltes Abschlagsrechnung-Muster mit Beispieldaten und Anleitung finden Sie in unserem Ratgeber.

Ehrlich gesagt: Ein Muster ist der Anfang, aber jede Rechnung von Hand aus der Vorlage zu bauen, kostet Zeit und ist genau die Quelle für die Verrechnungsfehler von oben. In rechnungsklar geben Sie die Positionen einmal ein — die Nummerierung, die Umsatzsteuer und die Schlussrechnung ergeben sich von selbst.

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Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage

Bis hierher stand die kurze Antwort. Dieser Abschnitt nennt die Paragrafen dahinter — nützlich, wenn Sie das Ganze mit Ihrem Steuerberater besprechen oder selbst nachlesen möchten.

Der Anspruch auf Abschlagszahlungen steht in § 632a BGB: Bei einem Werkvertrag (Werkvertrag = Vertrag über die Herstellung eines Werks) kann der Unternehmer Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der erbrachten Leistung verlangen [1]. Eine förmliche Abnahme der Teilleistung setzt das nicht voraus.

Die 90-Prozent-Grenze bei Verbrauchern folgt aus § 650m BGB: Beim Verbraucherbauvertrag dürfen über Abschläge insgesamt höchstens 90 Prozent der Gesamtvergütung einschließlich Vergütung für Nachträge eingefordert werden [2].

Die Pflichtangaben einer Rechnung — und damit auch einer Abschlagsrechnung — regelt § 14 Abs. 4 UStG [3].

Die Absetzung der Abschläge in der Schlussrechnung verlangt § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG: Die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge sind in der Endrechnung abzusetzen [3]. Das ist der eigentliche Rechtsgrund für die Beispielrechnung oben.

Die Folge eines zu hohen Steuerausweises steht in § 14c UStG: Wer in einer Rechnung einen höheren Steuerbetrag ausweist, als er schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag [4]. Das trifft die unsaubere Schlussrechnung. Auch der Kleinunternehmer, der versehentlich Umsatzsteuer ausweist, fällt seit 2025 unter § 14c Abs. 1 UStG (unrichtiger Steuerausweis), nicht mehr unter Abs. 2: Seine Umsätze sind steuerfrei, die ausgewiesene Steuer schuldet er unter den übrigen Voraussetzungen trotzdem [4][6]. Nach Auffassung der Finanzverwaltung entsteht keine Steuer, wenn er eine tatsächlich ausgeführte Leistung gegenüber einem Endverbraucher abrechnet [6].

Die Kleinunternehmer-Regelung selbst steht in § 19 UStG: Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, dafür gehört ein entsprechender Hinweis auf die Rechnung.

Die VOB/B-Fristen stehen in § 16 VOB/B: Abschlagszahlungen binnen 21 Tagen nach Zugang der prüfbaren Aufstellung (Abs. 1), die Schlusszahlung in der Regel binnen 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung, bei besonderen Umständen im Einvernehmen bis zu 60 Tage (Abs. 3) [5]. Ohne ausdrückliche Vereinbarung gilt die VOB/B nicht.

Die E-Rechnungspflicht bei Abschlägen: Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung im Sinne des § 14 UStG [3] — es gelten daher dieselben Formatanforderungen wie für jede andere Rechnung.