E-Rechnung-Pflicht: Was Handwerker jetzt wirklich tun müssen

Zuletzt geprüft: 28. Juli 2026. Diese Seite fasst die aktuellen Regeln zur E-Rechnung zusammen. Sie ersetzt keine steuerliche Beratung — im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater.

Um die E-Rechnung ist viel Lärm gemacht worden. Für die meisten Handwerksbetriebe ist die Lage ruhiger, als die Schlagzeilen klingen. Hier steht zuerst die kurze Antwort. Wer es genau wissen will, findet die Paragrafen weiter unten.

Die kurze Antwort

• • Empfangen können müssen Sie schon heute. Seit Anfang 2025 gilt das für jeden Betrieb. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
• • Selbst E-Rechnungen schreiben müssen Sie erst ab 2028 — wenn Ihr Umsatz im Vorjahr unter 800.000 Euro lag. Das trifft auf die allermeisten Handwerksbetriebe zu.
• • Über 800.000 Euro Umsatz? Dann geht es für Sie ein Jahr früher los, ab 2027.
• • Kleinunternehmer? Dann müssen Sie nie E-Rechnungen ausstellen. Papier und PDF bleiben für Sie dauerhaft erlaubt.
• • Rechnungen an Privatkunden sind von der Ausstellungspflicht nicht betroffen.
• • Bis zu Ihrem Stichtag ändert sich nichts. Sie dürfen weiter Papierrechnungen schreiben und PDFs verschicken.
• • Was jetzt sinnvoll ist: Nichts überstürzen. Aber einmal durchdenken, was passiert, wenn Ihnen morgen ein Großhändler eine E-Rechnung schickt — können Sie die öffnen und aufheben?

Sind Sie überhaupt betroffen? Vier Fragen

Statt sich durch alle Sonderregeln zu lesen, arbeiten Sie diese vier Fragen der Reihe nach ab.

1. Schreiben Sie Rechnungen an andere Betriebe?

Wenn Sie ausschließlich an Privatkunden abrechnen, betrifft Sie die Pflicht zum Ausstellen nicht. Rechnen Sie auch nur gelegentlich an ein Bauunternehmen oder einen gewerblichen Auftraggeber ab, lesen Sie weiter.

2. Sind Sie Kleinunternehmer?

Wenn ja: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, aber selbst nie eine ausstellen. Diese Befreiung läuft nicht aus. Wenn nein: weiter zu Frage 3.

3. Lag Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro?

Über dieser Grenze beginnt die Pflicht zum Ausstellen ein Jahr früher, nämlich 2027. Darunter erst 2028. Für die allermeisten Solo- und Kleinbetriebe lautet die Antwort „darunter" — für Sie zählt also 2028.

4. Können Sie schon heute empfangen?

Diese Pflicht gilt für alle seit Anfang 2025. Ein normales E-Mail-Postfach genügt, um eine E-Rechnung entgegenzunehmen. Wenn Sie E-Mails empfangen, ist dieser Punkt für Sie erledigt.

Kurz: Empfangen — ja, seit 2025. Selbst ausstellen — für die meisten ab 2028.

Der Zeitplan: 2025, 2027, 2028

Die Pflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in drei Stufen:

• • Seit Anfang 2025 — alle Betriebe: Sie müssen E-Rechnungen entgegennehmen können. Verschicken dürfen Sie in dieser Zeit weiterhin Papier und PDF.
• • Ab Anfang 2027 — Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz: Diese müssen ihre Rechnungen als E-Rechnung schreiben.
• • Ab Anfang 2028 — alle übrigen Betriebe: Dann gilt es auch für sie. Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer.

Für einen Solo-Handwerker oder einen Betrieb mit ein bis drei Personen zählt die letzte Zeile: ausstellen ab 2028. Bis dahin dürfen Sie weiterhin Papier oder ein PDF verschicken, wenn der Empfänger einverstanden ist.

Ein häufiges Missverständnis: „Ab 2027 muss jeder E-Rechnungen schreiben." Das stimmt so nicht. 2027 betrifft nur die großen Betriebe über der 800.000-Euro-Grenze. Wer darunter liegt, hat ein Jahr länger Zeit.

Wie sich die Stufen im Detail aufteilen und welches Jahr für welchen Betrieb gilt, steht ausführlich in unserem Beitrag E-Rechnung ab wann Pflicht.

Kleinunternehmer: Entwarnung

Viele Solo-Handwerker sind Kleinunternehmer — sie weisen keine Umsatzsteuer aus. Für sie gilt die größte Erleichterung im ganzen Thema:

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, aber nie eine ausstellen — auch nach 2028 nicht.

Konkret heißt das:

• • Empfangen: ja. Seit Anfang 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen entgegennehmen und aufheben können.
• • Ausstellen: nein. Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs verschicken, solange der Empfänger zustimmt.

Trotzdem ein Hinweis: Freiwillig eine E-Rechnung zu senden kann sich lohnen, wenn ein größerer Auftraggeber sie ohnehin erwartet und automatisch verarbeitet — das verkürzt oft die Zeit bis zum Geldeingang. Pflicht ist es nicht. Was das im Alltag bedeutet, inklusive des Sonderfalls öffentlicher Auftraggeber, steht unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Welche Ausnahmen es gibt

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Auch für Betriebe, die grundsätzlich betroffen sind, gibt es klar geregelte Ausnahmen:

• • Kleine Beträge bis 250 Euro brutto. Bleibt der Endbetrag inklusive Umsatzsteuer bei 250 Euro oder darunter, ist keine E-Rechnung nötig. Es zählt der Bruttobetrag: genau 250,00 Euro fällt noch unter die Ausnahme, ab 250,01 Euro nicht mehr.
• • Fahrausweise. Tickets und Fahrscheine sind ausgenommen.
• • Rechnungen an Privatkunden. Die Pflicht zum Ausstellen betrifft nur das Geschäft zwischen Betrieben.
• • Leistungen von Kleinunternehmern. Wie oben beschrieben — dauerhaft ausgenommen.

Ein praktischer Hinweis: Auch wo eine Ausnahme greift, ist ein einheitlicher Rechnungsweg oft der ruhigere. Wer kleine Beträge anders behandelt als große, baut sich eine zusätzliche Fehlerquelle ein. Eine Software, die für jede Rechnung dasselbe Format erzeugt, erspart Ihnen diese Unterscheidung.

Warum ein PDF allein keine E-Rechnung ist

Der häufigste Irrtum: „Ich schicke meine Rechnung doch schon als PDF per E-Mail — das ist doch elektronisch."

Elektronisch ja, aber keine E-Rechnung. Der Grund ist einfach: Ein PDF ist im Grunde ein Foto Ihrer Rechnung. Ein Mensch kann es lesen, ein Buchhaltungsprogramm nicht — es sieht nur Pixel, keine Zahlen.

Eine echte E-Rechnung enthält die Daten zusätzlich in einer maschinenlesbaren Datei. Die Software des Empfängers zieht sich Betrag, Datum und Positionen selbst heraus, ohne dass jemand etwas abtippt. Wer heute in Word schreibt, findet die Details unter Rechnungen in Word schreiben.

In Deutschland zählen dafür zwei Formate:

• • ZUGFeRD — sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung, hat die Daten aber zusätzlich unsichtbar eingebettet. Sie sehen Ihre gewohnte Rechnung, die Software Ihres Kunden liest die Zahlen automatisch. Das ist der übliche Weg im Geschäft mit anderen Betrieben. Mehr dazu: ZUGFeRD-Rechnung.
• • XRechnung — reine Daten, kein Sichtbeleg. Verlangen vor allem Ämter und öffentliche Auftraggeber. Mehr dazu: XRechnung.

Ein Stolperstein bei ZUGFeRD: Es gibt verschiedene Ausbaustufen, und die kleinsten enthalten zu wenige Daten — die zählen nicht als E-Rechnung. Nötig ist mindestens Version 2.0.1 in der Stufe BASIC. Wenn Ihre Software das für Sie erledigt, müssen Sie sich damit nicht beschäftigen. Welches Format wann passt, klärt unser Vergleich ZUGFeRD oder XRechnung.

Aufbewahrung: acht Jahre

Rechnungen müssen aufgehoben werden — auch E-Rechnungen. Die Frist wurde Anfang 2025 verkürzt und beträgt jetzt acht Jahre, nicht mehr zehn. Gerechnet wird ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung geschrieben wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2034 vorhanden sein.

Bei einer E-Rechnung geht ein Punkt oft schief: Es reicht nicht, sie auszudrucken und den Ausdruck abzuheften. Die Datei selbst muss erhalten bleiben, weil in ihr die maschinenlesbaren Daten stecken — und die sind auf Papier weg.

Eine Software, die versendete Rechnungen automatisch in einem unveränderbaren Archiv ablegt, nimmt Ihnen diesen Punkt ab. Sie müssen dann keine Dateien von Hand sortieren.

So schreiben Sie in 5 Minuten eine Rechnung

Der Aufwand hinter der E-Rechnung entsteht nur, wenn man sie von Hand zusammenbaut — Format, Pflichtangaben, Datei, Archivierung. Mit einer passenden Software fällt das weg. Bei rechnungsklar sieht der Weg so aus:

1. 1. Kunde und Positionen eintragen. Wie bei jeder Rechnung — Empfänger, Leistung, Menge, Preis.
2. 1. Das Format entsteht automatisch. Die Rechnung wird direkt im ZUGFeRD-2.0.1-Format erzeugt: sichtbares PDF plus eingebettete Daten in einer Datei.
3. 1. Die Pflichtangaben sind hinterlegt. Fortlaufende Rechnungsnummer, Steuersätze und Leistungszeitpunkt sind Teil der Vorlage.
4. 1. Versenden und archivieren in einem Schritt. Die Rechnung geht per E-Mail raus und landet zugleich im unveränderbaren Archiv.

Das dauert für eine normale Rechnung wenige Minuten. Auch Abschlags- und Schlussrechnungen entstehen im selben Format — dazu mehr unter Abschlagsrechnung-Software.

rechnungsklar ist auf genau diesen Kern zugeschnitten: Rechnung, Angebot, Abschlag — ab 9,90 € im Monat, monatlich kündbar. Alles, was diese Seite beschreibt, sehen Sie unter Funktionen; die Konditionen stehen auf der Seite Preise.

Die Rechnung im Mittelpunkt. Der Rest kommt, wenn Sie ihn brauchen.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage

Bis hierher stand die kurze Antwort. Dieser Abschnitt nennt die Paragrafen dahinter — nützlich, wenn Sie das Ganze mit Ihrem Steuerberater besprechen oder selbst nachlesen möchten.

Die Staffelung steht in §27 Absatz 38 UStG [6]. Das Gesetz ordnet dabei keine Pflicht an, sondern erlaubt umgekehrt die Papierrechnung noch für eine bestimmte Zeit: Für Umsätze bis Ende 2026 darf jeder Betrieb weiterhin auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format abrechnen, für Umsätze im Jahr 2027 nur noch, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat [6]. Daraus ergibt sich die Pflicht im Umkehrschluss — und daraus auch, dass die verbreitete Formel „ab 2027 muss jeder" eine Verkürzung ist. Maßgeblich ist im Übrigen der Zeitpunkt, zu dem der Umsatz ausgeführt wurde, nicht das Datum auf der Rechnung [6].

Der maßgebliche Umsatz ist der Gesamtumsatz nach §19 Absatz 2 UStG [2]: die Summe der steuerbaren Umsätze, berechnet nach vereinnahmten Entgelten. Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen bleiben dabei ausdrücklich unberücksichtigt [2] — der Verkauf des alten Firmenwagens treibt die Grenze also nicht nach oben.

Die Empfangspflicht folgt aus §14 UStG [4] in Verbindung mit der Einführung zum 1. Januar 2025 [1]. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nur ein strukturiertes elektronisches Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht [4] — deshalb genügt ein einfaches PDF nicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen [1]; erfüllt wird sie von ZUGFeRD ab Version 2.0.1 sowie von der XRechnung, wobei die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht ausreichen [7].

Die Kleinunternehmer-Befreiung steht in §34a UStDV [8]: Eine Rechnung über Umsätze, die nach §19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind, kann „immer als sonstige Rechnung" übermittelt werden. Das ist keine Übergangsregelung, sondern gilt dauerhaft — auch über 2028 hinaus [8]. Die Empfangspflicht bleibt davon unberührt [1].

Die weiteren Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach §33 UStDV [3] und Fahrausweise nach §34 UStDV [1]. Rechnungen an Privatkunden fallen von vornherein nicht unter die Pflicht, weil diese nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmern betrifft [4].

Die Aufbewahrung regelt §14b Absatz 1 UStG [5]: acht Jahre, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Rechnungen müssen über den gesamten Zeitraum die Anforderungen des §14 Absatz 3 UStG erfüllen [5] — bei einer E-Rechnung betrifft das auch den strukturierten Datensatz, nicht nur die Sichtdarstellung [1].

Die Pflichtangaben einer Rechnung stehen in §14 Absatz 4 UStG [4] — darunter die fortlaufende Rechnungsnummer, der Steuersatz und der Zeitpunkt der Leistung.

Quellen

1. [1]Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025. https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
2. [2]Umsatzsteuergesetz (UStG) §19 — Besteuerung der Kleinunternehmer (Absatz 2: Gesamtumsatz). https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html
3. [3]Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) §33 — Rechnungen über Kleinbeträge. https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html
4. [4]Umsatzsteuergesetz (UStG) §14 — Ausstellung von Rechnungen. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
5. [5]Umsatzsteuergesetz (UStG) §14b — Aufbewahrung von Rechnungen. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
6. [6]Umsatzsteuergesetz (UStG) §27 — Allgemeine Übergangsvorschriften (Absatz 38). https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
7. [7]Zentralverband des Deutschen Handwerks: Elektronische Rechnung (E-Rechnung). https://www.zdh.de/ueber-uns/fachbereich-steuern-und-finanzen/elektronische-rechnung/
8. [8]Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) §34a — Rechnungen von Kleinunternehmern. https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html