Tipps und Praxiswissen für Handwerker: Rechnungsstellung, E-Rechnung, GoBD und mehr.
„Einmal zahlen, dann gehört es mir" - das hören wir oft, wenn es um ein Rechnungsprogramm geht. Verständlich, denn eine Monatsgebühr fühlt sich an wie eine Rechnung, die nie aufhört - und so vergleicht, wer ein Rechnungsprogramm kaufen will, meist nur Kaufpreis und Monatsbetrag. Wir rechnen nach. Was kommt beim Einmalkauf noch dazu, und wann lohnt er sich trotzdem?
Der Auftrag läuft seit drei Wochen, die Rohinstallation steht, und Sie wollen Geld sehen. Also tippen Sie eine Rechnung - und bleiben an der Überschrift hängen. Teilrechnung oder Abschlagsrechnung? Der Kollege sagt Abschlag, im Angebot steht Anzahlung, und der Steuerberater hat mal etwas von Teilleistung erzählt. In der Praxis werden die drei Begriffe wie Synonyme benutzt. Das Umsatzsteuerrecht trennt sie aber sauber, und die Trennung entscheidet darüber, wann Sie die Umsatzsteuer abführen und ab wann die Gewährleistung für Ihre Arbeit läuft.
Der Zettel liegt noch auf dem Beifahrersitz. Treppenhaus, drei Etagen. Die Flächen sind aufgemessen, der Handlauf muss mit, acht Wohnungstüren auch. Bis daraus Geld auf dem Konto wird, liegen drei Dokumente dazwischen: Angebot, Rechnung - und bei längeren Aufträgen ein Abschlag mittendrin.
Bei einer Badsanierung ist das Geld am längsten außer Haus: Material bezahlt, Monteur bezahlt - der Kunde überweist erst, wenn das Bad fertig ist. Die Abschlagsrechnung schließt diese Lücke. Ein durchgerechnetes Beispiel mit drei Abschlägen und Schlussrechnung.
Welche Positionen gehören auf eine Elektriker-Rechnung? Der Artikel zeigt an einem Wartungseinsatz die konkrete Positionsliste - Arbeitszeit, Material einzeln, Anfahrt, Kleinteile - und erklärt, warum Lohn und Material getrennt stehen müssen: Privatkunden können nur den Arbeitskostenanteil geltend machen. Dazu die Abrechnung größerer Aufträge über Abschläge und der Stand bei der E-Rechnung für Elektrobetriebe.
Vorlage öffnen, Kundenname und Beträge anpassen, als PDF speichern, per Mail raus. So läuft es in vielen kleinen Betrieben, seit Jahren und ohne Ärger. Wer jetzt liest, Word „gehe nicht mehr", hat dazu vermutlich schon drei widersprüchliche Aussagen gehört. Deshalb zuerst die kurze Antwort - danach die Stellen, an denen es im Alltag tatsächlich bricht.
Die Arbeit ist fertig, der Kunde zufrieden - und dann sitzen Sie abends am Rechner und schreiben die Rechnung. Meistens geht das schnell. Bis der Kunde zurückschreibt. Sein Steuerberater vermisse da eine Angabe.
Die Frage, ab wann die E-Rechnung Pflicht ist, hat zwei Antworten - und genau das sorgt für die Verwirrung. Empfangen muss jeder Betrieb E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen muss sie ein durchschnittlicher Handwerksbetrieb dagegen erst ab dem 1. Januar 2028.
Das Bad ist fertig, der Kunde zufrieden, zwei Abschläge sind längst auf dem Konto. Jetzt fehlt nur noch die Schlussrechnung - und genau hier passiert der Fehler, der einen Handwerksbetrieb ein paar tausend Euro kosten kann.
Ein Kunde schreibt zurück, Ihre Rechnung sei „keine richtige E-Rechnung". Oder umgekehrt: Ein Lieferant schickt ein PDF, das in die Buchhaltung soll - aber steckt da überhaupt ein Datensatz drin? Hier steht zuerst die kurze Antwort.