Teilrechnung, Abschlagsrechnung, Anzahlungsrechnung: der Unterschied

Der Auftrag läuft seit drei Wochen, die Rohinstallation steht, und Sie wollen Geld sehen. Also tippen Sie eine Rechnung — und bleiben an der Überschrift hängen. Teilrechnung oder Abschlagsrechnung? Der Kollege sagt Abschlag, im Angebot steht Anzahlung, und der Steuerberater hat mal etwas von Teilleistung erzählt. In der Praxis werden die drei Begriffe wie Synonyme benutzt. Das Umsatzsteuerrecht trennt sie aber sauber, und die Trennung entscheidet darüber, wann Sie die Umsatzsteuer abführen und ab wann die Gewährleistung für Ihre Arbeit läuft.

Teilrechnung oder Abschlagsrechnung — was ist der Unterschied? Die kurze Antwort

• • Anzahlungsrechnung: Sie wollen Geld, bevor Sie anfangen. Der Kunde zahlt vor, Sie haben noch keine Stunde gearbeitet. Typisch für Sonderanfertigungen oder teures Material.
• • Abschlagsrechnung: Der Auftrag läuft, Sie holen sich zwischendurch Geld für die bisher geleistete Arbeit. Ein Vorschuss auf das Gesamtwerk — am Ende wird alles noch einmal zusammengerechnet.
• • Teilrechnung: Ein klar abgegrenzter Teil des Auftrags ist fertig und abgenommen, und für genau diesen Teil war ein eigener Preis vereinbart. Diesen Teil rechnen Sie endgültig ab. Er ist damit erledigt.
• • Schlussrechnung: Alles ist fertig. Sie stellen den Gesamtbetrag und ziehen ab, was schon geflossen ist.

Die zwei Fragen, an denen sich alles entscheidet: Ist der Teil wirklich fertig — und war für genau diesen Teil ein eigener Preis vereinbart? Zweimal Ja heißt Teilrechnung. Sonst ist es ein Abschlag oder eine Anzahlung.

Welche Rechnungsart passt zu welcher Situation? Die Übersicht

Zwei Spalten dieser Tabelle sind praktisch identisch: Anzahlung und Abschlag verhalten sich steuerlich gleich. Beide sind Geld, das fließt, bevor die Leistung fertig ist. Der einzige Unterschied ist, ob Sie schon angefangen haben. Die Teilrechnung steht dagegen allein — sie ist die einzige der drei, die etwas endgültig abschließt.

Eine Einschränkung gilt für die Zeile mit der Umsatzsteuer: Sie beschreibt die Besteuerung nach vereinbarten Entgelten, die sogenannte Sollversteuerung. Wer die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten berechnet — die Istversteuerung, die kleinere Betriebe beim Finanzamt beantragen können —, für den kommt es in allen vier Spalten auf den Zahlungseingang an, auch bei der Teilrechnung. Welche der beiden Arten für einen Betrieb gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Was ist eine Anzahlungsrechnung?

Eine Anzahlungsrechnung fordert Geld, bevor überhaupt gearbeitet wurde. Der Klassiker: Sie bestellen für 6.000 € eine Sonderanfertigung, die der Kunde so bei niemandem sonst loswird, und wollen nicht in Vorleistung gehen. Also stellen Sie 50 % im Voraus in Rechnung.

Wichtig ist, dass aus der Rechnung erkennbar ist, dass Sie über eine Vorauszahlung abrechnen — sonst sieht sie aus wie eine normale Rechnung für eine Leistung, die es noch gar nicht gibt. In der Praxis reicht dafür der voraussichtliche Leistungszeitpunkt oder der Monat, in dem geliefert wird.

Für Kunden, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ist die Anzahlungsrechnung nicht nur nett, sondern die Voraussetzung dafür, dass sie sich die Umsatzsteuer aus der Anzahlung überhaupt holen können. Wer als Handwerker für einen Gewerbebetrieb arbeitet und Vorkasse verlangt, sollte die Rechnung deshalb ordentlich stellen — sonst kommt die Nachfrage sowieso.

Ein beruhigender Punkt zum Schluss: Eine Anzahlungsrechnung, die nie bezahlt wird, löst keine Umsatzsteuer aus. Solange kein Geld geflossen ist, ist auch nichts vereinnahmt — und die Steuer entsteht bei einer Anzahlung nun einmal mit der Vereinnahmung. Als unberechtigter Steuerausweis wird die unbezahlte Rechnung ebenfalls nicht behandelt. Das gilt selbst dann, wenn der Auftrag platzt und die Leistung nie ausgeführt wird — es sei denn, sie war von vornherein nicht beabsichtigt.

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Bei der Abschlagsrechnung läuft der Auftrag bereits. Sie haben Material verbaut und Stunden geleistet und holen sich dafür zwischendurch Geld, damit Sie nicht wochenlang die Baustelle vorfinanzieren. Rechtlich ist das ein Vorschuss, kein Abschluss. Der Betrag taucht am Ende noch einmal auf: Die Schlussrechnung rechnet den Gesamtauftrag ab und zieht alles wieder davon ab, was schon geflossen ist.

Genau dieses Abziehen ist der Schritt, an dem es in der Praxis am häufigsten klemmt — die in den Abschlägen ausgewiesene Umsatzsteuer muss dabei einzeln abgesetzt werden, nicht nur die Bruttosumme. Wie das aussieht, steht ausführlich in unserem Beitrag dazu, wie die Abschläge in der Schlussrechnung wieder abgesetzt werden. Wenn Sie erst einmal sehen wollen, wie so eine Rechnung überhaupt aufgebaut ist: Wir haben ein Muster für eine Abschlagsrechnung mit allen Feldern durchgesprochen.

Die Höhe richtet sich danach, was Sie tatsächlich geleistet haben. Im Werkvertrag kann der Unternehmer eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten und geschuldeten Leistungen verlangen — nachgewiesen durch eine Aufstellung, die der Kunde nachvollziehen kann. Ein Betrag, den niemand einer Leistung zuordnen kann, ist keine gute Grundlage für ein Gespräch über Geld.

Was ist eine Teilrechnung?

Die Teilrechnung ist der Sonderfall — und der einzige der drei, bei dem etwas endgültig abgeschlossen wird. Das Gesetz knüpft sie an zwei Merkmale, die beide erfüllt sein müssen:

1. 1. Die Leistung ist wirtschaftlich teilbar.
2. 1. Für genau diesen Teil war das Entgelt gesondert vereinbart — schon im Vertrag oder Angebot, nicht erst beim Schreiben der Rechnung.

Dazu kommt in der Praxis, dass der Teil tatsächlich fertig sein muss: Die Steuer entsteht mit der Ausführung, und abgerechnet wird über die Teilabnahme. Das ist aber kein Merkmal der Teilleistung selbst, sondern die Frage, ob sie schon erbracht ist.

Die zweite Voraussetzung wird gern übersehen, entscheidet aber den Fall. Ein Beispiel: Sie erneuern in einem Zweifamilienhaus die Heizung und sanieren das Bad. Standen Heizung und Bad im Angebot mit getrennten Preisen, ist die fertige Heizung eine Teilleistung — die Teilrechnung dafür ist eine kleine Schlussrechnung, dieser Teil ist erledigt und taucht am Ende nicht mehr auf. Stand im Angebot dagegen ein Gesamtpreis für „Heizung und Bad", dann ist die fertige Heizung kein eigenständig abrechenbarer Teil, egal wie fertig sie ist. Was Sie dafür verlangen, ist ein Abschlag.

Deshalb entscheidet sich die Frage Teilrechnung oder Abschlagsrechnung nicht auf der Baustelle, sondern beim Angebot. Wer getrennte Preise ausweist, schafft sich die Möglichkeit zur Teilrechnung. Wer einen Gesamtpreis nennt, hat sie nicht.

Und die Vermischung ist nicht folgenlos: Bei einer Betriebsprüfung wird zwischen Teilleistung und Anzahlung strikt unterschieden, weil davon abhängt, in welchem Voranmeldungszeitraum die Umsatzsteuer fällig war. Wer alles „Abschlagsrechnung" nennt, obwohl es Teilleistungen waren, verschiebt Steuer in den falschen Monat.

Warum die Gewährleistung nach einer Teilrechnung früher zu laufen beginnt

Das ist der Unterschied, der Sie am längsten begleitet — und der in vielen Erklärungen im Netz zu kurz kommt. Man liest oft, mit der Bezahlung gelte die Leistung als abgenommen. Das trifft so nicht zu. Ist die VOB/B vereinbart, steht dort ausdrücklich, dass Abschlagszahlungen ohne Einfluss auf die Haftung des Auftragnehmers sind und nicht als Abnahme von Teilen der Leistung gelten. Im normalen Werkvertrag nach BGB gilt nichts anderes. Die Abnahme ist ein eigener Vorgang, kein Nebeneffekt einer Überweisung.

Bei der Teilrechnung ist es anders, aber nicht wegen der Zahlung, sondern wegen der Abnahme. In sich abgeschlossene Teile der Leistung können nach Teilabnahme endgültig festgestellt und bezahlt werden — und die Verjährung der Mängelansprüche beginnt mit der Abnahme. Wird ein Teil also förmlich abgenommen und per Teilrechnung abgerechnet, läuft für diesen Teil ab dem Tag der Teilabnahme die Frist, unabhängig vom Rest der Baustelle. Umgekehrt gilt: Die Rechnung allein setzt nichts in Gang. Entscheidend ist die Abnahme.

Wie lang die Frist ist, hängt davon ab, woran gearbeitet wurde: Bei einem Bauwerk sind es fünf Jahre, bei der Herstellung, Wartung oder Veränderung einer Sache zwei — wobei die fünf Jahre vorgehen, sobald die Arbeit an einem Bauwerk ausgeführt wird. Die pauschale Angabe „fünf Jahre", die man häufig liest, trifft deshalb nicht auf jeden Handwerksauftrag zu; die pauschale Angabe „zwei Jahre" aber genauso wenig.

Für die Praxis heißt das: Eine Teilrechnung ist nicht bloß eine frühere Rechnung, sondern eine frühere Abnahme mit allem, was daran hängt. Das kann gewollt sein — die Frist für den fertigen Teil ist irgendwann vorbei, während der Rest noch läuft. Nur eben nicht versehentlich.

Woran erkenne ich, welche Rechnung ich schreiben muss?

Drei Fragen, in dieser Reihenfolge:

1. Habe ich für diesen Auftrag schon gearbeitet? Nein → Anzahlungsrechnung. Ja → weiter.

2. Ist ein abgrenzbarer Teil komplett fertig und vom Kunden abgenommen? Nein → Abschlagsrechnung. Ja → weiter.

3. War für genau diesen Teil ein eigener Preis vereinbart? Nein → Abschlagsrechnung. Ja → Teilrechnung.

Wer bei Frage 2 oder 3 zögert, liegt mit der Abschlagsrechnung richtig. Sie ist der unkompliziertere Weg: Der Betrag wird am Ende ohnehin verrechnet, es wird nichts vorzeitig abgenommen, und die Umsatzsteuer richtet sich schlicht danach, wann das Geld kommt.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage

Die Teilleistung ist gesetzlich definiert. § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG regelt, wann die Umsatzsteuer entsteht — „bei der Berechnung der Steuer nach vereinbarten Entgelten (§ 16 Abs. 1 Satz 1) mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistungen ausgeführt worden sind" [1]. Satz 2 stellt klar: „Das gilt auch für Teilleistungen." Satz 3 definiert sie: „Sie liegen vor, wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart wird" [1]. Zwei Merkmale — teilbar und gesondert vereinbart; von einer Abnahme spricht die Vorschrift nicht. Satz 4 regelt den anderen Fall: „Wird das Entgelt oder ein Teil des Entgelts vereinnahmt, bevor die Leistung oder die Teilleistung ausgeführt worden ist, so entsteht insoweit die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder das Teilentgelt vereinnahmt worden ist" [1]. Das ist die Systematik der Sollversteuerung: Teilleistung nach Ausführung, Anzahlung und Abschlag nach Vereinnahmung. Für die Istversteuerung gilt Buchst. b — dort entsteht die Steuer „mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Entgelte vereinnahmt worden sind" [1], und zwar auch bei Teilleistungen.

Anzahlungsrechnungen sind normale Rechnungen. § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG: Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt oder einen Teil davon für eine noch nicht ausgeführte Leistung, gelten die Absätze 1 bis 4 sinngemäß [2]. Die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG gelten also auch hier. Eine Abweichung gibt es bei der Zeitangabe: Nr. 6 verlangt statt des Leistungszeitpunkts „in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt" [2]. Beachten Sie die doppelte Bedingung: Steht der Zeitpunkt der Vereinnahmung bei Rechnungsstellung noch nicht fest — der Regelfall, wenn im Voraus abgerechnet wird —, ist er gerade nicht anzugeben. An seine Stelle tritt dann die voraussichtliche Leistungszeit.

Die Anzahlung muss als solche erkennbar sein. Abschnitt 14.8 Abs. 1 UStAE: „Aus Rechnungen über Zahlungen vor Ausführung der Leistung muss hervorgehen, dass damit Voraus- oder Anzahlungen abgerechnet werden, z. B. durch Angabe des voraussichtlichen Zeitpunkts der Leistung" [3]. Abs. 4 Satz 3 ergänzt: „Statt des Zeitpunkts der Lieferung oder sonstigen Leistung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG) ist der voraussichtliche Zeitpunkt oder der Kalendermonat der Leistung anzugeben (§ 31 Abs. 4 UStDV)" [3][8].

Eine unbezahlte Anzahlungsrechnung löst keine Steuerschuld aus. Abschnitt 14.8 Abs. 2 UStAE: „Sofern die berechneten Voraus- oder Anzahlungen nicht geleistet werden, tritt eine Besteuerung nach § 14c Abs. 2 UStG nicht ein. Das gilt auch dann, wenn der Unternehmer die Leistung nicht ausführt, es sei denn, die Leistung war von vornherein nicht beabsichtigt" [3].

Die Absetzung in der Schlussrechnung. § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG: „Wird eine Endrechnung erteilt, sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen im Sinne der Absätze 1 bis 4 ausgestellt worden sind" [2]. Wird das versäumt, greift § 14c Abs. 1 UStG: Wer in einer Rechnung „einen höheren Steuerbetrag, als er nach diesem Gesetz für den Umsatz schuldet, gesondert ausgewiesen" hat, „schuldet er auch den Mehrbetrag" [4]. Satz 2 lässt allerdings die Korrektur zu: Berichtigt der Unternehmer den Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger, ist § 17 Abs. 1 UStG entsprechend anzuwenden [4]. Der Rechenweg dazu steht in unserem Beitrag zur Schlussrechnung mit Abschlagszahlungen. Teilrechnungen über echte Teilleistungen sind davon nicht betroffen — sie rechnen ausgeführte Leistungen ab, keine Teilentgelte im Sinne dieser Vorschrift.

Der Anspruch auf Abschlagszahlung. § 632a Abs. 1 BGB: Der Unternehmer kann eine Abschlagszahlung „in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen"; die Leistungen sind „durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss" [5]. Voraussetzungslos ist der Anspruch aber nicht. Sind die erbrachten Leistungen nicht vertragsgemäß, „kann der Besteller die Zahlung eines angemessenen Teils des Abschlags verweigern"; und „die Beweislast für die vertragsgemäße Leistung verbleibt bis zur Abnahme beim Unternehmer" [5]. Satz 6 erfasst außerdem „erforderliche Stoffe oder Bauteile, die angeliefert oder eigens angefertigt und bereitgestellt sind" — also die Sonderanfertigung. Voraussetzung dort: Der Besteller erhält Eigentum daran oder eine Sicherheit [5].

Im VOB/B-Vertrag gelten eigene Fristen — sofern die VOB/B vereinbart wurde. § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B: Ansprüche auf Abschlagszahlungen werden binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig. Nr. 4 ist für die Gewährleistungsfrage entscheidend: Abschlagszahlungen „sind ohne Einfluss auf die Haftung des Auftragnehmers; sie gelten nicht als Abnahme von Teilen der Leistung" [6]. Abs. 4 regelt den Gegenfall: „In sich abgeschlossene Teile der Leistung können nach Teilabnahme ohne Rücksicht auf die Vollendung der übrigen Leistungen endgültig festgestellt und bezahlt werden" [6]. Der Anspruch auf Schlusszahlung wird nach Abs. 3 Nr. 1 „alsbald nach Prüfung und Feststellung fällig, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung"; die 30 Tage sind also die Höchstfrist, nicht die Regelfrist. Auf höchstens 60 Tage verlängert sie sich nur, wenn das „aufgrund der besonderen Natur oder Merkmale der Vereinbarung sachlich gerechtfertigt ist und ausdrücklich vereinbart wurde" [6].

Die Verjährung der Mängelansprüche. § 634a Abs. 1 BGB staffelt in drei Stufen: fünf Jahre „bei einem Bauwerk" (Nr. 2), „vorbehaltlich der Nummer 2" zwei Jahre bei einem Werk, dessen Erfolg „in der Herstellung, Wartung oder Veränderung einer Sache" besteht (Nr. 1), und „im Übrigen" die regelmäßige Verjährungsfrist (Nr. 3) [7]. Das „vorbehaltlich" entscheidet den Handwerksfall: Arbeiten am Haus sind zugleich Veränderung einer Sache — die fünf Jahre für das Bauwerk gehen dann vor. Abs. 2: „Die Verjährung beginnt in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 1 und 2 mit der Abnahme" [7]. Maßgeblich ist damit die Abnahme, nicht die Zahlung und nicht die Rechnung.

Der Vorsteuerabzug des Kunden. § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG verlangt im Regelfall nur, dass der Unternehmer „eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt" (Satz 2). Für Anzahlungen und Abschläge gilt eine Zusatzbedingung — Satz 3: „Soweit der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung dieser Umsätze entfällt, ist er bereits abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist" [9]. Daher die Spalte in der Tabelle: Bei der Teilrechnung über eine ausgeführte Teilleistung genügt die Rechnung, beim Abschlag muss zusätzlich gezahlt sein.

Kleinunternehmer. § 19 Abs. 1 UStG in der seit dem 01.01.2025 geltenden Fassung: Umsätze eines Kleinunternehmers sind „steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz nach Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet" [10]. Ohne Steuer auf den Umsatz gibt es auch im Abschlag keine auszuweisende Steuer.

Wie schreibt man das ohne Word-Bastelei?

In Word ist der Unterschied zwischen den drei Rechnungsarten eine Frage der Disziplin: Sie müssen selbst wissen, welche Beträge schon geflossen sind, welcher Abschlag am Ende wieder abgezogen werden muss und welche Teilrechnung erledigt ist. Bei zwei Abschlägen geht das noch im Kopf. Bei drei Baustellen parallel nicht mehr.

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Quellen

1. [1]§ 13 UStG — Entstehung der Steuer (Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a: Teilleistungen, Vereinnahmung vor Ausführung). https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13.html
2. [2]§ 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen (Abs. 4 Nr. 6 Pflichtangaben, Abs. 5 Anzahlungen und Endrechnung). https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
3. [3]Abschnitt 14.8 UStAE — Rechnungserteilung bei der Istversteuerung von Anzahlungen. https://www.haufe.de/id/norm/umsatzsteuer-anwendungserlass-148-rechnungserteilung-bei-der-istversteuerung-von-anzahlungen-HI7554985_p14.8.html
4. [4]§ 14c UStG — Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14c.html
5. [5]§ 632a BGB — Abschlagszahlungen. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__632a.html
6. [6]§ 16 VOB/B — Zahlung (Fristen, Abschlagszahlungen, Teilabnahme). https://dejure.org/gesetze/VOB-B/16.html
7. [7]§ 634a BGB — Verjährung der Mängelansprüche. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__634a.html
8. [8]§ 31 UStDV — Angaben in der Rechnung (Abs. 4: Kalendermonat der Leistung). https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__31.html
9. [9]§ 15 UStG — Vorsteuerabzug (Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3: Anzahlungen). https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__15.html
10. [10]§ 19 UStG — Besteuerung der Kleinunternehmer (Fassung ab 01.01.2025). https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html