Rechnung schreiben als Handwerker: die Pflichtangaben nach §14 UStG

Die Arbeit ist fertig, der Kunde zufrieden — und dann sitzen Sie abends am Rechner und schreiben die Rechnung. Meistens geht das schnell. Bis der Kunde zurückschreibt. Sein Steuerberater vermisse da eine Angabe. Damit das nicht passiert, steht hier zuerst die vollständige Liste in Klartext. Wer die Paragrafen dazu braucht, findet sie weiter unten gesammelt.

Was muss auf einer Handwerkerrechnung stehen? Die kurze Antwort

• • Ihr Name und Ihre Anschrift — vollständig, so wie der Betrieb angemeldet ist.
• • Name und Anschrift des Kunden — ebenfalls vollständig.
• • Ihre Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine von beiden reicht.
• • Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
• • Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Sie nur ein einziges Mal vergeben.
• • Was Sie gemacht haben — Menge und Art der Ware, Umfang und Art der Arbeit. „Diverse Arbeiten" reicht nicht.
• • Wann Sie es gemacht haben — der Zeitpunkt der Leistung. Das ist nicht das Rechnungsdatum.
• • Der Betrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, dazu jeder vorher vereinbarte Nachlass.
• • Der Steuersatz und der Steuerbetrag — oder, wenn keine Umsatzsteuer anfällt, ein Hinweis darauf.

Bei Arbeiten am Haus oder in der Wohnung eines Privatkunden kommt noch ein zehnter Punkt dazu, den fast alle Übersichten weglassen: ein Hinweis an den Kunden, dass er die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss. Dazu gleich mehr.

Drei dieser Angaben fehlen im Handwerk besonders oft. Die schauen wir uns zuerst an.

Welche drei Angaben im Handwerk am häufigsten fehlen?

Der Leistungszeitpunkt. Auf vielen Rechnungen steht nur ein Datum — das der Rechnung. Verlangt wird aber zusätzlich, wann die Arbeit ausgeführt wurde. Im Handwerk liegt das oft Wochen auseinander: Die Heizung wurde im März eingebaut, die Rechnung schreiben Sie im April. Beide Daten gehören auf das Papier. Es genügt dabei die Angabe des Monats, Sie müssen nicht taggenau werden. Zieht sich eine Baustelle über mehrere Wochen, geben Sie den Zeitraum an.

Die fortlaufende Rechnungsnummer. Jede Nummer darf es nur einmal geben, und die Reihe muss sich nachvollziehen lassen. Genau hier wird es mit einer Word-Vorlage heikel: Wer die letzte Rechnung als Vorlage öffnet, überschreibt gern die alte Datei oder vergibt versehentlich dieselbe Nummer zweimal. Auch eine gelöschte Rechnung reißt eine Lücke in die Reihe, die Sie später erklären müssen. Wie riskant das im Alltag wird, steht ausführlich in unserem Beitrag Rechnungen in Word schreiben.

Der Steuersatz je Position. Solange alles mit 19 Prozent läuft, ist das unproblematisch. Sobald aber unterschiedliche Sätze auf einer Rechnung stehen, muss das Entgelt getrennt nach Steuersätzen ausgewiesen werden — nicht als eine Summe am Ende. Dasselbe gilt für einen Nachlass, den Sie vorher zugesagt haben: Der gehört ausgewiesen, wenn er nicht schon in den Positionen steckt.

Warum müssen Lohn- und Materialkosten getrennt stehen?

Weil das Gesetz Privatkunden für Handwerkerleistungen im eigenen Haushalt eine Steuerermäßigung einräumt — und die gilt ausdrücklich nur für Arbeitskosten. Sie beträgt 20 Prozent davon, höchstens 1.200 Euro im Jahr. Material zählt nicht mit, Anfahrt und Maschinenkosten dagegen schon.

Praktisch heißt das: Steht auf der Rechnung nur eine Gesamtsumme, fehlt dem Kunden die Grundlage, den Lohnanteil überhaupt zu beziffern. Deshalb kommt die Nachfrage oft erst Monate später, wenn die Steuererklärung ansteht.

Zwei Voraussetzungen gehören noch dazu, weil sie in der Praxis oft schiefgehen. Es muss eine Rechnung vorliegen — eine mündliche Abrechnung genügt nicht. Und gezahlt werden muss auf das Konto des Betriebs. Für bar bezahlte Handwerkerleistungen ist die Ermäßigung ausgeschlossen, auch bei ordentlicher Quittung. An einem konkreten Beispiel mit getrennten Lohn- und Materialzeilen zeigen wir das für Positionen und Angebot im Malerhandwerk.

Muss ich als Handwerker überhaupt eine Rechnung schreiben?

Bei einem Privatkunden gilt: Für Arbeiten an einem Grundstück oder Gebäude besteht eine Pflicht zur Rechnung — und zwar innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. Das trifft praktisch das gesamte Handwerksgeschäft am Bau: Badsanierung, Heizungstausch, Elektroinstallation, Fassadenanstrich, Fliesenarbeiten.

Und diese Rechnung braucht eine Angabe, die auf einer normalen Geschäftsrechnung nicht vorkommt: den Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren muss. Das Gesetz zählt diesen Hinweis zu den Pflichtangaben. Ein Satz am Ende der Rechnung genügt, etwa: „Bitte bewahren Sie diese Rechnung zwei Jahre auf."

Der Grund dahinter ist Schwarzarbeitsbekämpfung — der Gesetzgeber will, dass sich Bauleistungen am Haus zwei Jahre lang belegen lassen. Für Sie ist es schlicht ein Satz, der auf jede Privatkunden-Rechnung am Bau gehört.

Was ändert sich für Kleinunternehmer?

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus — weder Steuersatz noch Steuerbetrag. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Rechnung, dass die Leistung unter die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer fällt.

Was viele nicht wissen: Für Kleinunternehmer gilt eine eigene, kürzere Liste. Die fortlaufende Rechnungsnummer, der Leistungszeitpunkt und die Aufschlüsselung nach Steuersätzen sind dort nicht verlangt. Das Entgelt darf in einer Summe stehen. Neben Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird inzwischen auch die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer akzeptiert.

Eine fortlaufende Nummer trotzdem zu vergeben ist die bessere Idee — spätestens wenn Sie die Kleinunternehmerregelung verlassen, brauchen Sie eine saubere Reihe. Was für Kleinunternehmer beim Thema E-Rechnung gilt, steht in unserem Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Wann schreibe ich eine Rechnung ohne Umsatzsteuer an einen anderen Betrieb?

Es gibt einen zweiten Fall, in dem keine Umsatzsteuer auf die Rechnung kommt — und der hat mit der Kleinunternehmerregelung nichts zu tun. Erbringen Sie eine Bauleistung für einen Auftraggeber, der selbst Bauleistungen erbringt, dann schuldet er die Umsatzsteuer, nicht Sie. Sie stellen netto und ohne Steuerausweis in Rechnung.

Dann muss allerdings ein bestimmter Satz darauf stehen: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Diese Formulierung ist vorgeschrieben, und den Steuerbetrag lassen Sie in diesem Fall weg.

Woran lässt sich das erkennen? Am Nachweis: Das Finanzamt stellt solchen Betrieben eine Bescheinigung aus, die höchstens drei Jahre gilt. Liegt sie vor, geht das Gesetz davon aus, dass der Auftraggeber nachhaltig Bauleistungen erbringt — dann wird ohne Umsatzsteuer abgerechnet. Ohne Bescheinigung bleibt es bei der normalen Rechnung mit Steuerausweis.

Typisch ist der Nachunternehmerfall: Sie arbeiten als SHK-Betrieb für einen Generalunternehmer, der ein Mehrfamilienhaus saniert. Umgekehrt gilt es nicht. Der Hausbesitzer, der bei Ihnen ein Bad bestellt, ist kein Bauunternehmer. Reine Planungs- und Überwachungsarbeit fällt ebenfalls heraus.

Reicht bei Kleinbeträgen eine kurze Rechnung?

Bis 250 Euro brutto genügt eine verkürzte Rechnung. Sie brauchen dann nur Ihren Namen und Ihre Anschrift, das Ausstellungsdatum, die Leistung und den Bruttobetrag mit dem Steuersatz. Name und Anschrift des Kunden dürfen fehlen, eine Rechnungsnummer ebenfalls. Praktisch für die Kleinreparatur zwischendurch.

Ein Stolperstein steckt aber darin: Bei einer Bauleistung mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gilt diese Erleichterung nicht. Dort verlangt die Verordnung auch bei 80 Euro die vollständige Rechnung.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem Sie die Rechnung ausgestellt haben. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2034 vorhanden sein. Das gilt für Ihre eigenen Rechnungen ebenso wie für die, die Sie von Lieferanten und Großhändlern bekommen.

Für Ihren Privatkunden am Bau gelten dagegen die zwei Jahre von oben — das sind zwei verschiedene Fristen, die oft durcheinandergeraten.

Bei einer E-Rechnung reicht es übrigens nicht, sie auszudrucken und den Ausdruck abzuheften: Die Datei selbst muss erhalten bleiben. Wann die E-Rechnung für welchen Betrieb Pflicht wird, klärt unser Beitrag ab wann die E-Rechnung Pflicht ist.

Wie kommen die Pflichtangaben ohne Nachdenken auf die Rechnung?

Die ehrliche Antwort: indem Sie sie nicht jedes Mal selbst zusammensuchen. In einer Word-Vorlage liegt die Liste in Ihrem Kopf — und im Zweifel abends um halb neun nach zehn Stunden auf der Baustelle. Was beim Rechnungen mit Word oder Excel schreiben sonst noch dranhängt, steht in einem eigenen Beitrag.

Genau dafür ist rechnungsklar gebaut. Die Pflichtfelder sind eine feste Struktur, nicht eine Vorlage, die man überschreiben kann: Die Rechnungsnummer vergibt das Programm fortlaufend, und der Leistungszeitpunkt ist ein eigenes Feld neben dem Rechnungsdatum — die beiden Angaben, die im Word-Alltag am häufigsten fehlen. Arbeitszeit und Material tragen Sie als eigene Positionen ein, sodass der Lohnanteil auf der Rechnung sichtbar bleibt. Jede Rechnung entsteht dabei im ZUGFeRD-2.0.1-Format — dem Standard für die E-Rechnungspflicht. Wie das im Einzelnen aussieht, steht unter Pflichtangaben automatisch — mit Rechnungsklar, einen Überblick über alle Funktionen gibt es unter Funktionen. Das Ganze kostet 9,90 € im Monat, monatlich kündbar.

Die Rechnung im Mittelpunkt. Der Rest kommt, wenn Sie ihn brauchen.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage

Bis hierher stand die Praxis. Dieser Abschnitt nennt die Fundstellen — nützlich, wenn Sie etwas mit Ihrem Steuerberater besprechen oder selbst nachlesen möchten.

Die Pflichtangaben stehen in § 14 Absatz 4 UStG [1]. Das Gesetz führt dort zehn Nummern auf. Die Nummern 1 bis 8 decken die Angaben ab, die auf jeder Rechnung stehen; die Nummern 9 und 10 gelten nur in bestimmten Fällen. Nummer 4 verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird" [1]. Nummer 6 verlangt den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; bei einer Anzahlung tritt an dessen Stelle der Zeitpunkt der Vereinnahmung, sofern dieser feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht [1]. Nummer 9 ist der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers, Nummer 10 betrifft die Gutschrift.

Die Pflicht zur Rechnung binnen sechs Monaten folgt aus § 14 Absatz 2 Satz 2 UStG [1]. Nummer 1 erfasst Leistungen an andere Unternehmer, Nummer 3 die

steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Absatz 4 Satz 1) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen anderen als in den Nummern 1 oder 2 genannten Empfänger [1].

Das ist der Privatkunde am Bau. Der zugehörige Hinweis nach § 14 Absatz 4 Nummer 9 UStG verweist auf § 14b Absatz 1 Satz 5 UStG, wonach der private Leistungsempfänger die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren hat [2].

Ihre eigene Aufbewahrungsfrist regelt § 14b Absatz 1 Satz 1 UStG: acht Jahre, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde [2]. Die Frist wurde zum 01.01.2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Über den gesamten Zeitraum müssen die Rechnungen die Anforderungen des § 14 Absatz 3 Satz 1 UStG erfüllen [2] — bei einer E-Rechnung betrifft das auch den strukturierten Datensatz, nicht nur die Sichtdarstellung.

Die Trennung von Lohn und Material ergibt sich aus § 35a EStG. Absatz 3 gewährt für Handwerkerleistungen zu Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen eine Ermäßigung von 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens 1.200 Euro [4]. Absatz 5 Satz 2 begrenzt das ausdrücklich: „Der Abzug von der tariflichen Einkommensteuer nach den Absätzen 2 und 3 gilt nur für Arbeitskosten" [4]. Satz 3 nennt zwei weitere Voraussetzungen. Der Steuerpflichtige muss eine Rechnung erhalten haben, und die Zahlung muss auf das Konto des Leistungserbringers erfolgt sein [4]. Für öffentlich geförderte Maßnahmen mit zinsverbilligtem Darlehen oder steuerfreiem Zuschuss gilt die Ermäßigung nicht [4].

Die Kleinunternehmer-Rechnung regelt § 34a UStDV [5] mit einer eigenen Liste von sechs Angaben. Verlangt sind: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie gegebenenfalls die Angabe „Gutschrift". Hinzu kommt das Entgelt „in einer Summe mit einem Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 des Gesetzes)" [5]. Der Steuerausweis entfällt, weil die Umsätze nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind [6].

Die Steuerschuldnerschaft bei Bauleistungen steht in § 13b Absatz 2 Nummer 4 UStG: erfasst sind Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken, „die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, mit Ausnahme von Planungs- und Überwachungsleistungen" [3]. Sie greift nach § 13b Absatz 5 Satz 2 UStG nur, wenn der Leistungsempfänger selbst nachhaltig solche Leistungen erbringt; davon ist auszugehen, wenn ihm das Finanzamt eine entsprechende, auf längstens drei Jahre befristete Bescheinigung erteilt hat [3]. Die Pflichtangabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" verlangt § 14a Absatz 5 Satz 1 UStG; Satz 2 stellt klar, dass der gesonderte Steuerausweis nach § 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 8 dann nicht angewendet wird [7].

Die Kleinbetragsrechnung regelt § 33 UStDV. Bis 250 Euro Gesamtbetrag genügen vier Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe nebst Steuersatz [8]. Satz 3 nimmt Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG ausdrücklich aus [8]. Deshalb gilt die Erleichterung bei Bauleistungen mit Steuerschuldnerschaft nicht.

Fehlende Angaben lassen sich nachholen: Nach § 14 Absatz 4 Satz 4 UStG ist die Berichtigung einer Rechnung um fehlende oder unzutreffende Angaben kein rückwirkendes Ereignis im Sinne von § 175 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 und § 233a Absatz 2a der Abgabenordnung [1]. Welche Folgen ein Mangel im konkreten Fall für Zahlung und Vorsteuerabzug hat, hängt vom Einzelfall ab — das klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.

Abschlagsrechnungen folgen denselben Regeln: § 14 Absatz 5 Satz 1 UStG erklärt die Absätze 1 bis 4 für sinngemäß anwendbar, wenn ein Entgelt vor Ausführung der Leistung vereinnahmt wird [1]. Satz 2 verlangt, dass in einer Endrechnung die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abgesetzt werden [1]. Wie das im Handwerk aussieht, zeigt unser Beitrag Schlussrechnung mit Abschlagszahlungen. Ab wann welche Betriebe E-Rechnungen ausstellen müssen, steht unter E-Rechnung-Pflicht für Handwerker. Welche Rechnungsart im konkreten Fall die richtige ist, grenzt der Beitrag zu Teilrechnung, Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung ab.

Quellen

1. [1]Umsatzsteuergesetz (UStG) §14 — Ausstellung von Rechnungen https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
2. [2]Umsatzsteuergesetz (UStG) §14b — Aufbewahrung von Rechnungen https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
3. [3]Umsatzsteuergesetz (UStG) §13b — Leistungsempfänger als Steuerschuldner https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html
4. [4]Einkommensteuergesetz (EStG) §35a — Steuerermäßigung bei Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__35a.html
5. [5]Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) §34a — Rechnungen von Kleinunternehmern https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html
6. [6]Umsatzsteuergesetz (UStG) §19 — Besteuerung der Kleinunternehmer https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html
7. [7]Umsatzsteuergesetz (UStG) §14a — Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14a.html
8. [8]Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) §33 — Rechnungen über Kleinbeträge https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html