Angebot und Rechnung für Malerbetriebe: von der Fläche zum Geld

Wie schreibe ich als Maler ein Angebot? Die kurze Antwort

• • Positionen statt Pauschale. Jeder Arbeitsgang bekommt eine eigene Zeile: Untergrund vorbereiten, spachteln, grundieren, streichen. Nicht alles zusammen als „Malerarbeiten Treppenhaus".
• • Die Einheit passt zur Arbeit. Quadratmeter für Wand- und Deckenflächen, laufende Meter für Handläufe und Leisten, Stück für Türen und Heizkörper, pauschal für Abdecken und Anfahrt.
• • Lohn und Material getrennt ausweisen. Ein Privatkunde braucht diese Trennung für seine Steuererklärung. Steht sie nicht drin, hat er nichts davon — und ruft an.
• • Gültigkeitsdauer hinschreiben. Vier Wochen sind üblich. Ohne Datum gilt Ihr Preis länger, als Ihnen bei steigenden Materialpreisen lieb ist.
• • Aus dem Angebot wird die Rechnung. Dieselben Positionen, anderer Kopf. Wer sauber anbietet, hat die Rechnung schon fast geschrieben.

Welche Positionen gehören in ein Maler-Angebot?

Nehmen wir den Auftrag von oben: Treppenhaus in einem Mehrfamilienhaus, Auftraggeber ist die Hausverwaltung, gut zwei Wochen Bauzeit. So sieht die Positionsliste aus:

Acht Zeilen statt einer. Mehr Tipparbeit, und trotzdem der schnellere Weg. Aus drei Gründen.

Der Kunde sieht, wofür er zahlt. „Malerarbeiten Treppenhaus, pauschal 4.850 €" lädt zum Nachverhandeln ein. Niemand weiß, was drinsteckt. Acht benannte Arbeitsgänge sagen es.

Sie haben eine Grundlage für Nachträge. Beim Abkratzen zeigt sich, dass der Putz im zweiten Obergeschoss hohl liegt. Sie zeigen auf Position 2 und schreiben den Nachtrag mit derselben Logik. Bei einer Pauschale diskutieren Sie stattdessen, was ursprünglich gemeint war.

Und Sie wissen es in einem Jahr noch. Die Hausverwaltung ruft an, das nächste Treppenhaus ist dran. In Ihrem alten Angebot steht die Farbe, die Zahl der Anstriche, der Aufwand. Das neue Angebot dauert dann Minuten.

Die Einheiten sind im Malerhandwerk eingespielt. m² für alles, was Fläche ist: Wände, Decken, Tapezieren, Anstriche. lfm für Handläufe, Sockelleisten, Stuckprofile. Stk für Türen, Fenster, Heizkörper, Zargen. pauschal für Abdecken, Baustelleneinrichtung, Entsorgung. Std bleibt für Regiearbeiten, die sich vorher nicht sauber schätzen lassen.

Wie ein anderes Gewerk dieselbe Aufgabe löst, zeigt der Artikel zur Positionsliste einer Elektriker-Rechnung — andere Arbeitsgänge, dieselbe Systematik.

Was kostet Sie eine fehlende Gültigkeitsdauer?

Ein Angebot ohne Ablaufdatum ist ein Versprechen ohne Ende.

Sie kalkulieren im März mit dem Farbpreis vom März. Der Kunde meldet sich im August: „Machen wir." Ohne Datum im Angebot gilt Ihr alter Preis. Die Dispersionsfarbe ist inzwischen teurer, die Differenz zahlen Sie.

Zwei Sätze im Angebotsfuß reichen: „Dieses Angebot ist gültig bis zum 15.09.2026. Nicht enthalten sind Gerüststellung und Entsorgung von Sondermüll." Der erste begrenzt Ihr Risiko. Der zweite beendet die Diskussion darüber, was alles dazugehört.

Vier Wochen sind die übliche Spanne. Muss die Hausverwaltung erst die Eigentümerversammlung fragen, schreiben Sie sechs oder acht Wochen hin. Auf die Länge kommt es nicht an. Nur darauf, dass überhaupt ein Datum dasteht.

Warum müssen Lohn- und Materialkosten getrennt stehen?

Weil Ihr Privatkunde davon Geld zurückbekommt. Aber nur, wenn Sie es ihm ermöglichen.

Renovieren, erhalten, modernisieren im eigenen Haushalt ist steuerlich begünstigt. Auf Antrag ermäßigt sich die Einkommensteuer um zwanzig Prozent der Aufwendungen, höchstens um 1.200 Euro im Jahr. Angerechnet werden dabei nur die Arbeitskosten. Malerarbeiten innen und an der Fassade fallen ausdrücklich unter die begünstigten Maßnahmen.

Zwei Bedingungen hängen daran, und beide betreffen Sie. Der Arbeitskosten-Anteil muss auf der Rechnung als eigener Betrag stehen. Und der Kunde muss überweisen. Bar bezahlt heißt: kein Abzug. Egal wie sauber die Rechnung aussieht.

In der Praxis sieht das so aus — dieselben Positionen wie oben, am Ende eine Zeile mehr:

Den Arbeitskosten-Betrag trägt Ihr Kunde in seine Steuererklärung. Material zählt nicht mit.

Ob daneben auch die Anfahrt angerechnet werden kann, richtet sich nach der Auffassung der Finanzverwaltung und nicht nach dem Gesetzeswortlaut — diese Frage klärt Ihr Kunde mit seinem Steuerberater. Sie weisen die Anfahrt einfach als eigene Position aus, dann liegen ihm alle Zahlen vor.

Für Sie ist das kein Mehraufwand, sondern ein Verkaufsargument. Vorausgesetzt, die Trennung entsteht beim Schreiben von allein — und nicht hinterher mit dem Taschenrechner.

Bei einem gewerblichen Auftraggeber wie der Hausverwaltung entfällt der Punkt. Die Ermäßigung gilt für Privathaushalte. Sauber getrennt schreiben Sie trotzdem, weil dieselbe Vorlage für beide Kundentypen läuft.

Was sonst noch auf jede Handwerkerrechnung gehört, ist gewerkübergreifend gleich: Rechnungsnummer, Steuernummer, Leistungszeitpunkt, die Aufschlüsselung nach Steuersätzen. Das steht Punkt für Punkt in einem eigenen Artikel: alle Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung.

Wann lohnt sich bei einem Malerauftrag ein Abschlag?

Faustregel: sobald der Auftrag länger läuft, als Sie ihn vorfinanzieren wollen.

Bei einem Tagesauftrag stellt niemand einen Abschlag. Beim Treppenhaus über zwei Wochen sieht es anders aus. Farbe, Grundierung und Lack sind längst bezahlt, die Gesellen bekommen ihre Löhne, und der Kunde zahlt erst am Ende. Ob es dabei um eine Abschlagsrechnung oder Teilrechnung geht, hängt daran, ob ein Teil der Arbeit gesondert abgenommen und vereinbart wurde.

Für unser Beispiel genügt ein Abschlag nach der ersten Woche, wenn Untergrundvorbereitung und Grundierung stehen:

Die Schlussrechnung führt dann die volle Leistung auf und zieht den Abschlag wieder ab — netto und Umsatzsteuer getrennt, nicht als eine Bruttozeile:

An dieser getrennten Absetzung hakt es in Word und Excel regelmäßig. Sie ist kein Detail. Sie entscheidet darüber, ob Sie Umsatzsteuer doppelt schulden.

Mit mehreren Abschlägen wird es schnell unübersichtlich. Alle Zwischensummen stehen im durchgerechneten Beispiel einer Badsanierung. Wie Abschlag und Schlussrechnung ineinandergreifen, erklärt die Übersicht zur Abschlags- und Schlussrechnung.

Wie wird aus dem Angebot die Rechnung?

Im besten Fall: durch einen Klick. Die Positionen sind dieselben, es ändert sich der Kopf.

Aus der Angebotsnummer wird eine Rechnungsnummer. Aus der Gültigkeitsdauer wird ein Zahlungsziel. Dazu kommt der Leistungszeitraum — bei einem Auftrag über zwei Wochen also nicht ein einzelnes Datum, sondern die Angabe, wann die Arbeiten ausgeführt wurden. Die acht Positionen bleiben unverändert stehen, weil sie schon im Angebot stimmten.

In Word ist genau das Handarbeit. Angebot öffnen, unter neuem Namen speichern, Überschrift ersetzen. Letzte Rechnungsnummer heraussuchen, eins dazuzählen. Leistungsdatum eintippen. Und die Summen nachrechnen, weil in Position 4 noch fünf Quadratmeter korrigiert wurden.

Drei dieser Schritte gehen schief, ohne dass es jemand merkt. Die Nummer wird zweimal vergeben. Eine Position bleibt aus dem alten Angebot stehen. Oder die Summe unten passt nicht mehr zu den Zeilen darüber.

Warum eine im Dateisystem liegende Rechnung darüber hinaus ein Problem mit der Nachvollziehbarkeit hat, steht im Artikel zu den Risiken von Rechnungen aus Word und Excel. Und wenn Sie heute noch so arbeiten, aber wissen wollen, wie der Umstieg praktisch abläuft: Rechnungen in Word schreiben — und die Alternative.

Muss ich als Malerbetrieb E-Rechnungen ausstellen?

Zwei Dinge, die oft durcheinandergeraten: Empfangen und Ausstellen.

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits — seit Anfang 2025, unabhängig von der Betriebsgröße. Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen gibt es dabei keine Übergangsfrist. Praktisch heißt das: Wenn Ihr Farbengroßhändler die Rechnung als strukturierten Datensatz schickt, müssen Sie sie annehmen und aufbewahren können.

Ausstellen ist gestaffelt. Für einen Malerbetrieb mit einer bis drei Personen greift die Pflicht erst 2028. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro umgesetzt hat, ist schon ein Jahr früher dran. Für die allermeisten Handwerksbetriebe ist also 2028 der Termin, nicht 2027.

Wichtig ist die Unterscheidung nach Kundentyp: Die Pflicht betrifft Rechnungen an andere Unternehmen. Die Hausverwaltung aus unserem Beispiel ist ein Geschäftskunde — dort landet die E-Rechnung. Der Privatkunde, dessen Wohnzimmer Sie streichen, bekommt weiterhin sein PDF oder seinen Ausdruck.

Den vollständigen Zeitplan mit allen Stufen finden Sie im Überblick zur E-Rechnungspflicht für Handwerker, die Jahreszahlen einzeln aufgeschlüsselt im Zeitplan 2025 bis 2028.

Was ein Rechnungsprogramm für Maler können muss — und was nicht

Für die Kette Angebot → Rechnung → Abschlag ist die Liste kurz:

• • Positionsvorlagen. Einmal anlegen, danach in jedes Angebot ziehen. „Wandflächen zweimal streichen, je m²" tippen Sie nicht zum vierzigsten Mal.
• • Ein Klick vom Angebot zur Rechnung. Die Nummer vergibt das Programm.
• • Abschläge, die sich selbst absetzen. In der Schlussrechnung, netto und Umsatzsteuer getrennt.
• • ZUGFeRD-2.0.1-Format. Damit der Geschäftskunde die Rechnung einlesen kann.
• • Arbeits- und Materialkosten getrennt. Ohne dass Sie jedes Mal neu sortieren.

Und was nicht: kein digitales Aufmaß, keine Kalkulation, keine Materialwirtschaft. Nicht „noch nicht", sondern grundsätzlich nicht. Verlieren Sie beim Aufmaß die meiste Zeit, brauchen Sie eine Branchenlösung. Die kann das, und sie kostet entsprechend. Das sagen wir lieber vorher als hinterher.

Wir setzen dort an, wo die Flächen schon auf dem Zettel stehen. Bei den drei Dokumenten, die daraus Geld machen. Wie das für Maler- und Lackiererbetriebe aussieht, steht auf der Seite zur Maler-Rechnungssoftware ab 9,90 €. Was im Tarif enthalten ist, zeigt die Preisübersicht.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage

Pflichtangaben der Rechnung. § 14 Abs. 4 UStG zählt sie auf [1]. Nummer 4 verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)". Entscheidend ist also, dass eine Nummer nur ein einziges Mal vorkommt — nicht, dass die Reihe lückenlos ist. Nummer 6 verlangt den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Wird das Entgelt ganz oder teilweise vor der Leistung vereinnahmt, tritt an dessen Stelle „der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt".

Bindung an das Angebot. § 145 BGB [2]: „Wer einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, ist an den Antrag gebunden, es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat." Deshalb die Gültigkeitsdauer.

Steuerermäßigung des Kunden. § 35a Abs. 3 EStG ermäßigt die tarifliche Einkommensteuer für Handwerkerleistungen bei Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen „auf Antrag um 20 Prozent der Aufwendungen des Steuerpflichtigen, höchstens jedoch um 1 200 Euro" [3]. Abs. 5 Satz 2 begrenzt die Bemessungsgrundlage: Der Abzug „gilt nur für Arbeitskosten". Abs. 5 Satz 3 nennt die beiden Voraussetzungen: Der Steuerpflichtige muss „eine Rechnung erhalten" haben und „die Zahlung auf das Konto des Erbringers der Leistung" muss erfolgt sein. Was darüber hinaus zu den Arbeitskosten zählt — etwa Fahrt- und Maschinenkosten —, ergibt sich nicht aus dem Gesetzeswortlaut, sondern aus der Auffassung der Finanzverwaltung.

Abschlagszahlung. § 632a Abs. 1 BGB gibt dem Unternehmer den Anspruch auf eine Abschlagszahlung „in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen" [4]. Satz 5 verlangt dazu eine Aufstellung, „die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss".

Absetzung in der Schlussrechnung. § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG [1] nennt sie „Endrechnung": Wird eine solche erteilt, „sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen im Sinne der Absätze 1 bis 4 ausgestellt worden sind". Die Pflicht steht dort — nicht in § 14c, der die Folge eines zu hohen Steuerausweises regelt.

Kleinunternehmer. § 19 UStG stellt den Umsatz eines im Inland ansässigen Unternehmers steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz nach Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet [5]. § 34a UStDV nennt die Mindestangaben einer solchen Rechnung — darunter das Entgelt „in einer Summe mit einem Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt" — und stellt klar, dass sie „immer als sonstige Rechnung" übermittelt werden darf [6].

E-Rechnung. § 27 Abs. 38 UStG regelt den Übergang [7]: Für Umsätze vor dem 1. Januar 2028 darf noch auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format abgerechnet werden, „wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat". Oberhalb dieser Grenze endet die Übergangsfrist ein Jahr früher.

Aufbewahrung. § 14b Abs. 1 UStG: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren [8]. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Kleinbetragsrechnung. Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro genügen nach § 33 UStDV weniger Angaben [9] — für den Nachbarschaftsauftrag „einen Heizkörper lackieren" relevant, für das Treppenhaus nicht.

Quellen

1. [1]§ 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
2. [2]§ 145 BGB — Bindung an den Antrag. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__145.html
3. [3]§ 35a EStG — Steuerermäßigung bei Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__35a.html
4. [4]§ 632a BGB — Abschlagszahlungen. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__632a.html
5. [5]§ 19 UStG — Besteuerung der Kleinunternehmer. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html
6. [6]§ 34a UStDV — Rechnungen von Kleinunternehmern. https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html
7. [7]§ 27 UStG — Allgemeine Übergangsvorschriften. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
8. [8]§ 14b UStG — Aufbewahrung von Rechnungen. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
9. [9]§ 33 UStDV — Rechnungen über Kleinbeträge. https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html