Schlussrechnung mit Abschlagszahlungen: Beispiel und die Umsatzsteuer-Falle

Das Bad ist fertig, der Kunde zufrieden, zwei Abschläge sind längst auf dem Konto. Jetzt fehlt nur noch die Schlussrechnung - und genau hier passiert der Fehler, der einen Handwerksbetrieb ein paar tausend Euro kosten kann. Hier steht zuerst die kurze Antwort samt durchgerechnetem Beispiel. Wer es genau wissen will, findet die Paragrafen weiter unten.

Die kurze Antwort

• Die Umsatzsteuer aus einem Abschlag zahlen Sie sofort. Nicht erst, wenn das Bad fertig ist, sondern in dem Monat, in dem das Geld eingeht.
• Weist die Schlussrechnung die Steuer auf die volle Leistung aus, müssen Sie jeden Abschlag wieder abziehen - und zwar mit seinem eigenen Umsatzsteuerbetrag, nicht nur mit dem Nettobetrag.
• Vergessen Sie das, zahlen Sie die Steuer ein zweites Mal. Im Beispiel unten wären das 2.660 Euro, die Sie schon abgeführt haben und noch einmal schulden.
• Die schlankere Alternative ist die Restrechnung. Sie rechnet nur über den Restbetrag ab und weist nur dessen Steuer aus. Die Abschläge müssen dann nicht darin stehen.
• Ihr Kunde hat davon auch nichts. Er darf trotzdem nur die Steuer aus dem Restbetrag geltend machen - der Fehler schadet beiden Seiten.
• Der Fehler ist heilbar. Wer ihn bemerkt, korrigiert die Rechnung gegenüber dem Kunden und geht das mit dem Steuerberater durch, statt es auszusitzen.
• Als Kleinunternehmer betrifft Sie das nicht - ohne ausgewiesene Umsatzsteuer gibt es nichts abzusetzen.

Warum die Steuer beim Abschlag schon fällig wird

Bei einer normalen Rechnung wird die Umsatzsteuer fällig, wenn die Arbeit fertig ist. Bei Abschlägen früher: Sobald der Kunde zahlt, gehört die Steuer in die Voranmeldung dieses Monats.

Übersetzt: Der Abschlag, den der Kunde im März überweist, gehört in die März-Voranmeldung. Nicht in die des Monats, in dem das Bad fertig wird.

Das gilt sogar dann, wenn Sie gar keine Abschlagsrechnung geschrieben haben - die Steuer hängt am Geldeingang, nicht am Papier. Wer eine Abschlagsrechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer stellt, hat diese Steuer also längst abgeführt, bevor die Schlussrechnung geschrieben wird.

Und genau deshalb muss sie am Ende wieder heraus.

Schlussrechnung Muster mit Abschlagszahlungen: Badsanierung

Ein SHK-Betrieb saniert ein Bad. Vereinbart sind 20.000 Euro netto, 19 Prozent Umsatzsteuer, zwei Abschläge nach Baufortschritt.

Abschlag 1 geht nach der Rohinstallation raus, Abschlag 2 nach den Fliesenarbeiten. Wie SHK-Betriebe dieselbe Kette mit drei Abschlägen führen, steht am Beispiel einer Badsanierung:

Beide sind bezahlt, beide Steuerbeträge sind über die Voranmeldung bereits ans Finanzamt gegangen. Nach der Abnahme folgt die Schlussrechnung. Sie führt die volle Leistung auf und zieht davon beide Abschläge ab - jeweils mit Nettobetrag und Steuerbetrag:

Zwei Details machen den Unterschied.

Jeder Abschlag steht mit Nummer und Datum drin. So bleibt für den Kunden und für eine spätere Prüfung nachvollziehbar, welche Rechnung gemeint ist.

Bei jedem Abschlag steht auch die Umsatzsteuer. Das ist keine Zierde, sondern der eigentliche Punkt: Weist die Schlussrechnung die Steuer auf die volle Leistung aus, hier 3.800 Euro, muss die Steuer der Abschläge daneben stehen und abgezogen werden. Eine verbreitete Kurzform zieht nur die Netto-Abschläge ab und rechnet die Steuer erst auf den Rest. Das ist kein Fehler, sondern eine Restrechnung: Sie weist nur die Steuer auf den Restbetrag aus, und die Finanzverwaltung beanstandet das nicht. Falsch wird es erst, wenn die volle Steuer drinsteht und die Abschläge fehlen. Mit eigenen Beträgen können Sie die Schlussrechnung berechnen: Der kostenlose Rechner setzt jeden Abschlag mit Netto und Umsatzsteuer als eigene Zeile ab.

Was außer der Tabelle auf die Schlussrechnung gehört

Die Tabelle ist das Herzstück, aber noch keine vollständige Rechnung. Auf das fertige Dokument gehören dieselben Pflichtangaben wie auf jede andere Rechnung [3]:

• vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum
• eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer - die Schlussrechnung bekommt eine neue Nummer, nicht die eines Abschlags
• Art und Umfang der Leistung, hier die Badsanierung mit ihren wesentlichen Positionen
• der Zeitpunkt der Leistung
• das Entgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag, so wie in der Tabelle oben
• bei Arbeiten an Haus oder Wohnung eines Privatkunden: ein Hinweis auf dessen Aufbewahrungspflicht

Dazu kommen die Nummern und Daten der Abschläge, wie im Muster gezeigt, und eine klare Überschrift wie „Schlussrechnung". So sieht Ihr Kunde sofort, dass mit diesem Dokument abgerechnet wird. Alle Pflichtangaben im Einzelnen stehen in der Checkliste Rechnung schreiben als Handwerker.

Auch die Frist ist nicht beliebig: Für Arbeiten im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa eine Badsanierung, muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden - auch gegenüber Privatkunden [3].

Was passiert, wenn die Abschläge nicht abgezogen werden

Hier wird es konkret und teuer.

Die bayerische Steuerverwaltung rechnet den Fall in einem Merkblatt für die Bauwirtschaft durch. Ein Bauunternehmer hat eine Anzahlung von 100.000 Euro plus 19.000 Euro Umsatzsteuer erhalten und versteuert. In der Schlussrechnung über 500.000 Euro plus 95.000 Euro Umsatzsteuer vergisst er, die Anzahlung abzuziehen.

Das Ergebnis: Er schuldet die vollen 95.000 Euro - und die 19.000 Euro aus der Anzahlung, die er längst gezahlt hat, ein zweites Mal.

Das ist kein Rechenfehler, den man beim nächsten Mal besser macht. Wer in einer Rechnung mehr Steuer ausweist, als er für den Auftrag schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag. Auf das Badbeispiel übertragen wären das die 2.660 Euro aus den beiden Abschlägen. Welche weiteren Fehler in der Schlussrechnung zu dieser Steuerschuld führen können, steht im Beitrag 14c UStG in der Schlussrechnung.

Ihr Kunde hat davon ebenfalls nichts. Er darf nur die Steuer aus der Restzahlung geltend machen - auch dann, wenn Sie den Abzug vergessen haben. Der Fehler schadet beiden Seiten, was in der Praxis für unangenehme Rückfragen sorgt.

Eine Entlastung gibt es: Der Fehler ist heilbar. Wird die Rechnung gegenüber dem Kunden berichtigt, lässt sich das korrigieren. Wer den Fehler bemerkt, geht ihn mit dem Steuerberater durch, statt ihn auszusitzen.

Zwei zulässige Wege - und die Mischform, die schiefgeht

Es gibt nicht nur einen richtigen Weg, sondern zwei. Die Falle entsteht beim Vermischen.

Die Schlussrechnung über alles. Sie rechnen die Gesamtleistung ab und ziehen die Abschläge samt Steuer davon ab - so wie im Beispiel oben.

Die Restrechnung. Die schlankere Variante: Sie rechnen nur über den verbliebenen Restbetrag ab. Die früheren Abschläge und ihre Steuerbeträge müssen darin dann nicht aufgeführt werden. Zulässig ist dabei auch, die volle Nettosumme zu nennen und die Netto-Abschläge davon abzuziehen - die Kurzform von oben.

Problematisch wird die Mischform: die volle Auftragssumme mit voller Umsatzsteuer ausweisen und die Abschläge weglassen. Das ist genau der Fall aus dem Abschnitt oben.

Fortlaufend oder kumuliert abrechnen

Bei mehreren Abschlägen sind zwei Methoden verbreitet. Fortlaufend rechnet jeder Abschlag nur seinen eigenen Teilbetrag ab - so wie im Beispiel. Kumuliert weist jeder Abschlag die bis dahin insgesamt erbrachte Leistung aus und zieht die vorherigen Abschläge ab; im Bau ist das verbreitet, weil sich der Baufortschritt so besser abbilden lässt.

Für die Umsatzsteuer ändert die Wahl nichts. Abgezogen werden muss in beiden Fällen.

Wichtig ist die Abgrenzung zur Teilleistung, die etwas ganz anderes ist. Von einer Teilleistung spricht man erst, wenn vier Dinge zusammenkommen: ein wirtschaftlich abgrenzbarer Teil der Arbeit, eine eigene Abnahme, ein eigens dafür vereinbartes Entgelt und eine eigene Abrechnung. Eine bloße Vereinbarung über Abschlagszahlungen reicht dafür nicht. Deshalb gelten für Abschläge die Regeln für Anzahlungen - nicht die für Teilleistungen. Die drei Begriffe stehen im Vergleich Teilrechnung, Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung nebeneinander.

Abschläge in der E-Rechnung

Seit Anfang 2025 müssen alle Betriebe E-Rechnungen empfangen können. Selbst ausstellen müssen Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028. Details stehen in unserem Überblick zur E-Rechnungs-Pflicht für Handwerker und im Zeitplan 2025-2028.

Für Abschläge gibt es dabei eine Besonderheit, die wenig bekannt ist: Anzahlungen lassen sich im maschinenlesbaren Teil einer E-Rechnung derzeit technisch nicht abbilden. Die Finanzverwaltung akzeptiert deshalb, dass die Abschlagsübersicht als Anhang mitgeschickt wird, auf den die Rechnung verweist. Diese Erleichterung gilt noch bis Mitte 2030.

Für die Praxis heißt das: Die Abschlagsübersicht gehört als Anlage an die E-Rechnung, mit einem Verweis darauf.

Wie rechnungsklar Abschläge in der Schlussrechnung führt

In rechnungsklar hängen Abschläge und Schlussrechnung am selben Projekt. Beim Anlegen der Schlussrechnung werden die bereits gestellten Abschläge mit Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag und Umsatzsteuer übernommen und einzeln abgesetzt. Die Summenzeile und der Restbetrag ergeben sich daraus, ohne dass jemand nebenher rechnet.

Im ZUGFeRD-Datensatz landen die Abschläge als geleistete Vorauszahlung, die Schlussrechnung trägt die Referenz auf die vorangegangenen Rechnungen. Wie die ZUGFeRD-Rechnung dabei entsteht, zeigt die Seite ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

Wie das mit den Pflichtangaben im Detail aussieht, zeigt unser Muster für die Abschlagsrechnung. Was die Software bei der Abschlags- und Schlussrechnung sonst noch abnimmt, steht auf der Seite zur Abschlagsrechnungs-Software - enthalten ist das ab 9,90 Euro im Monat, siehe Preise, nicht erst in einem höheren Tarif.

Wie das in einem SHK-Betrieb aussieht, vom Notdienst bis zur Badsanierung, zeigt die Seite Rechnungsprogramm für SHK-Betriebe.

Die Rechnung im Mittelpunkt. Der Rest kommt, wenn Sie ihn brauchen.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage

Bis hierher stand die kurze Antwort. Dieser Abschnitt nennt die Paragrafen dahinter - nützlich, wenn Sie das Ganze mit Ihrem Steuerberater besprechen oder selbst nachlesen möchten.

Wann die Steuer entsteht, regelt § 13 UStG [1]: Wird ein Teil des Entgelts vereinnahmt, bevor die Leistung ausgeführt ist, entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingegangen ist [1]. Das gilt unabhängig davon, ob überhaupt eine Abschlagsrechnung geschrieben wurde - die Steuer knüpft an die Vereinnahmung an, nicht an die Rechnung [2].

Die Absetzungspflicht steht in § 14 Absatz 5 Satz 2 UStG [3]. Im Wortlaut:

Wird eine Endrechnung erteilt, sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen im Sinne der Absätze 1 bis 4 ausgestellt worden sind. [3]

Drei Dinge stecken darin, die in der Praxis regelmäßig untergehen. Erstens: Das Gesetz sagt „Endrechnung", die Baustelle sagt „Schlussrechnung" - gemeint ist dasselbe Dokument. Zweitens: Abzusetzen sind zwei Größen, die vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge. Wer in der Endrechnung die Steuer auf die volle Leistung ausweist, muss deshalb auch die Steuer der Abschläge absetzen; nur die Nettobeträge abzuziehen genügt dann nicht. Drittens: Die Pflicht greift nur bei gesondertem Steuerausweis - für Betriebe, die nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen, gibt es entsprechend nichts abzusetzen.

Der Aufbau des Beispiels folgt dem Schema, das die Finanzverwaltung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass vorzeichnet [4].

Die Folge der unterlassenen Absetzung rechnet das Bayerische Landesamt für Steuern in seinem Merkblatt zur Umsatzbesteuerung in der Bauwirtschaft durch, das im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder ergangen ist [2]:

Der Bauunternehmer schuldet für den Voranmeldungszeitraum Januar des Folgejahres den in seiner Rechnung ausgewiesenen gesamten Umsatzsteuerbetrag in Höhe von 95.000 € (19 % von 500.000 €), davon 19.000 € gem. § 14c Abs. 1 UStG. Der auf die vereinnahmte und bereits versteuerte Anzahlung von 119.000 € entfallende Umsatzsteuerbetrag in Höhe von 19.000 € wird also wegen der unterlassenen Absetzung des Teilentgelts in der Endrechnung nach § 14c Abs. 1 UStG nochmals geschuldet. [2]

Rechtsgrundlage dafür ist § 14c Absatz 1 UStG [5]: Wer in einer Rechnung mehr Steuer ausweist, als er für den Umsatz schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag. Der Leistungsempfänger darf dagegen nur die Vorsteuer aus der verbliebenen Restzahlung ziehen - auch dann, wenn die Absetzung unterlassen wurde [2]. Berichtigt der Aussteller den Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger, ist § 17 Absatz 1 UStG entsprechend anzuwenden [5]; darin liegt die Heilungsmöglichkeit.

Die Restrechnung als Alternative ergibt sich aus Abschnitt 14.8 Absatz 11 UStAE [6]: Statt einer Endrechnung kann über das restliche Entgelt beziehungsweise den verbliebenen Restpreis abgerechnet werden. In ihr sind die im Voraus vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge dann nicht anzugeben [6]. Es ist nach Satz 3 jedoch nicht zu beanstanden, wenn zusätzlich das Gesamtentgelt (ohne Steuer) angegeben wird und davon die im Voraus vereinnahmten Teilentgelte (ohne Steuer) abgesetzt werden [6].

Die Abgrenzung zur Teilleistung folgt ebenfalls dem Merkblatt [2]: Eine Teilleistung setzt einen wirtschaftlich abgrenzbaren Teil der Leistung, eine gesonderte Abnahme, eine gesonderte Entgeltvereinbarung und eine gesonderte Abrechnung voraus. Eine bloße Vereinbarung über Abschlagszahlungen nach § 16 VOB/B ist ausdrücklich keine gesonderte Entgeltvereinbarung [2].

Die Anzahlungen in der E-Rechnung regelt Abschnitt 14.8 Absatz 8 Nummer 2 UStAE: Die Abschläge dürfen in einem unstrukturierten Anhang dargestellt werden, auf den im strukturierten Teil hingewiesen wird; anwendbar bis zum 30. Juni 2030 [7]. Im ZUGFeRD-Datensatz werden die Abschläge als PrepaidAmount (BT-113) geführt, die Schlussrechnung trägt die Referenz auf die vorangegangenen Rechnungen (BG-3).