E-Rechnung ab wann Pflicht? Der Zeitplan 2025–2028 für Handwerker

Die E-Rechnung ist Pflicht — aber nicht für jeden zur gleichen Zeit, und für die meisten Handwerksbetriebe später, als überall zu lesen ist. Hier steht zuerst die kurze Antwort. Wer es genau wissen will, findet die Rechtsgrundlagen weiter unten.

Die kurze Antwort

• • Empfangen können müssen Sie schon heute. Seit Anfang 2025 gilt das für jeden Betrieb. Ein ganz normales E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
• • Selbst E-Rechnungen schreiben müssen Sie erst ab 2028 — wenn Ihr Umsatz im Vorjahr unter 800.000 Euro lag. Das trifft auf die allermeisten Handwerksbetriebe zu.
• • Über 800.000 Euro Umsatz? Dann geht es für Sie schon ein Jahr früher los, ab 2027.
• • Kleinunternehmer? Dann müssen Sie überhaupt nie E-Rechnungen ausstellen. Papier und PDF bleiben für Sie dauerhaft erlaubt.
• • Bis zu Ihrem Stichtag ändert sich nichts. Sie dürfen weiter Papierrechnungen schreiben und PDFs verschicken.
• • Was jetzt sinnvoll ist: Nichts überstürzen. Aber einmal durchdenken, was passiert, wenn Ihnen morgen ein Großhändler eine E-Rechnung schickt — können Sie die öffnen und aufheben?

Was heißt das für Ihren Betrieb?

Der häufigste Denkfehler steckt im Wort „E-Rechnungspflicht". Dahinter stecken nämlich zwei völlig verschiedene Dinge, und nur eines davon betrifft Sie heute schon.

Das eine ist das Empfangen. Wenn Ihnen jemand eine E-Rechnung schickt, müssen Sie sie annehmen und aufbewahren können. Das gilt seit Anfang 2025 für alle, ohne Ausnahme und ohne Umsatzgrenze. Die gute Nachricht: Ein E-Mail-Postfach genügt. Sie brauchen dafür keine neue Software.

Das andere ist das Ausstellen — also Ihre eigenen Rechnungen. Und das kommt gestaffelt:

• • Kleinunternehmer: nie. Sie bleiben dauerhaft befreit.
• • Umsatz im Vorjahr unter 800.000 Euro: ab 2028.
• • Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro: ab 2027.

Ein SHK-Betrieb mit 180.000 Euro Jahresumsatz und einer Aushilfe findet sich in der mittleren Zeile wieder: empfangen ja, seit 2025 — selbst ausstellen erst 2028.

Wenn Sie also irgendwo lesen „ab 2027 muss jeder", dann ist das die Regel für die großen Betriebe. Für einen normalen Handwerksbetrieb ist 2028 die richtige Antwort.

Wie rechne ich meinen Umsatz für die 800.000-Euro-Grenze?

Zwei Dinge werden dabei regelmäßig falsch gemacht.

Erstens zählt das Vorjahr, nicht das laufende Jahr. Ob Sie ab Januar 2027 E-Rechnungen schreiben müssen, entscheidet sich an Ihrem Umsatz aus dem Jahr 2026.

Zweitens zählt nicht alles mit. Wenn Sie den alten Firmenwagen oder eine Maschine verkaufen, treibt das Ihren Umsatz auf dem Papier nach oben — für diese Grenze wird es aber nicht mitgerechnet. Gerade im Handwerk kann ein einzelner Fahrzeugverkauf sonst einen falschen Eindruck erwecken.

Hinweis: Wie sich der Umsatz im Einzelfall genau zusammensetzt, hängt vom jeweiligen Betrieb ab. Wenn Sie nah an der Grenze liegen, klären Sie das am besten mit Ihrem Steuerberater — der kennt Ihre Zahlen.

Was Sie schon heute können sollten: E-Rechnungen empfangen

Hier gibt es keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Seit Anfang 2025 gilt das für jeden Unternehmer.

Technisch ist es einfacher, als es klingt: Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg. Wichtiger ist das Aufheben. Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung geschrieben wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2034 vorhanden sein.

Ein Punkt, der oft schiefgeht: Bei einer E-Rechnung reicht es nicht, sie auszudrucken und den Ausdruck abzuheften. Die Datei selbst muss erhalten bleiben, weil in ihr die maschinenlesbaren Daten stecken.

Warum Word und Excel dafür nicht reichen

Eine Rechnung, die Sie in Word schreiben und als PDF speichern, ist keine E-Rechnung. Das klingt merkwürdig, hat aber einen einfachen Grund: Ein PDF ist im Grunde ein Foto Ihrer Rechnung. Ein Mensch kann es lesen, ein Buchhaltungsprogramm nicht — es sieht nur Pixel, keine Zahlen.

Eine echte E-Rechnung enthält die Daten zusätzlich in maschinenlesbarer Form. Solange Ihre Übergangsfrist läuft, ist das kein Problem. Wer ohnehin über einen Wechsel nachdenkt, findet die Details unter Rechnungen in Word schreiben.

Welches Format brauchen Sie?

Es gibt zwei, die in Deutschland zählen:

• • ZUGFeRD — sieht aus wie eine ganz normale PDF-Rechnung, hat die Daten aber zusätzlich unsichtbar eingebettet. Sie sehen Ihre gewohnte Rechnung, die Software Ihres Kunden liest die Zahlen automatisch. Das ist der übliche Weg im Geschäft mit anderen Firmen. Mehr dazu: ZUGFeRD-Rechnung.
• • XRechnung — reine Daten, kein Sichtbeleg. Verlangen vor allem Ämter und öffentliche Auftraggeber. Mehr dazu: XRechnung.

Ein Stolperstein bei ZUGFeRD: Es gibt verschiedene Ausbaustufen, und die kleinsten (MINIMUM und BASIC-WL) enthalten zu wenige Daten — die zählen nicht als E-Rechnung. Nötig ist mindestens ZUGFeRD 2.0.1 in der Stufe BASIC. Wenn Sie eine Software nutzen, die das für Sie erledigt, müssen Sie sich damit nicht beschäftigen.

Welches Format wann passt, klärt unser Vergleich ZUGFeRD oder XRechnung.

Was das für Ihren Betrieb heißt

Für die meisten Handwerksbetriebe lautet die Antwort: empfangen seit 2025, selbst ausstellen ab 2028. Bis dahin besteht kein Zwang — wohl aber die Möglichkeit, die Umstellung in Ruhe zu machen, statt kurz vor dem Stichtag.

Früher umzusteigen hat einen praktischen Grund: Viele größere Auftraggeber verarbeiten E-Rechnungen automatisch. Das verkürzt oft die Zeit bis zum Geldeingang.

Genau dafür ist rechnungsklar gebaut. Jede Rechnung entsteht im ZUGFeRD-2.0.1-Format, ohne dass Sie sich mit Dateiformaten oder Ausbaustufen beschäftigen müssen — Sie schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt, der Rest passiert im Hintergrund. Was dabei technisch abläuft, steht unter Wie rechnungsklar die E-Rechnung automatisch erledigt. Das Ganze gibt es ab 9,90 € im Monat, monatlich kündbar.

Die Rechnung im Mittelpunkt. Der Rest kommt, wenn Sie ihn brauchen.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage

Bis hierher stand die kurze Antwort. Dieser Abschnitt nennt die Paragrafen dahinter — nützlich, wenn Sie das Ganze mit Ihrem Steuerberater besprechen oder selbst nachlesen möchten.

Die Staffelung steht in § 27 Absatz 38 des Umsatzsteuergesetzes [3]. Bemerkenswert daran: Das Gesetz ordnet keine Pflicht an, sondern erlaubt umgekehrt die Papierrechnung noch für eine bestimmte Zeit. § 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG lässt eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format zu

bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz […], wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat [3].

Daraus ergibt sich die Pflicht im Umkehrschluss: Wer über der Grenze liegt, kann sich ab 2027 nicht mehr auf die Übergangsregelung berufen. Wer darunter liegt, hat bis Ende 2027 Zeit und muss erst für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 umstellen. Deshalb ist die verbreitete Formel „ab 2027 muss jeder" eine Verkürzung.

Nebenbei zeigt der Wortlaut noch etwas: Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem der Umsatz ausgeführt wurde — nicht das Datum auf der Rechnung.

Der maßgebliche Umsatz ist der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG [4]: die Summe der steuerbaren Umsätze, berechnet nach vereinnahmten Entgelten. Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen bleiben dabei ausdrücklich unberücksichtigt [4] — das ist der Fahrzeugverkauf von oben.

Die Empfangspflicht folgt aus § 14 UStG [2] in Verbindung mit der Einführung zum 1. Januar 2025 [1]. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nur ein strukturiertes elektronisches Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht [2] — deshalb genügt ein einfaches PDF nicht. Als Formate erfüllen ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und XRechnung die Norm EN 16931; die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus [7].

Die Aufbewahrung regelt § 14b Absatz 1 UStG [6]: acht Jahre, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Rechnungen müssen über den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 3 UStG erfüllen [6] — bei einer E-Rechnung betrifft das auch den strukturierten Datensatz, nicht nur die Sichtdarstellung.

Die Kleinunternehmer-Befreiung steht in § 34a UStDV [5]: Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind, kann „immer als sonstige Rechnung" übermittelt werden. Das ist keine Übergangsregelung, sondern gilt auch über 2028 hinaus. Was das im Alltag bedeutet, inklusive des Sonderfalls öffentlicher Auftraggeber, steht ausführlich in unserem Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Quellen

1. [1]Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025 https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
2. [2]Umsatzsteuergesetz (UStG) §14 — Ausstellung von Rechnungen https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
3. [3]Umsatzsteuergesetz (UStG) §27 — Allgemeine Übergangsvorschriften (Absatz 38) https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
4. [4]Umsatzsteuergesetz (UStG) §19 — Besteuerung der Kleinunternehmer (Absatz 2: Gesamtumsatz) https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html
5. [5]Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) §34a — Rechnungen von Kleinunternehmern https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html
6. [6]Umsatzsteuergesetz (UStG) §14b — Aufbewahrung von Rechnungen https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
7. [7]Zentralverband des Deutschen Handwerks: Elektronische Rechnung (E-Rechnung) https://www.zdh.de/ueber-uns/fachbereich-steuern-und-finanzen/elektronische-rechnung/
8. [8]Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) §33 — Rechnungen über Kleinbeträge https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html