Rechnungen mit Word oder Excel schreiben: erlaubt, aber riskant

Vorlage öffnen, Kundenname und Beträge anpassen, als PDF speichern, per Mail raus. So läuft es in vielen kleinen Betrieben, seit Jahren und ohne Ärger. Wer jetzt liest, Word „gehe nicht mehr", hat dazu vermutlich schon drei widersprüchliche Aussagen gehört. Deshalb zuerst die kurze Antwort — danach die Stellen, an denen es im Alltag tatsächlich bricht.

Darf ich Rechnungen mit Word oder Excel schreiben? Die kurze Antwort

• • Ja, das ist erlaubt. Kein Gesetz schreibt Ihnen ein Programm vor. Entscheidend ist, was auf der Rechnung steht — nicht, womit sie getippt wurde.
• • Der Knackpunkt ist nicht das Schreiben, sondern das Speichern. Solange die Datei auf Ihrer Festplatte liegt, gilt sie als elektronisches Dokument und muss so aufbewahrt werden, dass sich nachträglich nichts unbemerkt ändern lässt.
• • Der normale Windows-Ordner reicht dafür nicht. Eine Word- oder Excel-Datei lässt sich jederzeit überschreiben, und niemand sieht es ihr an.
• • Rechnungsnummern müssen einmalig sein — nicht zwingend lückenlos. Eine Lücke ist kein Fehler. Eine Lücke, die Sie nicht erklären können, wird zum Problem.
• • Ein PDF aus Word ist keine E-Rechnung. Dafür braucht es ein maschinenlesbares Format.
• • Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits heute. Selbst ausstellen müssen die meisten kleinen Betriebe erst ab 2028.

Word und Excel sind also nicht verboten, und niemand nimmt Ihnen die Vorlage weg. Die Frage ist, wie viel Handarbeit Sie dauerhaft übernehmen wollen — und ob Sie im Zweifel erklären können, wie eine Rechnung entstanden ist.

Warum ist eine gespeicherte Word-Datei ein Problem?

Ein ganz normaler Dienstag. Die Rechnung für die Badsanierung ist raus, der Kunde ruft an, eine Position war strittig, Sie einigen sich auf weniger. Also Datei öffnen, Zahl ändern, speichern, neu verschicken.

Danach existiert nur noch die zweite Fassung. Was ursprünglich draufstand, ist aus der Datei nicht mehr ablesbar — kein Änderungsprotokoll, kein Original daneben. Genau hier kollidiert die Word-Rechnung mit den Aufzeichnungspflichten: Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Das Unangenehme ist, dass im Alltag nichts davon auffällt. Die Rechnung sieht sauber aus, der Kunde zahlt, der Ordner ist sortiert. Sichtbar wird die Lücke erst, wenn jemand nachvollziehen will, wie eine Rechnung zustande kam — typischerweise bei einer Betriebsprüfung. Lassen sich die Aufzeichnungen dann nicht nachvollziehen, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen; zu Ihren Gunsten fällt das selten aus.

Die Ablage im Dateisystem genügt den Anforderungen an die Unveränderbarkeit deshalb regelmäßig nicht — es sei denn, zusätzliche Maßnahmen schließen eine nachträgliche Änderung aus oder machen sie wenigstens sichtbar.

Wann ist eine Word-Rechnung unbedenklich?

Es gibt einen Fall, in dem Word ausdrücklich nicht beanstandet wird — und er erklärt die verwirrende Aussage, man dürfe die Datei „nicht speichern".

Der Fall: Sie schreiben die Rechnung in einer Vorlage, drucken sie aus, und beim nächsten Mal überschreiben Sie diese Vorlage mit der nächsten Rechnung. Es bleibt nie eine Rechnungsdatei zurück; aufbewahrt wird das Papierdoppel. Dafür hält die Finanzverwaltung fest, dass die reine Aufbewahrung in Papierform nicht zu beanstanden ist — dokumentiert werden muss das Verfahren trotzdem.

Der Haken steht im selben Absatz: Sobald die versendeten Rechnungen tatsächlich elektronisch aufbewahrt werden, ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Dann gelten die elektronischen Anforderungen samt Unveränderbarkeit.

Und da liegt die eigentliche Bruchstelle: Praktisch niemand löscht seine Rechnungen vom Rechner. Der Ordner mit den PDFs ist ja gerade das Archiv, in dem man nachschaut, was der Kunde letztes Jahr bezahlt hat. Sobald diese Dateien liegen bleiben — und das tun sie —, greift die elektronische Aufbewahrungspflicht. Der Ausnahmefall ist nicht falsch; er beschreibt eine Arbeitsweise aus der Zeit vor dem PDF-Archiv.

Müssen Rechnungsnummern wirklich lückenlos sein?

Hier hält sich eine Verschärfung, die so nicht im Gesetz steht. Verlangt wird eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Einmalig — das ist die Anforderung. Die Finanzverwaltung stellt sogar ausdrücklich klar, dass eine lückenlose Abfolge nicht zwingend ist.

Das entspannt die Lage, hebt sie aber nicht auf. In der Prüfungspraxis zählt die Erklärbarkeit. Fehlen zwischen Rechnung 1 und 1.000 zehn Nummern, wird gefragt, wo sie geblieben sind. Wer das plausibel beantworten kann — Storno, Verschreiber, abgebrochener Entwurf, eine bewusst gewählte Systematik in Fünferschritten —, hat kein Problem. Wer es nicht kann und bei wem zusätzlich andere Ungereimtheiten auffallen, riskiert eine Hinzuschätzung.

In Word entsteht das Risiko aus Handarbeit, nicht aus bösem Willen: Der Zählstand steht im Kopf, auf einem Zettel oder in der letzten Datei. Zwei Rechnungen am selben Tag, eine Vertretung an der Vorlage, der Jahreswechsel mit neuem Nummernkreis — dann wird eine Nummer doppelt vergeben oder verschwindet. Die doppelte ist der ernstere Fall: Die Einmaligkeit ist verletzt, und anders als bei einer Lücke hilft keine Erklärung.

Wer bei Word bleibt, führt deshalb am besten eine Liste aller vergebenen Nummern — auch der stornierten. Sie ist die Erklärung, nach der später gefragt wird.

Was ändert sich durch die E-Rechnung für Word und Excel?

Diese Änderung hat mit den Aufzeichnungspflichten nichts zu tun und trifft Word trotzdem an einer Stelle, an der keine Vorlage hilft.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF ist das nicht. Es zählt ausdrücklich als „sonstige Rechnung", genau wie ein Blatt Papier: lesbar für den Menschen, nicht für die Software des Empfängers. Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung erfüllen die Anforderung. Ein Word-Dokument oder ein daraus erzeugtes PDF nicht.

Praktisch hängt alles an zwei Pflichten, die oft durcheinandergeraten:

• • Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen von Geschäftskunden entgegennehmen können. Diese Pflicht gilt bereits, ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür grundsätzlich.
• • Selbst ausstellen: Hier gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen alle Betriebe weiterhin Papier oder PDF verschicken. Ab 2027 gilt die Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz; für alle anderen ab 2028.

Für einen Solo- oder Kleinbetrieb ist damit 2028 der Stichtag — nicht 2027. Und für Kleinunternehmer gilt eine dauerhafte Befreiung vom Ausstellen einer E-Rechnung; empfangen können müssen aber auch sie. Wie sich die Fristen im Einzelnen verteilen, steht ausführlich im Zeitplan 2025–2028; die Sonderrolle der Kleinunternehmer behandelt der Beitrag zur E-Rechnung für Kleinunternehmer. Den Überblick über die Pflicht insgesamt finden Sie auf unserer Seite zur E-Rechnungs-Pflicht für Handwerker.

Der Punkt für diesen Artikel ist schlicht: Ein Textprogramm erzeugt kein strukturiertes Rechnungsformat. Dafür ist es nicht gebaut.

Ist Excel riskanter als Word?

Rechtlich gilt für beide dasselbe. In der Praxis ist Excel die größere Fehlerquelle, aus drei Gründen.

Formeln ändern Beträge unbemerkt. Eine versehentlich gezogene Zelle, ein überschriebener Bezug, eine Summe über eine Zeile weniger — die Datei sieht danach unverändert aus. Bei Word merkt man wenigstens, dass man an einer Zahl war.

Aus der Rechnung wird schnell eine Aufzeichnung. Viele führen in derselben Mappe eine Übersicht aller Rechnungen samt Nummern und Beträgen. Damit ist die Datei nicht mehr nur ein Schriftstück, sondern eine steuerlich relevante Aufzeichnung — und für die gilt die Unveränderbarkeit unmittelbar.

Eine Datei, viele Fassungen. Die Mappe wird kopiert, umbenannt, auf den Stick gezogen. Welche Fassung verschickt wurde, lässt sich hinterher oft nicht mehr sagen.

Excel ist damit nicht „verbotener" als Word — es bietet nur deutlich mehr Gelegenheiten, unbemerkt etwas zu verändern.

Löst eine bessere Vorlage das Problem?

Naheliegender Gedanke — und leider nein. Eine vollständigere Vorlage sorgt dafür, dass die Pflichtangaben an der richtigen Stelle stehen; das ist nützlich. An den drei Punkten dieses Artikels ändert sie nichts: Die Datei bleibt veränderbar, die Nummer zählen Sie weiterhin selbst, und eine E-Rechnung entsteht daraus auch nicht. Das Thema ist nicht das Layout, sondern das Format und der Umgang mit der Datei. Welche Angaben eine Handwerkerrechnung enthalten muss, geht der Beitrag zu den Pflichtangaben auf der Handwerkerrechnung im Einzelnen durch.

Was ändert sich, wenn die Rechnung nicht mehr aus Word kommt?

Der Unterschied liegt nicht im Aussehen der Rechnung — das kann Word gut. Er liegt in dem, was Sie nicht mehr selbst erledigen:

• • Die Rechnungsnummer wird fortlaufend vergeben, statt von Hand hochgezählt.
• • Jede versendete Rechnung wird unveränderbar archiviert, statt in einem Ordner zu liegen, in dem sich Dateien überschreiben lassen.
• • Die Rechnung entsteht im ZUGFeRD-2.0.1-Format — dem Standard für die E-Rechnungspflicht — statt als PDF, das die Anforderungen an ein strukturiertes Format nicht erfüllt.
• • Kundendaten stehen einmal im System, statt bei jeder Rechnung neu getippt zu werden.

Der Umstieg ist dabei kleiner, als die meisten befürchten: Die bestehende Kundenliste aus Word oder Excel wird als CSV-Datei importiert, die Firmendaten trägt man einmal ein. Wie das im Detail abläuft, steht auf der Seite In 10 Minuten von Word zur digitalen Rechnung. Welche Funktionen dazugehören, zeigt die Funktionsübersicht — bei rechnungsklar ab 9,90 € im Monat, monatlich kündbar, siehe Preise.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage

Bis hierher stand die Praxis. Dieser Abschnitt nennt die Fundstellen — nützlich, wenn Sie das Thema mit Ihrem Steuerberater besprechen oder selbst nachlesen möchten.

Die Unveränderbarkeit steht im Gesetz, nicht nur in einer Verwaltungsanweisung. § 146 Abs. 4 AO bestimmt: „Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind." [1] Die GoBD greifen diese Norm in Textziffer 107 auf [2]. Nach Textziffer 110 erfüllt die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden [2].

Der papierbasierte Ausnahmefall steht in Textziffer 120 der GoBD: Wird die Rechnungsmaske nach dem Ausdruck mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben, „ist es in diesem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens in diesem Fall nur als Papierdokument aufbewahrt wird. Werden die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (z. B. im File-System oder einem DMS-System), so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Das Verfahren muss dokumentiert werden." [2] Textziffer 119 ergänzt, dass im Unternehmen entstandene elektronische Dokumente auch in dieser Form aufzubewahren sind und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben müssen [2].

Die Rechnungsnummer regelt § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG: verlangt ist „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird" [3]. Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE stellt dazu klar: „Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend." [4] Zur Prüfungspraxis: Der BFH hat eine Hinzuschätzung bei nicht plausibel erklärbaren Lücken in Verbindung mit weiteren Ungereimtheiten bestätigt (Beschluss vom 23.05.2023, X B 111/22) [5]; das FG Köln hielt fest, es sei „sehr wohl von Bedeutung, wenn einige Rechnungsnummern fehlen, ohne dass eine Stornierung oder ein Verschreiben nachgewiesen ist" (Urteil vom 02.07.2010, 11 K 3676/06) [4].

Was eine E-Rechnung ist, definiert § 14 Abs. 1 UStG: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird." [3] Das strukturierte Format muss nach Satz 6 der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen [3].

Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG: Für Umsätze bis zum 31.12.2026 darf weiterhin auf Papier oder in einem nicht normkonformen elektronischen Format abgerechnet werden; für Umsätze bis zum 31.12.2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat [6]. Die Empfangspflicht kennt keine solche Übergangsregel und gilt seit dem 01.01.2025. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit (§ 34a UStDV) [7].

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre; sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist [8]. Die Frist wurde zum 01.01.2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Die Schätzungsbefugnis des Finanzamts folgt aus § 162 AO: Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie sie zu schätzen [9].

Quellen

1. [1]§ 146 AO — Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen. https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html
2. [2]BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (IV A 4 - S 0316/19/10003 :001) — Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), Textziffern 107, 110, 119, 120. https://www.ihk-muenchen.de/ihk/documents/Recht-Steuern/Steuerrecht/2019-11-28-GoBD.pdf
3. [3]§ 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
4. [4]Haufe — Fortlaufende Nummerierung von Rechnungen: Ausnahmen (mit Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE und FG Köln vom 02.07.2010, 11 K 3676/06). https://www.haufe.de/finance/buchfuehrung-kontierung/fortlaufende-nummerierung-von-rechnungen-ausnahmen_186_387400.html
5. [5]Deutsche Handwerks-Zeitung — Sind lückenlos fortlaufende Rechnungsnummern Pflicht? (mit BFH, Beschluss vom 23.05.2023, X B 111/22). https://www.deutsche-handwerks-zeitung.de/sind-lueckenlos-fortlaufende-rechnungsnummern-pflicht-313278/
6. [6]§ 27 Abs. 38 UStG — Allgemeine Übergangsvorschriften. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
7. [7]§ 34a UStDV — Rechnungen von Kleinunternehmern. https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html
8. [8]§ 14b UStG — Aufbewahrung von Rechnungen. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
9. [9]§ 162 AO — Schätzung von Besteuerungsgrundlagen. https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__162.html