Rechnungsprogramm kaufen oder mieten? Warum der Einmalkauf teuer werden kann

„Einmal zahlen, dann gehört es mir" - das hören wir oft, wenn es um ein Rechnungsprogramm geht. Verständlich, denn eine Monatsgebühr fühlt sich an wie eine Rechnung, die nie aufhört - und so vergleicht, wer ein Rechnungsprogramm kaufen will, meist nur Kaufpreis und Monatsbetrag. Wir rechnen nach. Was kommt beim Einmalkauf noch dazu, und wann lohnt er sich trotzdem?

Lohnt es sich, ein Rechnungsprogramm zu kaufen? Die kurze Antwort

• Der Kaufpreis ist nur der Anfang. Gesetze und Rechnungsformate ändern sich laufend. Jemand muss diese Änderungen ins Programm bringen.
• Neue Versionen können extra kosten. Ob große Updates im Kaufpreis enthalten sind, regeln die Lizenzbedingungen des Herstellers.
• Die Datensicherung liegt bei Ihnen. Rechnungen müssen mindestens acht Jahre aufbewahrt werden. Geht der Laptop kaputt, sind sie ohne Sicherung weg.
• Ein neuer PC bedeutet Umzug. Neu installieren, Lizenz übertragen, Daten mitnehmen.
• Mit Ihrer Zeit gerechnet, kann der Kauf über fünf Jahre teurer werden als das Abo. Ohne Ihre Zeit liegen beide in unserem Beispiel fast gleichauf.
• Der Kauf kann trotzdem passen - etwa ohne verlässliches Internet oder ohne Bedarf an E-Rechnungen.

Kauf oder Abo: Wie schneiden beide im direkten Vergleich ab?

Die Abo-Spalte beschreibt, wie wir es bei rechnungsklar machen. Andere Abos können anders geregelt sein.

Warum muss ein Rechnungsprogramm ständig angepasst werden?

Ein Rechnungsprogramm ist kein Hammer, den man einmal kauft und zwanzig Jahre benutzt. Es muss abbilden, was Gesetzgeber und Finanzverwaltung gerade verlangen - und das ändert sich oft:

• E-Rechnung: Empfangen können muss jeder Betrieb sie seit Januar 2025. Ausstellen müssen sie Betriebe mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr für Umsätze ab 2027, alle anderen ab 2028 - mit wenigen Ausnahmen. Details im Zeitplan der E-Rechnungspflicht und im Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht für Handwerker.
• Formate: Von ZUGFeRD sind seit der Version 2.0.1 aus dem Jahr 2019 acht weitere Versionen erschienen, zuletzt 2.5 im Juni 2026. Für die XRechnung ist die Version 4.0 für das Frühjahr 2027 angekündigt.
• Mehrwertsteuer: Im zweiten Halbjahr 2020 galten sechs Monate lang 16 % und 5 % statt 19 % und 7 %. Jedes Programm musste das binnen Wochen können - und danach wieder zurück.
• Aufbewahrungsregeln: Die Verwaltungsvorschrift zur digitalen Buchführung, die GoBD, wurde 2024 und 2025 geändert. Seit Juli 2025 steht dort, dass eingehende E-Rechnungen in dem Format aufzubewahren sind, in dem sie ankommen.

Jede Änderung muss irgendwer ins Programm bringen. Beim Kauf heißt das: Der Hersteller bringt eine neue Version heraus, Sie installieren sie - je nach Lizenz gegen Bezahlung.

Was passiert, wenn der Hersteller keine Updates mehr liefert?

Ein bekanntes Beispiel ist Windows 10: Seit dem 14. Oktober 2025 liefert Microsoft dafür keine Sicherheitsupdates mehr. Die Rechner laufen weiter, aber Lücken bleiben offen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) schreibt, ein solches System weiter zu nutzen, „öffnet Angreifern Tür und Tor".

Genauso bei gekaufter Rechnungssoftware: Irgendwann pflegt der Hersteller eine alte Version nicht mehr, und dann bleibt das Programm auf dem Stand des letzten Updates stehen - bei der Sicherheit genauso wie bei den Formaten. Es startet trotzdem weiter.

Wer sichert die Rechnungen, wenn der Laptop kaputtgeht?

Rechnungen müssen mindestens acht Jahre aufbewahrt werden, gezählt ab Ende des Jahres, in dem sie geschrieben wurden. Eine Rechnung vom März 2026 muss also mindestens bis Ende 2034 vorhanden sein, länger, solange sie für eine noch offene Steuerfestsetzung gebraucht wird. In dieser Zeit muss sie jederzeit verfügbar, lesbar und digital auswertbar bleiben.

Bei Kaufsoftware liegen die Daten meist auf dem eigenen Rechner. Wird der Laptop gestohlen oder fällt die Festplatte aus, sind die Rechnungen ohne Sicherung weg. Das BSI rät, die Sicherung „räumlich getrennt vom PC" aufzubewahren - also nicht im selben Büro oder im selben Transporter. Wer noch in Word schreibt, kennt das Problem aus unserem Artikel über die Risiken von Word- und Excel-Rechnungen.

Was bedeutet ein neuer PC oder ein neues Windows für das Rechnungsprogramm?

Beim nächsten Rechner steht der Umzug an: Programm neu installieren, Lizenz übertragen, Daten mitnehmen, prüfen. Läuft die alte Version auf dem neuen Betriebssystem nicht mehr, wird aus dem Umzug ein Neukauf. Und erfüllt der alte Rechner die Anforderungen eines neuen Systems nicht, ist laut BSI „unter Umständen ein Austausch bzw. eine Neuanschaffung der Hardware erforderlich".

Dazu kommt: Wer das Programm wechselt, muss die alten Rechnungen trotzdem weiter verfügbar, lesbar und digital auswertbar halten - in den ersten Jahren nach dem Wechsel gelten dafür strengere Regeln als danach. Das alte Programm wird man also nicht sofort los.

Welche Kosten kommen nach dem Kauf noch dazu?

Der Kaufpreis deckt die gekaufte Version ab. Was danach kommt, regeln die Lizenzbedingungen. Mögliche Posten:

• Kostenpflichtige Hauptversionen, wenn neue Formate oder Gesetze ein großes Update nötig machen.
• Update- oder Wartungsverträge zusätzlich zur Lizenz, etwa als Jahresbetrag. Das ist dann faktisch auch ein Abo, nur mit Kaufpreis vorneweg.
• Ende der Unterstützung für alte Versionen: keine Hilfe, keine Korrekturen mehr.
• Zubehör für die Sicherung, etwa eine externe Festplatte.

Wie viel IT-Arbeit steckt in einer gekauften Software?

Installieren. Updates einspielen. Sicherungen anlegen - und prüfen, ob sie sich wiederherstellen lassen. Das alles macht bei Kaufsoftware der Betrieb selbst. Im kleinen Handwerksbetrieb heißt das oft: der Chef, nach Feierabend.

Kommt ein Geselle oder das Büro dazu, braucht es je nach Lizenz eine zweite Lizenz, eine gemeinsame Datenablage oder ein kleines Netzwerk. Und wer unterwegs auf Handy oder Tablet eine Rechnung schreiben will, braucht ein Programm, das dort überhaupt läuft.

Was kosten Kauf und Abo über fünf Jahre?

Eine Beispielrechnung mit angenommenen Werten, nicht mit Preisen eines bestimmten Herstellers. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Alle Beträge netto.

Das Ergebnis hängt an den Annahmen. Braucht die Kaufsoftware in fünf Jahren kein bezahltes Update und zählt Ihre Zeit nicht, kostet sie 310 € - dann ist der Kauf günstiger. Kommen Updates, ein PC-Wechsel und ein paar Abende Pflege dazu, dreht sich das Bild.

Wann ist eine Kaufsoftware trotzdem die richtige Wahl?

Für manche Betriebe passt der Kauf gut:

• Kein verlässliches Internet im Büro. Ein Programm im Browser braucht eine Verbindung; eine installierte Software nicht.
• Wenige Rechnungen, keine E-Rechnung nötig. Kleinunternehmer sind, solange sie Kleinunternehmer bleiben, davon befreit, E-Rechnungen auszustellen - empfangen müssen sie sie trotzdem können. Mehr dazu unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.
• Jemand im Betrieb kümmert sich gern um IT. Dann fällt der Zeitposten kleiner aus.

Vor dem Kauf lohnen drei Fragen: Wie lange bekommt diese Version Updates? Was kosten neue Versionen? Wie sichere ich die Daten mindestens acht Jahre lang?

Wie macht rechnungsklar das?

Wir haben uns für das Abo entschieden, weil die laufende Arbeit damit bei uns liegt und nicht bei Ihnen. Die Rechnung im Mittelpunkt. Der Rest kommt, wenn Sie ihn brauchen.

• Ab 9,90 € im Monat zzgl. USt.: Starter mit bis zu drei Nutzern, Betrieb (29,90 €) mit bis zu zehn, Mittelstand auf Anfrage. Alle Funktionen in jedem Tarif, keine Einrichtungsgebühr, bei monatlicher Abrechnung monatlich kündbar. Details auf der Preisseite und unter Handwerkersoftware ab 9,90 € im Monat.
• 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Kein Aufpreis pro Kopf innerhalb des Tarifs.
• Läuft im Browser auf Handy, Tablet und Rechner - nichts zu installieren, nichts umzuziehen.
• Rechnungen im ZUGFeRD-2.0.1-Format. Anpassungen an neue Versionen der E-Rechnungsstandards gehören bei uns zur Weiterentwicklung.
• Server in Deutschland, Anmeldung mit Zwei-Faktor-Bestätigung.
• Export jederzeit als ZIP: Rechnungen als PDF, Kunden und Angebote als Datei.

Ehrlich gesagt: Die Pflicht, Rechnungen mindestens acht Jahre aufzubewahren, bleibt auch beim Abo beim Betrieb. Wer kündigt, exportiert seine Daten vorher. Ob eine Rechnung als E-Rechnung taugt, zeigt unser kostenloser E-Rechnungs-Prüfer. Und wer noch in Word schreibt: In 10 Minuten von Word zur digitalen Rechnung.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage

Aufbewahrung. § 14b Abs. 1 UStG verlangt, ein Doppel jeder ausgestellten und jede erhaltene Rechnung „acht Jahre aufzubewahren"; die Frist „beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist; § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung bleibt unberührt" [1]. Nach § 147 Abs. 3 AO läuft die Aufbewahrungsfrist „jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist" [2].

Digitale Aufbewahrung. § 147 Abs. 2 AO erlaubt die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Daten mit empfangenen Buchungsbelegen bildlich übereinstimmen und „während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können" [2]. Bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems genügt es nach § 147 Abs. 6 AO erst „nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung … folgt", die Daten nur noch auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten - sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat [2].

E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; „Es sind keine Ausnahmen vorgesehen" [4]. Kleinunternehmer dürfen Rechnungen über ihre nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze „immer als sonstige Rechnung" übermitteln (§ 34a UStDV) [13], „müssen aber dennoch in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen" [4]. § 27 Abs. 38 UStG lässt für Umsätze aus 2025 und 2026 noch Papierrechnungen oder (mit Zustimmung des Empfängers) andere elektronische Rechnungen zu, wenn sie bis 31. Dezember 2026 übermittelt werden. Für Umsätze aus 2027 gilt das bis 31. Dezember 2027 nur, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr „nicht mehr als 800 000 Euro" betragen hat; EDI-Verfahren bleiben 2027 mit Zustimmung des Empfängers für alle zulässig [3]. Laut BMF erfüllen „insbesondere" die Formate „XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)" die Voraussetzungen einer E-Rechnung [4].

Änderungen der GoBD. Das BMF hat die GoBD am 11. März 2024 [5] und am 14. Juli 2025 geändert. Seitdem heißt es in Rz. 131, eingehende elektronische Buchungsbelege „müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen im XML-Format …)" [6].

Mehrwertsteuer 2020. Vom 1. Juli bis 31. Dezember 2020 sank der reguläre Satz von 19 % auf 16 %, der ermäßigte von 7 % auf 5 % (BMF-Schreiben vom 30. Juni 2020) [7].

Technik. Das ZUGFeRD-Versionsarchiv listet 2.0.1 (15.10.2019) bis 2.5 (10.6.2026) [8]. XRechnung 3.0 gilt bis mindestens 31.07.2027, die finale Version 4.0 wird „voraussichtlich im ersten Frühjahr 2027" erwartet [9]. Für Windows 10 liefert Microsoft seit dem 14. Oktober 2025 keine Sicherheitsupdates mehr [10]; die Einschätzung des BSI steht in [11], seine Empfehlungen zur Datensicherung in [12].

Was diese Regeln für einen bestimmten Betrieb bedeuten, hängt vom Einzelfall ab - im Zweifel mit dem Steuerberater klären.