Badsanierung abrechnen: Abschlagsrechnungen für SHK-Betriebe

Bei einer Badsanierung ist das Geld am längsten außer Haus. Sechs Wochen Bauzeit. Fliesen und Objekte sind bestellt und bezahlt, der Monteur will sein Gehalt — und der Kunde überweist erst, wenn das Bad fertig ist. Die Abschlagsrechnung schließt diese Lücke. Dieser Artikel zeigt an einem durchgerechneten Beispiel, wie ein Handwerker eine Badsanierung in Abschlägen abrechnet: drei Abschläge, eine Schlussrechnung, alle Zahlen sichtbar.

Wie rechne ich eine Badsanierung in Abschlägen ab? Die kurze Antwort

• • Sie stellen Rechnungen für das, was fertig ist — nicht für das ganze Bad auf einmal. Jeder abgeschlossene Bauabschnitt kann abgerechnet werden.
• • Drei Abschläge sind bei einer Badsanierung üblich. Einer nach Abriss und Rohinstallation, einer nach Fliesen und Estrich, einer nach dem Setzen der Objekte.
• • Der Betrag muss zur getanen Arbeit passen. Ein Abschlag ist kein Vorschuss. Er bildet ab, was auf der Baustelle schon steht.
• • Am Ende kommt eine Schlussrechnung über das ganze Bad. Darin steht die volle Leistung. Darunter ziehen Sie jeden Abschlag wieder ab — mit Nettobetrag und Umsatzsteuer.
• • Dieser letzte Schritt wird teuer, wenn er schiefgeht. Wer die Umsatzsteuer der Abschläge nicht abzieht, schuldet sie dem Finanzamt ein zweites Mal.

Warum lohnt sich der Abschlag für einen SHK-Betrieb überhaupt?

Weil das Material den Auftrag vorfinanziert. Wanne, Waschtisch, WC, Armaturen, Fliesen: Das alles ist bestellt und bezahlt, lange bevor die Fugen trocken sind. Ein Betrieb mit ein bis drei Leuten hat diese Summe nicht monatelang übrig.

Der zweite Grund ist das Risiko. Zahlt der Kunde erst am Schluss, hängt der ganze Auftrag an einer einzigen Überweisung. Drei Abschläge verteilen das. Bleibt die erste Zahlung aus, merken Sie es nach zwei Wochen — nicht nach sechs. Dann sind die teuren Objekte noch nicht verbaut.

Wer regelmäßig Bäder saniert, braucht dafür keine Branchen-Suite. Eine schlanke SHK-Rechnungssoftware ab 9,90 € deckt Angebot, Abschlag und Schlussrechnung ab — das ist genau der Teil, der bei diesen Aufträgen weh tut.

Wann darf ich den ersten Abschlag stellen?

Sobald Leistungen erbracht sind, die nach dem Vertrag geschuldet werden — maßgeblich ist ihr Wert. Bei einer Badsanierung ist das meist der Moment, in dem Abriss und Rohinstallation stehen: alte Objekte raus, neue Leitungen drin, der Estrich kann kommen. Sind die Leistungen nicht vertragsgemäß, kann der Kunde einen angemessenen Teil des Abschlags zurückhalten.

Die Reihenfolge zählt. Erst die Leistung, dann die Rechnung. Ein Abschlag für Arbeit, die noch niemand angefasst hat, ist keine Abschlagszahlung — das ist eine Vorauszahlung, und die braucht eine eigene Vereinbarung im Vertrag.

Material zählt mit, wenn es geliefert oder eigens angefertigt und bereitgestellt ist. Die Fliesen, die im Rohbau stapeln, dürfen also in den Abschlag. Der Kunde kann dafür verlangen, dass er das Eigentum daran bekommt oder eine Sicherheit. Bei kürzeren Gewerk-Aufträgen genügt oft ein einziger Abschlag — so laufen etwa Abschläge bei einem Malerauftrag über zwei Wochen.

Wie hoch darf ein Abschlag sein?

So hoch wie das, was schon fertig ist. Im Netz kursieren Faustformeln wie „20 bis 50 Prozent". Die sind Verhandlungspraxis, keine Rechtsgrundlage. Maßstab ist immer der Wert der Leistung auf der Baustelle.

Nachweisen lässt sich das mit einer Aufstellung, die der Kunde schnell prüfen kann. Also: Positionen benennen, nicht nur eine Summe fordern.

Bei Verbraucherbauverträgen kommt eine Obergrenze dazu. Gemeint ist der private Bauherr, der ein ganzes Haus bauen oder erheblich umbauen lässt. Dort dürfen über Abschläge höchstens 90 Prozent der Gesamtvergütung verlangt werden. Mit dem ersten Abschlag ist ihm außerdem eine Sicherheit über 5 Prozent zu stellen. Ob eine einzelne Badsanierung darunter fällt, hängt vom Vertrag ab — diese Frage gehört zum Steuerberater oder Anwalt.

Badsanierung über 24.000 €: drei Abschläge und die Schlussrechnung durchgerechnet

Das Beispiel: eine komplette Badsanierung für einen Privatkunden, 24.000 € netto, 19 Prozent Umsatzsteuer, sechs Wochen Bauzeit. Der Betrieb rechnet in drei Abschlägen ab.

Die drei Abschlagsrechnungen

Jede dieser drei ist eine vollwertige Rechnung mit eigener Nummer. Und jede löst Umsatzsteuer aus, sobald der Kunde zahlt. Die 1.368 € aus dem ersten Abschlag gehen mit der nächsten Voranmeldung ans Finanzamt — lange bevor das Bad fertig ist.

Wie sieht die Schlussrechnung nach drei Abschlägen aus?

Am Ende wird nicht der Rest abgerechnet, sondern die gesamte Leistung — und davon werden die Abschläge abgezogen:

Der Kunde überweist also zum Schluss noch 4.284 € brutto. Insgesamt hat er 28.560 € bezahlt — genau die Gesamtleistung, kein Cent doppelt.

Warum werden Netto und Umsatzsteuer getrennt abgezogen?

Entscheidend ist, wie abgezogen wird. Netto und Umsatzsteuer gehen getrennt raus, jede Zeile für sich. Es reicht nicht, unten den Bruttobetrag abzuziehen und den Rest stehen zu lassen.

Der Grund: Die Umsatzsteuer aus jedem Abschlag ist längst ans Finanzamt gegangen. Weist die Schlussrechnung nun die vollen 4.560 € aus, ohne die bereits abgerechneten 3.876 € einzeln abzusetzen, steht dieser Betrag zweimal in der Welt. Einmal in den Abschlägen, einmal am Ende. Wie die Verrechnung bei krummen Beträgen und Nachträgen läuft, zeigt der Artikel zur Verrechnung Schritt für Schritt.

Was passiert, wenn ich die Abschläge in der Schlussrechnung nicht abziehe?

Dann schuldet der Betrieb die Umsatzsteuer ein zweites Mal. Wer in einer Rechnung mehr Steuer ausweist, als er schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag. Ob Absicht oder Versehen, spielt dabei keine Rolle.

Im Beispiel oben wären das 3.876 € extra ans Finanzamt — für Geld, das der Kunde nie ein zweites Mal gezahlt hat. Korrigieren geht. Es kostet aber eine berichtigte Rechnung, Zeit und im schlimmsten Fall eine Diskussion in der Betriebsprüfung.

Deshalb verdient dieser Abzug Aufmerksamkeit. Bei drei Abschlägen mit unterschiedlichen Beträgen ist er von Hand schnell falsch gerechnet.

Was muss auf einer Abschlagsrechnung stehen?

Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung wie jede andere. Sie braucht dieselben Pflichtangaben wie die Schlussrechnung: Namen und Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Entgelt und Steuerbetrag. Was im Einzelnen daraufgehört, steht in der Übersicht zu den Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung.

Drei Dinge sind bei Abschlägen zusätzlich zu beachten:

• • Eigene Rechnungsnummer je Abschlag. Jede Abschlagsrechnung bekommt eine eigene, einmalig vergebene Nummer — sie ist keine Vorstufe der Schlussrechnung, sondern ein eigenes Dokument.
• • Die Teilleistung beschreiben, nicht das Bad. In den ersten Abschlag gehört „Abriss und Rohinstallation", nicht „Badsanierung". Der Kunde muss erkennen, wofür er zahlt.
• • Zeitangabe bei Zahlung vor Leistung. Wird kassiert, bevor die Leistung erbracht ist, gehört der Zeitpunkt der Vereinnahmung in die Rechnung, sobald er feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.

Wie eine solche Rechnung im Ganzen aussieht, zeigt ein vollständiges Muster. Wo die Grenze zur Teilrechnung verläuft und wann eine Anzahlungsrechnung gemeint ist, klärt der Unterschied zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung.

Wann muss der Kunde eine Abschlagsrechnung bezahlen?

Beim normalen Werkvertrag — dem Regelfall beim Privatkunden — gibt es keine feste gesetzliche Zahlungsfrist wie in der VOB/B. Ein konkretes Zahlungsziel gehört deshalb schon ins Angebot.

Anders liegt es bei der VOB/B. Im SHK-Bereich trifft das vor allem Betriebe, die als Nachunternehmer für einen Generalunternehmer oder Bauträger arbeiten. Die VOB/B gilt nicht automatisch, sie muss ausdrücklich vereinbart sein. Dann gelten feste Fristen: Abschlagszahlungen werden binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig, die Schlusszahlung spätestens binnen 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung. Auf höchstens 60 Tage verlängert sie sich nur, wenn das aufgrund der besonderen Natur oder Merkmale der Vereinbarung sachlich gerechtfertigt ist und ausdrücklich vereinbart wurde.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage

Die Regeln oben stammen aus fünf Vorschriften. Wer die Abrechnung mit dem Steuerberater durchgehen will, findet sie hier gesammelt.

§ 632a Abs. 1 BGB — Anspruch auf Abschlagszahlung. Der Unternehmer kann eine Abschlagszahlung „in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen" verlangen [1]. Der Anspruch besteht also kraft Gesetzes, ohne dass es einer Vereinbarung bedarf. Satz 2 stellt klar: „Sind die erbrachten Leistungen nicht vertragsgemäß, kann der Besteller die Zahlung eines angemessenen Teils des Abschlags verweigern" [1] — Mängel lassen den Anspruch also nicht entfallen, sie berechtigen zum anteiligen Einbehalt. Die Leistungen sind „durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss" [1]. Satz 6 erstreckt das auf „erforderliche Stoffe oder Bauteile, die angeliefert oder eigens angefertigt und bereitgestellt sind", wenn dem Besteller „nach seiner Wahl" Eigentum übertragen oder Sicherheit geleistet wird [1].

§ 650m BGB — Verbraucherbauvertrag. Verlangt der Unternehmer Abschlagszahlungen nach § 632a, darf deren Gesamtbetrag „90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung einschließlich der Vergütung für Nachtragsleistungen nach § 650c nicht übersteigen" [2]. Zusätzlich ist dem Verbraucher „bei der ersten Abschlagszahlung eine Sicherheit für die rechtzeitige Herstellung des Werks ohne wesentliche Mängel in Höhe von 5 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung zu leisten" [2].

§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG — wann die Steuer entsteht. Satz 4 regelt den Abschlagsfall: „Wird das Entgelt oder ein Teil des Entgelts vereinnahmt, bevor die Leistung oder die Teilleistung ausgeführt worden ist, so entsteht insoweit die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder das Teilentgelt vereinnahmt worden ist" [3]. Deshalb ist die Umsatzsteuer aus jedem Abschlag fällig, lange bevor das Bad fertig ist.

§ 14 Abs. 5 UStG — die Absetzung in der Schlussrechnung. Das ist die Vorschrift, an der das Beispiel oben hängt. Satz 1 stellt Anzahlungsrechnungen den normalen Rechnungen gleich. Satz 2 verlangt: „Wird eine Endrechnung erteilt, sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen im Sinne der Absätze 1 bis 4 ausgestellt worden sind" [4]. Zwei Details lohnen den Blick: Abzusetzen sind die Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge — beides, nicht nur die Bruttosumme. Und die Pflicht greift, wenn über die Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind — sie knüpft an die Rechnung an, nicht bloß an die Zahlung.

§ 14c Abs. 1 UStG — die Folge eines zu hohen Ausweises. Wer „einen höheren Steuerbetrag, als er nach diesem Gesetz für den Umsatz schuldet, gesondert ausgewiesen" hat, „schuldet er auch den Mehrbetrag" [5]. Eine Berichtigung gegenüber dem Leistungsempfänger ist möglich; dann gilt § 17 Abs. 1 UStG entsprechend [5]. § 14c ist damit nicht die Grundlage der Absetzungspflicht — die steht in § 14 Abs. 5 Satz 2 — sondern beschreibt, was passiert, wenn sie missachtet wird.

§ 14 Abs. 4 UStG — Pflichtangaben. Nr. 4 verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird" [6]. Nr. 6 verlangt den Zeitpunkt der Leistung — „in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt" [6]. Bei einer Anzahlungsrechnung entfällt die Zeitangabe also nicht, sie wechselt nur ihren Bezugspunkt.

§ 16 VOB/B — Zahlungsfristen. Nur einschlägig, wenn die VOB/B ausdrücklich vereinbart ist: Abschlagszahlungen binnen 21 Tagen nach Zugang der prüfbaren Aufstellung, Schlusszahlung binnen 30 Tagen nach Rechnungseingang, im Einvernehmen auf bis zu 60 Tage verlängerbar [7].

§ 14b Abs. 1 UStG — Aufbewahrung. Rechnungsdoppel sind „acht Jahre" aufzubewahren, und die Frist beginnt „mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist" [8]. Eine Abschlagsrechnung aus dem März 2026 muss also bis Ende 2034 vorliegen — und zwar so, dass sie über den gesamten Zeitraum unverändert lesbar bleibt.

Wie schreibt man das ohne Excel-Bastelei?

Drei Abschläge und eine Schlussrechnung sind vier Dokumente, die zusammenpassen müssen. Von Hand heißt das: Beträge übertragen, Umsatzsteuer je Abschlag einzeln absetzen, Nummern sauber halten. Das geht. Es ist nur die Stelle, an der sich Fehler einschleichen.

rechnungsklar nimmt diesen Schritt ab. Die Schlussrechnung zieht die gestellten Abschläge automatisch ab, Netto und Umsatzsteuer getrennt, so wie § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG es verlangt. Jede Rechnung entsteht im ZUGFeRD-2.0.1-Format — dem Standard für die E-Rechnungspflicht — und bekommt ihre eigene Nummer. Abschlags- und Schlussrechnungen sind ab 9,90 € im Monat dabei, nicht erst in einem höheren Tarif. Mehr dazu auf der Seite zu Abschlags- und Schlussrechnungen.

Was rechnungsklar nicht ist: ein SHK-ERP. Keine Wartungsplanung, keine Kalkulation, kein Aufmaß, kein Lager. Das Programm kann Angebot, Rechnung, Abschlag, Kunden und Objekte. Die Rechnung im Mittelpunkt. Der Rest kommt, wenn Sie ihn brauchen.

Quellen

1. [1]§ 632a BGB — Abschlagszahlungen. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__632a.html
2. [2]§ 650m BGB — Abschlagszahlungen; Absicherung des Vergütungsanspruchs. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__650m.html
3. [3]§ 13 UStG — Entstehung der Steuer (Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4: Vereinnahmung vor Ausführung). https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13.html
4. [4]§ 14 Abs. 5 UStG — Ausstellung von Rechnungen (Endrechnung, Absetzung der Teilentgelte). https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
5. [5]§ 14c UStG — Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14c.html
6. [6]§ 14 Abs. 4 UStG — Pflichtangaben einer Rechnung. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
7. [7]§ 16 VOB/B — Zahlung (Fristen für Abschlags- und Schlusszahlung). https://dejure.org/gesetze/VOB-B/16.html
8. [8]§ 14b UStG — Aufbewahrung von Rechnungen. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
9. [9]§ 13b UStG — Leistungsempfänger als Steuerschuldner. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html
10. [10]§ 34a UStDV — Rechnungen von Kleinunternehmern. https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html