Rechnung schreiben als Elektriker: Pflichtangaben & E-Rechnung 2026

Auf dem Küchentisch liegen zwei Aufträge nebeneinander. Links der Wartungseinsatz beim Autohaus: zwei Stunden, ein defekter FI-Schalter, fertig. Rechts die Wohnungsinstallation im Neubau, 12.000 Euro, läuft über acht Wochen. Beide müssen abgerechnet werden, und beide Rechnungen sehen völlig anders aus — andere Positionen, andere Zahlungsweise, teilweise sogar ein anderes Format.

Wer im Elektrohandwerk abrechnet, hat es selten mit einem einzigen Rechnungstyp zu tun. Dieser Artikel zeigt, welche Positionen tatsächlich auf eine Elektriker-Rechnung gehören und was sich 2026 durch die E-Rechnung ändert.

Wie sieht eine Elektriker-Rechnung aus? Die kurze Antwort

• • Arbeitszeit und Material gehören getrennt. Nicht aus Ordnungsliebe: Ein Privatkunde kann nur den Lohnanteil bei seiner Steuer geltend machen. Steht alles in einer Summe, fällt dieser Weg für ihn weg.
• • Anfahrt und Kleinteile sind eigene Positionen. Ein stiller Aufschlag auf den Stundensatz führt fast immer zu Rückfragen. Eine benannte Position erklärt sich selbst.
• • Das Leistungsdatum muss drauf. Wann Sie beim Kunden waren, ist eine andere Angabe als das Datum, an dem Sie die Rechnung geschrieben haben. Beides gehört auf das Blatt.
• • An Privatkunden bleibt Papier oder PDF erlaubt. Nur im Geschäft mit anderen Betrieben kommt das neue elektronische Format — für die meisten kleinen Elektrobetriebe ab 2028, nicht früher.

Welche Positionen gehören auf eine Elektriker-Rechnung?

Nehmen wir den Wartungseinsatz von oben. Der Kunde ist ein Gewerbebetrieb, die Arbeit hat zwei Stunden gedauert, ein Fehlerstromschutzschalter wurde getauscht. So sieht die Positionsliste aus:

Dazu kommen Netto, Umsatzsteuer und Bruttobetrag — und die Angabe, wann die Leistung erbracht wurde. Bei einem Einsatz an einem Tag ist das schlicht das Einsatzdatum.

Was Sie hier nicht sehen: eine Sammelposition „Elektroarbeiten pauschal, 283,30 €". Genau die ist im Elektrohandwerk verbreitet — und sie kostet mehr, als sie an Tipparbeit spart. Der Kunde ruft an, weil er nicht nachvollziehen kann, wofür er zahlt. Bei einem Privatkunden fehlt zusätzlich die Grundlage für seine Steuerermäßigung — dazu gleich mehr. Und wenn ein halbes Jahr später jemand fragt, welcher Schalter damals verbaut wurde, steht die Antwort in Ihrer eigenen Rechnung nicht drin.

Die Positionen selbst sind das Elektro-Spezifische. Die allgemeinen Angaben, die auf jede Handwerkerrechnung gehören — Rechnungsnummer, Steuernummer, vollständige Anschriften, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt — sind gewerkübergreifend gleich. Die haben wir in einem eigenen Artikel Punkt für Punkt durchgearbeitet: alle Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung im Detail. Wie dieselbe Trennung im Malerhandwerk aussieht — Quadratmeter, laufende Meter, Stück —, zeigt der Beitrag dazu, wie ein Malerbetrieb Angebot und Rechnung aufbaut.

Warum müssen Arbeitszeit und Material getrennt stehen?

Für Privatkunden ist das der wichtigste Punkt der ganzen Rechnung. Wer in seiner Wohnung oder seinem Haus renovieren, erhalten oder modernisieren lässt, kann 20 Prozent der Arbeitskosten von seiner Einkommensteuer abziehen — höchstens 1.200 Euro im Jahr.

Entscheidend ist das Wort Arbeitskosten. Material zählt nicht mit — der FI-Schalter für 84,50 Euro bleibt außen vor, die zwei Arbeitsstunden nicht. Wirft Ihre Rechnung beides in einer Summe zusammen, lässt sich der begünstigte Anteil aus dem Beleg nicht mehr herauslesen.

Zwei weitere Bedingungen gehören dazu, und beide betreffen Sie direkt:

• • Der Kunde braucht eine Rechnung. Ein Handschlag und ein Betrag reichen nicht.
• • Die Zahlung muss auf ein Konto gehen. Das Gesetz knüpft die Ermäßigung an eine Überweisung an den Leistungserbringer — Bargeld an der Wohnungstür erfüllt diese Bedingung nicht.

Ein Hinweis zur Abgrenzung: Begünstigt sind Renovierung, Erhaltung und Modernisierung. Die Erstinstallation im Neubau fällt nicht darunter. Bei größeren Umbauten liegt beides manchmal dicht beieinander — das ist eine Frage des Einzelfalls, die der Steuerberater des Kunden beantwortet, nicht die Rechnung.

Praktisch heißt das: eine Zeile Arbeitszeit, darunter das Material einzeln. Mehr braucht es nicht. Bei Gewerbekunden spielt der Abzug keine Rolle, aber die getrennte Aufstellung schadet dort auch nicht — deshalb lohnt es sich, einfach immer so abzurechnen.

Was ändert sich bei größeren Elektro-Aufträgen?

Der zweite Auftrag vom Küchentisch: Wohnungsinstallation, 12.000 Euro netto, acht Wochen Laufzeit. Acht Wochen in Vorleistung zu gehen, während der Großhändler seine Rechnung längst gestellt hat, funktioniert für einen kleinen Betrieb nicht.

Deshalb wird in Etappen abgerechnet. Nach der Rohinstallation eine Abschlagsrechnung, nach dem Einbau der Verteilung die zweite, am Ende die Schlussrechnung. Jede Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung mit eigener Nummer und ausgewiesener Umsatzsteuer.

Der Schritt, an dem es erfahrungsgemäß klemmt, ist die Schlussrechnung. Sie führt den gesamten Auftrag auf. Die bereits berechneten Abschläge muss sie samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer wieder abziehen. Passiert das nicht, ist die Umsatzsteuer zweimal ausgewiesen, und geschuldet wird sie dann auch zweimal. Wie dieser Abzugsblock aussieht, zeigen wir an einem durchgerechneten Beispiel auf unserer Seite zu Abschlags- und Schlussrechnungen.

Muss ich als Elektriker E-Rechnungen ausstellen?

Hier lohnt es sich, zwei Dinge auseinanderzuhalten, die oft in einen Topf geworfen werden: E-Rechnungen empfangen und E-Rechnungen ausstellen.

Empfangen müssen alle Betriebe, und zwar schon seit Anfang 2025. Wenn Ihr Großhändler Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie sie annehmen können. Der Aufwand dafür ist überschaubar: Ein E-Mail-Postfach genügt.

Ausstellen kommt gestaffelt. Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz sind ab 2027 dran, alle übrigen ab 2028. Für einen Elektrobetrieb mit ein bis drei Personen heißt das in aller Regel: 2028.

Zwei Einschränkungen, die viel Druck herausnehmen:

• • Privatkunden sind nicht betroffen. Die Pflicht gilt zwischen Unternehmen. Der Wohnungseigentümer, dem Sie die Steckdose gesetzt haben, bekommt weiterhin sein PDF oder sein Blatt Papier.
• • Kleinunternehmer dürfen weiter auf Papier oder als PDF abrechnen — die Vorschrift, die ihnen das erlaubt, nennt kein Enddatum, also gilt das auch über 2028 hinaus. Empfangen können müssen aber auch sie.

Was danach kommt, ist keine große Umstellung, wenn die Software es mitbringt: Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist eine ganz normale PDF-Rechnung, in die zusätzlich ein maschinenlesbarer Datensatz eingebettet ist. Sie sieht aus wie immer, der Kunde kann sie öffnen wie immer — sein Buchhaltungsprogramm liest zusätzlich die Daten aus. Den vollständigen Zeitplan mit allen Stichtagen haben wir auf unserer Seite zur E-Rechnungs-Pflicht für Handwerksbetriebe zusammengestellt.

Welches Rechnungsprogramm passt zu einem kleinen Elektrobetrieb?

Wer nach Software für den Elektrobetrieb sucht, landet fast zwangsläufig bei den großen Systemen: Großhandelsanbindung über Datanorm und IDS, Kalkulation, Zeiterfassung, Aufmaß, Projektsteuerung. Das ist gut gebaute Software — für Betriebe mit fünfzehn Monteuren und einer Person im Büro, die sie den ganzen Tag bedient.

Ein Betrieb mit ein bis drei Personen hat diese Person nicht. Dort wird die Rechnung abends geschrieben, nach dem Einsatz, und was zählt, ist die Zeit bis zum fertigen PDF.

Deshalb machen wir bewusst weniger. Was rechnungsklar nicht kann, sagen wir gleich vorweg: keine Datanorm- oder IDS-Anbindung an den Großhandel, keine Kalkulation, kein Aufmaß, keine Zeiterfassung, keine Plantafel. Wer das braucht, ist bei den großen Systemen besser aufgehoben.

Was da ist, deckt den Abend am Küchentisch ab:

• • Angebot schreiben und mit einem Klick in eine Rechnung überführen
• • Rechnung im ZUGFeRD-2.0.1-Format — dem Standard für die E-Rechnungspflicht
• • Abschlags- und Schlussrechnungen mit dem Abzugsblock für die bereits berechneten Abschläge
• • Positionsvorlagen für das, was ständig wiederkehrt: Zählertausch, Verteilerumbau, FI-Nachrüstung
• • Kunden und Objekte getrennt — der Rechnungsempfänger ist bei Vermietern selten die Adresse, an der Sie gearbeitet haben
• • Unveränderbares Archiv für die gesetzliche Aufbewahrung

Wer heute in Word arbeitet, findet den Umstieg samt der Risiken der Word-Lösung hier beschrieben: von Word auf ein Rechnungsprogramm umsteigen. Was das kostet, steht offen auf der Seite — 9,90 € im Monat, monatlich kündbar, bis zu drei Nutzer. Wenn Sie den Funktionsumfang im Gewerk-Kontext sehen möchten: Elektriker-Rechnungssoftware ab 9,90 €.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage

Pflichtangaben der Rechnung. §14 Abs. 4 UStG listet die Angaben auf, die eine Rechnung enthalten muss — darunter Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung sowie das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag [1]. Zur Rechnungsnummer verlangt Nummer 4 „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird" — maßgeblich ist die Einmaligkeit, eine lückenlose Zahlenfolge schreibt der Wortlaut nicht vor [1].

Kleinbetragsrechnungen. Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro nicht, genügt nach §33 UStDV eine verkürzte Liste: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe nebst Steuersatz [3]. Für Fernverkäufe (§3c UStG), innergemeinschaftliche Lieferungen (§6a UStG) und Reverse-Charge-Fälle (§13b UStG) gilt diese Erleichterung ausdrücklich nicht [3].

Kleinunternehmer. Wer die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG anwendet [5], stellt Rechnungen nach §34a UStDV aus: ohne Umsatzsteuerausweis, dafür mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung [4]. Zur E-Rechnung bestimmt §34a Satz 4 UStDV, dass eine solche Rechnung „abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung … übermittelt werden" kann — also weiterhin als Papier oder PDF. Eine Frist nennt die Vorschrift nicht [4].

Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen. §35a Abs. 3 EStG ermäßigt die tarifliche Einkommensteuer für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen um 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens um 1.200 Euro. Absatz 5 Satz 2 stellt klar: „Der Abzug von der tariflichen Einkommensteuer nach den Absätzen 2 und 3 gilt nur für Arbeitskosten." Satz 3 macht die Ermäßigung zusätzlich davon abhängig, dass eine Rechnung vorliegt und die Zahlung auf das Konto des Leistungserbringers erfolgt ist [2].

E-Rechnung. Die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. Für die Ausstellung sieht §27 Abs. 38 UStG Übergangsregelungen vor: Bis zum 31. Dezember 2026 darf eine Rechnung „auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format" übermittelt werden, das nicht dem Standard entspricht — Papier also immer, das einfache PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Bis zum 31. Dezember 2027 gilt das weiter, wenn der Gesamtumsatz (§19 Abs. 2 UStG) des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Verpflichtend wird die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen [7]. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen nach §34a UStDV dauerhaft ausgenommen [4].

Abschläge und Schlussrechnung. §14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt, dass in einer Endrechnung „die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen" sind, wenn über die Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind [1].

Aufbewahrung. §14b UStG verlangt, Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde [6]. Eine Rechnung aus dem März 2026 muss also bis Ende 2034 vorhanden und lesbar sein.

Quellen

1. [1]§ 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
2. [2]§ 35a EStG — Steuerermäßigung bei Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__35a.html
3. [3]§ 33 UStDV — Rechnungen über Kleinbeträge. https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html
4. [4]§ 34a UStDV — Rechnungen von Kleinunternehmern. https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html
5. [5]§ 19 UStG — Besteuerung der Kleinunternehmer. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html
6. [6]§ 14b UStG — Aufbewahrung von Rechnungen. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
7. [7]Bundesministerium der Finanzen — FAQ zur E-Rechnung. https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html