Dauerrechnung im Sinne des § 14 UStG: was der Vermerk bedeutet und welche Angaben wirklich Pflicht sind

Auf vielen Dauerrechnungen steht der Satz „Dauerrechnung im Sinne des Paragraf 14 UStG“, und viele Antworten im Netz lesen ihn als Pflicht. Das Gesetz verlangt diese Formulierung aber nicht: Ob ein Dokument als Rechnung zählt, entscheidet sein Inhalt, nicht seine Überschrift. Hier steht, welche Angaben eine Dauerrechnung wirklich braucht, welcher Satz auf dem Dokument tatsächlich weiterhilft und was sich mit der E-Rechnung ändert.

Muss der Vermerk „Dauerrechnung“ auf der Rechnung stehen? Die kurze Antwort

• Nein, ein Pflichtvermerk ist es nicht. Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem eine Leistung abgerechnet wird, egal wie es heißt.
• Üblich und unschädlich ist er trotzdem. Er zeigt dem Kunden, dass diese eine Rechnung alle Monate der Laufzeit abdeckt.
• Pflicht sind die normalen Rechnungsangaben. Bei einer Dauerrechnung heißt das vor allem: der Leistungszeitraum, Betrag und Steuer je Zeitraum und eine einmalig vergebene Rechnungsnummer für die ganze Laufzeit.
• Bei der E-Rechnung zählt der Inhalt. Eine E-Rechnung reicht für alle Monate, wenn aus ihr klar hervorgeht, dass sie eine Dauerrechnung ist, oder der Vertrag als Anhang eingebettet ist.
• Ändert sich der Preis, braucht es bei der E-Rechnung eine neue oder berichtigte Rechnung.

Welche Angaben braucht eine Dauerrechnung wirklich?

Eine Dauerrechnung braucht dieselben Angaben wie jede andere Rechnung. Vier davon lesen sich anders, weil die Leistung nicht an einem Tag erbracht wird, sondern über Monate läuft. Die vollständige Liste finden Sie unter alle Pflichtangaben einer Rechnung im Überblick. Ein eigener Beitrag erklärt, was eine Dauerrechnung ist und für wen sie passt. Wie Leistungsdatum und Leistungszeitraum auf jeder Rechnung aussehen, zeigt ein eigener Beitrag.

Diese Rechnungsmerkmale einer Dauerrechnung verdienen einen zweiten Blick:

Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer und Ausstellungsdatum stehen wie auf jeder Rechnung. Zu einem Zeitraum gehört sein Beginn; ohne ihn lässt sich keine Zahlung einem bestimmten Monat zuordnen.

Welcher Satz macht auf einer Dauerrechnung klar, dass keine Monatsrechnungen folgen?

Ein kurzer, klarer Satz leistet auf dem Dokument mehr als der Vermerk mit dem Paragrafen, weil er dem Kunden sagt, was er tun soll. Ein Formulierungsbeispiel, keine vorgeschriebene Fassung:

Dies ist eine Dauerrechnung für den Leistungszeitraum ab 01.01.2027. Für die einzelnen Monate folgen keine weiteren Rechnungen. Bitte geben Sie bei jeder Zahlung die Rechnungsnummer und den Monat an.

Stehen Rechnungsnummer und Monat auf der Überweisung, lässt sich jede Zahlung ihrem Zeitraum zuordnen. Ob ein solcher Satz zu einem bestehenden Vertrag passt, hängt vom Einzelfall ab; klären Sie das im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.

Was muss in einer Dauerrechnung als E-Rechnung stehen?

Besteht eine E-Rechnungspflicht, genügt eine einzige E-Rechnung für den ersten Zeitraum, wenn aus ihrem Inhalt klar hervorgeht, dass es eine Dauerrechnung ist, oder der Vertrag als Anhang eingebettet ist. Die Rechnungsnummer muss im strukturierten Datenteil stehen; eine einmalige Nummer aus dem Vertrag, etwa eine Objekt- oder Mieternummer, reicht dafür aus.

Hier hat ein Satz oder eine Überschrift „Dauerrechnung“ echten Nutzen, zum Beispiel in einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.

Ab wann das gilt: E-Rechnungen an andere inländische Unternehmen ausstellen müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, die übrigen ab 2028; Kleinunternehmer sind ausgenommen. Empfangen können müssen alle Betriebe schon heute. Mehr dazu unter E-Rechnungspflicht für Handwerker.

Was passiert mit einer Dauerrechnung, wenn sich der Preis ändert?

Besteht die Pflicht zur E-Rechnung und ändert sich eine Pflichtangabe wie der Preis, der Steuersatz oder die Anschrift, ist eine neue oder berichtigte E-Rechnung nötig. Die Finanzverwaltung nennt als Beispiel die Mieterhöhung. Dauerrechnungen, die zulässigerweise auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF ausgestellt wurden, brauchen keine zusätzliche E-Rechnung, solange ihre Angaben gleich bleiben.

Wie erstellen Sie eine Dauerrechnung mit RechnungsKlar?

In RechnungsKlar legen Sie den Preis pro Monat fest und wählen die Laufzeit: befristet oder bis auf Kündigung. Das PDF trägt die Überschrift „Dauerrechnung“, den Leistungszeitraum und eine Rechnungsnummer für die ganze Laufzeit. Im strukturierten Teil der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format stehen die Rechnungsnummer, der Leistungszeitraum, der Preis je Monat mit dem Wort „Dauerrechnung“ und der Satz, dass für die einzelnen Monate keine weiteren Rechnungen folgen. So können Sie eine Dauerrechnung erstellen, ohne jeden Monat eine neue Rechnung zu schreiben.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage zur Dauerrechnung nach § 14 UStG

Rechnungsbegriff, § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG. „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ [1] Abschnitt 14.1 Abs. 1 UStAE ergänzt: Rechnungen im Sinne des § 14 UStG „brauchen nicht ausdrücklich als solche bezeichnet zu werden“; es reicht, wenn sich aus dem Inhalt ergibt, dass über eine Leistung abgerechnet wird [2].

Pflichtangaben, § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG. Nr. 4 verlangt eine fortlaufende Nummer, „die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“; Nr. 6 den Zeitpunkt der sonstigen Leistung; Nr. 7 und 8 das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag [1]. Als Zeitpunkt „kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird“ (§ 31 Abs. 4 UStDV) [4].

Zeitraum aus Zahlungsbelegen, Abschnitt 14.5 Abs. 17 Sätze 1-3 UStAE. Fehlt der Zeitraum, reicht es, wenn er sich aus den Zahlungsbelegen ergibt, auch wenn der Leistungsempfänger sie ausstellt [3].

E-Rechnung, Abschnitt 14.1 Abs. 19 Satz 1 UStAE. Ausreichend ist, „wenn einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, in welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang eingebettet ist oder sich aus dem sonstigen Inhalt der E-Rechnung klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt“ [2].

Rechnungsnummer in der E-Rechnung, Abschnitt 14.5 Abs. 12 UStAE. Die Rechnungsnummer muss im strukturierten Teil stehen; eine einmalige Nummer aus dem Vertrag (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer) genügt; Zahlungsbelege brauchen keine gesonderte fortlaufende Nummer [3].

Änderungen, Abschnitt 14.1 Abs. 19 Sätze 3-4 UStAE. Ändern sich die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG, muss die ursprüngliche E-Rechnung berichtigt oder eine neue ausgestellt werden; Abschnitt 14.5 Abs. 17 Satz 5 UStAE nennt die Mieterhöhung als Beispiel [2][3]. Für zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern [2].

Fristen, § 27 Abs. 38 UStG. Statt einer E-Rechnung darf eine sonstige Rechnung ausgestellt werden: für bis 31.12.2026 ausgeführte Umsätze von jedem Rechnungsaussteller, für 2027 ausgeführte Umsätze bis Ende 2027, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat [7][6]. Kleinunternehmer dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen [6]. Eine E-Rechnung empfangen können müssen inländische Unternehmer seit dem 1. Januar 2025 [5].