PDF in E-Rechnung umwandeln: Geht das - und was ist der bessere Weg?

Viele Betriebe wollen eine PDF in eine E-Rechnung umwandeln, weil die Rechnung schon fertig ist: geschrieben in Word, in Excel oder im alten Rechnungsprogramm, gespeichert als PDF. Die Frage ist berechtigt, denn die E-Rechnung kommt auch im Handwerk. Hier lesen Sie, was sie vom PDF unterscheidet, was Umwandlungs-Programme tun und was danach zu prüfen ist. Am Ende steht, warum es einfacher ist, die E-Rechnung gleich aus den Rechnungsdaten zu erzeugen.

Kann man eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln? Die kurze Antwort

• Ein PDF allein ist keine E-Rechnung. Ihm fehlt der Datensatz, den ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Für das Finanzamt ist ein solches PDF eine „sonstige Rechnung".
• Umwandeln geht, aber nicht per Knopfdruck. Ein Programm liest die Angaben aus dem PDF heraus, oder Sie tippen sie in ein Formular ab. Daraus entsteht eine neue XML-Datei.
• Danach wird geprüft. Beträge, Steuer, Pflichtangaben und ob PDF und Datensatz zusammenpassen. Weichen PDF und Datensatz voneinander ab, zählt der Datensatz.
• Der bessere Weg: Die Rechnung gleich in einem Rechnungsprogramm schreiben, das PDF und Datensatz in einem Schritt aus denselben Angaben erzeugt.
• Wann es Pflicht wird: E-Rechnungen empfangen können müssen alle inländischen Unternehmen seit 2025. Ausstellen müssen sie für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland ab 2027 Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, die übrigen ab 2028. Ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer, Rechnungen an Privatkunden und Kleinbeträge bis 250 €.

Warum ist eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das ein Programm direkt auslesen und weiterverarbeiten kann. Ein normales PDF ist dagegen nur ein Bild der Rechnung für das menschliche Auge: Ein Buchhaltungsprogramm sieht darin keine Rechnungsnummer und keinen Steuerbetrag, sondern nur Text und Linien.

Welche Felder in den Datensatz gehören, legt die europäische Norm EN 16931 fest. In Deutschland sind zwei Formate üblich. Die XRechnung besteht nur aus Daten, also einer XML-Datei ohne Ansicht. Die ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in das der Datensatz als XML-Datei eingebettet ist. Man nennt das ein hybrides Format: Der Mensch liest das PDF, das Programm liest die XML.

Alles ohne solchen Datensatz bleibt eine sonstige Rechnung: das PDF aus Word, der Scan einer Papierrechnung, das Handyfoto, die Angaben im Text einer E-Mail. Wer Rechnungen in Word oder Excel schreibt, verschickt also keine E-Rechnung, auch wenn die Datei per E-Mail ankommt.

Was macht ein Programm, das PDF in E-Rechnung umwandelt?

Ein Programm, das PDF in E-Rechnung umwandelt, verwandelt nicht die Datei selbst. Es baut aus den Angaben im PDF eine zweite, neue Fassung der Rechnung als Datensatz, und zwar auf einem von zwei Wegen.

1. Auslesen: Eine Texterkennung oder eine KI liest Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge und Steuersatz aus dem PDF. Dabei kann es passieren, dass Zahlen verlesen werden, Angaben im falschen Feld landen oder mehrere Positionen zu einer zusammengezogen werden.
2. Abtippen: Ein Formular, in das Sie die Angaben aus dem PDF neu eintragen. Die Rechnung wird damit praktisch zweimal geschrieben.

In beiden Fällen erzeugt das Programm aus den Feldern eine XML-Datei, je nach Programm als reine XML oder eingebettet in ein PDF, also als ZUGFeRD-Datei. Was beim Einbetten in ein bestehendes PDF genau passiert, steht im Beitrag PDF in ZUGFeRD umwandeln.

Weil der Datensatz neu entsteht, kann er vom Original abweichen. Bei ZUGFeRD zählen außerdem die beiden kleinsten Profile, MINIMUM und BASIC-WL, nicht als E-Rechnung. Welches Profil eine erzeugte Datei hat, sollten Sie darum nachsehen. Deshalb gehört nach jeder Umwandlung eine Prüfung dazu.

Was müssen Sie nach dem Umwandeln prüfen?

Prüfen Sie den neuen Datensatz Feld für Feld gegen Ihr Original-PDF. Fünf Punkte gehören auf die Liste:

1. Beträge und Steuer: Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto haben dieselben Werte wie im PDF, und die Rechnung geht rechnerisch auf. Ein verlesenes Komma ändert den ganzen Betrag.
2. Pflichtangaben, unter anderem: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt und vorab vereinbarte Minderungen (zum Beispiel Skonto), Steuersatz und Steuerbetrag (oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung). Sie müssen im Datensatz stehen, nicht nur im PDF-Bild.
3. PDF und Datensatz stimmen überein: Bei einer Rechnung mit Ansicht und Datensatz gilt der Datensatz. Weicht das PDF davon ab, kann es unter Umständen als eigene, zweite Rechnung gelten, und dann stellt sich die Frage, ob die Steuer darin zusätzlich geschuldet wird.
4. Format und Profil: Lassen Sie die Datei technisch prüfen, zum Beispiel mit unserem kostenlosen E-Rechnungs-Prüfer. Er prüft den Datensatz gegen die EN 16931 und zeigt Format und Profil an. Die Datei wird dafür verschlüsselt an unseren Server in Deutschland übertragen, nur für die Prüfung verarbeitet und danach verworfen; wir speichern weder die Datei noch ihren Inhalt. Entspricht die Datei nicht der technischen Syntax (Formatfehler), gilt sie nicht als E-Rechnung. Nicht jede Meldung zu einer Regel der EN 16931 ist ein solcher Formatfehler. Nicht finden kann er einen falschen Steuersatz, der rechnerisch aufgeht; den Inhalt prüft der Mensch.
5. Lesbar ansehen: Öffnen Sie den Datensatz im kostenlosen E-Rechnungs-Viewer und legen Sie ihn neben das PDF. Die Datei wird dabei nur in Ihrem Browser geöffnet, nicht hochgeladen.

Wie Sie bei einer fertigen Datei erkennen, ob überhaupt ein Datensatz drinsteckt, zeigt der Beitrag ZUGFeRD-Rechnung prüfen.

Kann ich eine PDF-Rechnung kostenlos in eine E-Rechnung umwandeln?

Ja, es gibt kostenlose Web-Werkzeuge, mit denen Sie eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln können. „Kostenlos" heißt aber nicht, dass es nichts kostet:

• Zeit: Jede Rechnung wird einzeln hochgeladen oder abgetippt und danach geprüft, Monat für Monat.
• Daten: Bei vielen Web-Werkzeugen wird die Rechnung mit Namen, Anschrift und Beträgen Ihrer Kunden auf einen fremden Server hochgeladen. Sehen Sie vorher nach, wo die Datei verarbeitet wird und ob sie dort gespeichert bleibt.
• Prüfung: Ob die erzeugte Datei stimmt, prüfen am Ende Sie. Das Werkzeug nimmt Ihnen das nicht ab.

Für eine einzelne Rechnung kann das reichen. Wer jeden Monat Rechnungen schreibt, bearbeitet jede davon zweimal: einmal beim Schreiben, einmal beim Umwandeln.

Kann man ein PDF in eine XRechnung umwandeln?

Ja, nach demselben Prinzip: Die Angaben werden aus dem PDF ausgelesen oder eingetippt, und heraus kommt eine reine XML-Datei ohne Ansicht. Es gilt dieselbe Prüfliste wie oben; zum Vergleich mit dem Original brauchen Sie einen Viewer.

Ob Ihr Auftraggeber eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung bekommt, klären Sie miteinander; beide Formate sind zulässig. Was hinter der reinen XML-Datei steckt, erklärt der Beitrag XRechnung: was hinter dem Format steckt.

Was ist der bessere Weg, eine E-Rechnung aus einer PDF-Rechnung zu erstellen?

Der bessere Weg führt nicht über das PDF: Sie schreiben die Rechnung von Anfang an in einer Software, die PDF und Datensatz aus denselben Angaben erzeugt. Dann gibt es nichts abzutippen und nichts abzugleichen.

So arbeitet RechnungsKlar: Jede ausgestellte Rechnung entsteht als PDF/A-3 mit eingebettetem XML im ZUGFeRD-2.0.1-Format, Profil EN 16931. Ansicht und Datensatz kommen aus denselben Rechnungsdaten. Sie verschicken die Rechnung per E-Mail mit PDF und ZUGFeRD-XML oder laden beides als ZIP herunter. Das erzeugte Format wird gegen den KoSIT-Validator geprüft.

Ehrlich dazu: RechnungsKlar wandelt keine fremden PDFs um, hat keinen PDF-Import und erzeugt keine XRechnung, sondern ZUGFeRD. Sie schreiben die nächste Rechnung direkt im Programm. Für alte Rechnungen ändert das nichts, für alle neuen fällt das Umwandeln weg.

Was sonst noch dazugehört, zeigen die Funktionen von RechnungsKlar. Die Preise beginnen bei 9,90 € pro Monat zzgl. USt., und Sie können 14 Tage kostenlos testen.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen - und bis wann reicht ein PDF?

E-Rechnungen an andere inländische Unternehmen ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz für Leistungen ab 2027, alle übrigen ab 2028. Bis dahin reicht für viele Betriebe noch das PDF, aber mit Bedingungen.

• Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
• Leistungen aus 2025 und 2026: Bis zum 31.12.2026 darf jeder Betrieb dafür noch Papier schicken oder, wenn der Empfänger zustimmt, ein PDF.
• Leistungen aus 2027: Papier oder, wenn der Empfänger zustimmt, ein PDF (Versand bis 31.12.2027) nur noch für Betriebe, deren Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betrug.
• Ab 2028: E-Rechnung für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden und Kleinbeträge bis 250 € brutto. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen; mehr dazu im Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer. Was mit Papier im Jahr 2026 gilt, beantwortet der Beitrag Sind Papierrechnungen 2026 noch erlaubt?. Den ganzen Zeitplan mit allen Stufen finden Sie unter E-Rechnungspflicht für Handwerker im Überblick.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage

E-Rechnung und sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 UStG): Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht" (Satz 3). Eine sonstige Rechnung ist eine, „die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird" (Satz 4). Das Format muss nach Satz 6 Nr. 1 der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen oder nach Nr. 2 zwischen Rechnungsaussteller und Empfänger vereinbart sein, wenn es die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben in ein Format ermöglicht, das der Norm entspricht oder mit ihr interoperabel ist [1]. Die EN 16931 nennt erst der Anwendungserlass (Abschn. 14.1 Abs. 2 Satz 3 Nr. 1 UStAE) [3].

PDF ohne Datensatz: Nach Abschn. 14.1 Abs. 2 Satz 4 Nr. 2 Satz 2 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025 zählen zu den sonstigen Rechnungen auch „alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder Angaben in E-Mails" [3]. Das BMF nennt in seinen FAQ das einfache PDF ausdrücklich, „da es kein strukturiertes Format hat" [5].

Formatfehler: Eine Datei, die „auf Grund von Formatfehlern" die Anforderungen an das strukturierte Format nicht erfüllt, ist ebenfalls eine sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a) [3]. Davon zu unterscheiden ist die Verletzung von Geschäftsregeln (Geschäftsregelfehler; Rn. 6b) [3]. Dabei liegt kein Formatfehler vor (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 22), und umsatzsteuerlich stellt eine solche Datei „prinzipiell eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG" dar (Rn. 23) [4].

Zulässige Formate: Das hybride Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1, „ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL", fällt unter die zulässigen E-Rechnungs-Formate (Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE), ebenso die XRechnung (Abs. 13) [3][5]. Welches zulässige Format verwendet wird, „ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist" (Abs. 12 Satz 5) [3].

Pflichtangaben im Datensatz: Für eine ordnungsmäßige E-Rechnung müssen „alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein" (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35) [3][5]. Welche Angaben Pflicht sind, regeln § 14 Abs. 4 und § 14a UStG [1].

Der Datensatz ist führend: „Bei einem hybriden Format bilden die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil" (Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE) [3]. Enthält der Bildteil abweichende Rechnungsangaben, „stellt er ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind" (Abschn. 14c.1 Abs. 4a Satz 2 UStAE). Technisch begründete geringfügige Abweichungen, zum Beispiel Rundungsdifferenzen, werden nicht beanstandet, wenn der Charakter als inhaltlich identisches Mehrstück nicht verloren geht (Satz 3). Ein Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich (Satz 4) [3].

Validierung hilft, ersetzt aber keine Prüfung: Inhaltsfehler können vorliegen, auch wenn „im Rahmen der Validierung kein Fehler festgestellt wurde (z. B. Angabe eines fehlerhaften Steuersatzes)". Eine Validierung „ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit" (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a) [3]. Das BMF empfiehlt, die Validierung „bereits bei Erstellung und Versand einer E-Rechnung durchzuführen", nennt aber keine bestimmte Anwendung [5].

Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG): Für Umsätze aus 2025 und 2026 kann eine Rechnung bis zum 31.12.2026 „auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers" in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden (Nr. 1). Für Umsätze aus 2027 gilt das nach Nr. 2 bis zum 31.12.2027 nur, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr „nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat" [2]. Empfangen können müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 ohne Ausnahme; dafür „genügt bereits ein E-Mail-Postfach" [5]. Keine E-Rechnung brauchen unter anderem Rechnungen an Endverbraucher, Kleinbeträge bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) und Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) [5].