PDF in ZUGFeRD umwandeln: Was dabei passiert und worauf Sie achten müssen

Wer ein PDF in ZUGFeRD umwandeln will, hat die Rechnung meist schon fertig: geschrieben in Word, als PDF gespeichert, und nun möchte der Auftraggeber eine ZUGFeRD-Rechnung. Im Netz versprechen das viele Werkzeuge, oft kostenlos. Tatsächlich wird dabei nichts umgewandelt: Das PDF bleibt, wie es ist, und bekommt einen zweiten Teil angehängt, den Datensatz. Dieser Beitrag zeigt, was technisch passiert, wo die Fehlerquelle liegt und wie Sie die fertige Datei prüfen. Warum ein PDF allein keine E-Rechnung ist, erklärt der Beitrag PDF in E-Rechnung umwandeln. Was an Word-Rechnungen sonst hakt, zeigt der Beitrag Rechnungen in Word und Excel.

Kann man ein PDF in ZUGFeRD umwandeln? Die kurze Antwort

• Ja, technisch geht das. Ein Werkzeug baut aus den Angaben im PDF einen Datensatz (XML) und bettet ihn in das PDF ein. Heraus kommt eine Datei mit zwei Teilen.
• Es entstehen zwei Quellen. Das PDF bleibt, der Datensatz ist neu. Beide müssen dasselbe sagen.
• Der Datensatz hat Vorrang. Weichen PDF und Datensatz voneinander ab, zählt der Datensatz, nicht das, was im PDF zu sehen ist.
• Nicht jedes Profil reicht. Die beiden kleinsten ZUGFeRD-Profile, MINIMUM und BASIC-WL, gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung.
• Danach wird geprüft. Format und Profil mit einem Prüfprogramm, den Inhalt durch einen Vergleich von Datensatz und PDF.
• Der einfachere Weg: ein Rechnungsprogramm, das PDF und Datensatz aus denselben Angaben erzeugt. Dann gibt es nichts abzugleichen.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung und warum besteht sie aus zwei Teilen?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Format: eine einzige Datei mit einem Teil für den Menschen und einem für das Programm. Der Mensch liest das PDF, das Buchhaltungsprogramm des Empfängers liest den XML-Datensatz.

Der PDF-Teil ist ein PDF/A-3. Das ist eine Archiv-Variante des PDF, die angehängte Dateien erlaubt. Der Datensatz steckt als Anhang darin und wird beim Empfänger automatisch ausgelesen. Grundlage der Felder ist die europäische Norm EN 16931.

Den Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung erklärt unsere Übersichtsseite. Wer einen reinen Datensatz ohne PDF braucht, findet den Unterschied im Beitrag ZUGFeRD oder XRechnung.

Was passiert, wenn Sie XML in ein bestehendes PDF einbetten?

Am sichtbaren PDF ändert sich inhaltlich nichts. Das Werkzeug baut einen neuen Datensatz und legt ihn in dieselbe Datei:

1. Datensatz bauen: Die Angaben werden aus dem PDF ausgelesen oder von Hand in ein Formular eingetragen. Wie das Auslesen funktioniert und wo es danebengehen kann, steht im Beitrag PDF in E-Rechnung umwandeln.
2. PDF vorbereiten: Das PDF wird, falls nötig, als PDF/A-3 gespeichert, damit es einen Anhang aufnehmen darf.
3. XML einbetten und kennzeichnen: Der Datensatz wird angehängt. In den Metadaten der Datei steht danach, dass es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung handelt.

Danach stecken zwei Fassungen derselben Rechnung in einer Datei, und nichts verbindet sie automatisch. Typische Abweichungen:

• ein verlesenes Komma im Betrag,
• ein Skonto oder Rabatt, der im PDF steht, im Datensatz aber fehlt,
• mehrere Positionen, die im Datensatz zu einer zusammengezogen werden,
• ein falscher Steuersatz.

Wer das PDF später korrigiert, ändert den Datensatz nicht mit, und umgekehrt.

Was gilt, wenn PDF und Datensatz einer ZUGFeRD-Rechnung nicht übereinstimmen?

Dann zählt der Datensatz. Seit 2025 ist bei einer E-Rechnung im hybriden Format der strukturierte Teil führend; das PDF ist nur seine lesbare Darstellung.

Bis Ende 2024 war es umgekehrt. Wer nur das PDF kontrolliert, kontrolliert deshalb die falsche Fassung: Für die Umsatzsteuer zählt, was im Datensatz steht; die Vorsteuer kann der Empfänger nur daraus ziehen.

Weicht das PDF bei Rechnungsangaben ab, etwa mit einer anderen Leistungsbeschreibung oder einem anderen Steuerbetrag, kann es unter Umständen als eigene, weitere Rechnung gelten. Dann stellt sich die Frage, ob die darin ausgewiesene Steuer zusätzlich geschuldet wird. Kleine, technisch bedingte Unterschiede wie Rundungsdifferenzen werden nicht beanstandet, solange es inhaltlich dieselbe Rechnung bleibt.

Was eine konkrete Abweichung steuerlich bedeutet, hängt vom Einzelfall ab. Das klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.

Welche ZUGFeRD-Profile gelten in Deutschland als E-Rechnung?

ZUGFeRD ab Version 2.0.1 gilt als E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenig Angaben. BASIC-WL etwa kennt keine einzelnen Positionen, nur Summen für die ganze Rechnung. In Deutschland gelten diese beiden Profile deshalb nur als Buchungshilfe, nicht als Rechnung.

Welches Profil ein Werkzeug setzt, steht oft nicht auf der Startseite. Nachlesen können Sie es im Prüfergebnis der fertigen Datei.

Wie prüfen Sie eine ZUGFeRD-Datei nach dem Umwandeln?

In drei Schritten: Steckt ein Datensatz drin, stimmen Format und Profil, und sagt der Datensatz dasselbe wie das PDF? Die Pflichtangaben, Feld für Feld, stehen im Beitrag PDF in E-Rechnung umwandeln.

1. Ist ein Datensatz eingebettet? In den Anhängen des PDF muss eine XML-Datei liegen. Fehlt sie, ist die Datei ein gewöhnliches PDF.
2. Stimmen Format und Profil? Der kostenlose E-Rechnungs-Prüfer prüft den Datensatz gegen die EN 16931 und zeigt das erkannte Format, das Profil und jede Meldung mit ihrer Regel-Kennung. Möglich ist eine Prüfung pro Tag je Internetanschluss, für ein PDF bis 2 MB. Die Datei wird verschlüsselt an unseren Server in Deutschland übertragen, nur für die Prüfung verarbeitet und danach verworfen. Steht MINIMUM oder BASIC WL im Ergebnis, zählt die Datei nach dem BMF nicht zu den zulässigen E-Rechnungs-Formaten. Warnungen zum PDF/A-3 betreffen die PDF-Hülle, nicht den Datensatz.
3. Sagen Datensatz und PDF dasselbe? Öffnen Sie die Datei im kostenlosen E-Rechnungs-Viewer. Er zeigt den eingebetteten Datensatz, nicht das sichtbare PDF, und die Datei bleibt dabei auf Ihrem Gerät. Legen Sie beides nebeneinander und vergleichen Sie Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto.

Der E-Rechnungs-Prüfer findet Formatfehler. Einen Unterschied zwischen PDF und Datensatz findet er nicht, ebenso wenig einen falschen Steuersatz, der rechnerisch aufgeht. Diesen Vergleich macht der Mensch. Was ein grünes Prüfergebnis bedeutet und was nicht, zeigt der Beitrag ZUGFeRD-Rechnung prüfen.

Kann man ein PDF kostenlos in ZUGFeRD umwandeln?

Ja, dafür gibt es kostenlose Web-Werkzeuge und Programme. Was „kostenlos" trotzdem an Zeit, Daten und Prüfarbeit bei Ihnen lässt, steht im Beitrag über was „kostenlos" beim Umwandeln bedeutet. Bei ZUGFeRD lohnen sich vorab drei Fragen:

• Welches Profil setzt es? MINIMUM oder BASIC WL reichen nicht.
• Entsteht ein PDF/A-3, oder bleibt das PDF in seiner alten Form?
• Wird die Rechnung mit Namen, Anschrift und Beträgen Ihrer Kunden auf einen fremden Server hochgeladen, und bleibt sie dort gespeichert?

Das Ergebnis prüfen Sie kostenlos mit Prüfer und Viewer.

Wie entsteht eine ZUGFeRD-Rechnung ohne Umwandeln?

Indem die Rechnung von Anfang an in einem Programm geschrieben wird, das PDF und Datensatz aus denselben Angaben erzeugt.

So arbeitet RechnungsKlar: Jede ausgestellte Rechnung entsteht als PDF/A-3 mit eingebettetem XML im ZUGFeRD-2.0.1-Format, Profil EN 16931. Ansicht und Datensatz werden aus denselben Rechnungsdaten erzeugt. Sie verschicken die Rechnung per E-Mail mit PDF und XML als Anhang oder laden beides als ZIP herunter. Das erzeugte Format wird gegen den KoSIT-Validator geprüft.

Ehrlich dazu: RechnungsKlar wandelt keine vorhandenen PDFs um, hat keinen PDF-Import und erzeugt keine XRechnung. Für neue Rechnungen fällt das Umwandeln weg, alte bleiben, wie sie sind.

Bei Rechnungen an andere Unternehmen im Inland müssen Betriebe E-Rechnungen ab 2027 ausstellen, wenn ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt, die übrigen ab 2028; Kleinunternehmer sind ausgenommen. Den Zeitplan zeigt E-Rechnung ab wann Pflicht, den Überblick die Seite E-Rechnungspflicht im Handwerk. Mehr zeigen die Funktionen von RechnungsKlar. Die Preise beginnen bei 9,90 € im Monat zzgl. USt., und Sie können 14 Tage kostenlos testen.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage und die Technik

E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 UStG): Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht" [1].

Hybrides Format (Abschn. 14.1 Abs. 14 UStAE): Ein hybrides Format besteht aus einem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) und einem menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF-Dokument). „Beide Datenteile sind in einer Datei zusammengefasst." Das hybride Format „ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 - ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL -" fällt unter die zulässigen E-Rechnungs-Formate (BMF-Schreiben vom 15.10.2025) [2][3].

Vorrang des Datensatzes (Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE): „Bei einem hybriden Format bilden die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil." Bei Abweichungen „gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor" [2]. Für bis zum 31.12.2024 ausgeführte Umsätze ging der Bildteil vor; mit der obligatorischen E-Rechnung hat sich das Verhältnis umgekehrt [3][4].

Abweichender Bildteil (Abschn. 14c.1 Abs. 4a UStAE): Enthält er abweichende Rechnungsangaben, „stellt er ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind". Technisch begründete geringfügige Abweichungen, zum Beispiel eine verkürzte Leistungsbeschreibung oder Rundungsdifferenzen, werden nicht beanstandet, wenn der Charakter als inhaltlich identisches Mehrstück nicht verloren geht. „Ein Vorsteuerabzug ist auch in diesen Fällen nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich." [2]

Validierung: Sie ist „keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung der Rechnung", aber „sinnvoll"; das BMF empfiehlt, sie „bereits bei Erstellung und Versand einer E-Rechnung durchzuführen" [3]. Auf das technische Ergebnis einer Validierung (Format und Geschäftsregeln) kann sich ein Unternehmer bei Beachtung der Sorgfaltspflichten verlassen; „Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren." Inhaltsfehler können trotzdem vorliegen, „z. B. Angabe eines fehlerhaften Steuersatzes" (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a) [2]. Für die inhaltliche Identität von PDF und XML hat die Finanzverwaltung laut FeRD keine konkreten Prüfpflichten festgelegt [5].

Übergang (§ 27 Abs. 38 UStG): Für Umsätze bis 31.12.2026 darf statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt werden: auf Papier oder, nur mit Zustimmung des Empfängers, elektronisch (z. B. als PDF). Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt das für Umsätze bis Ende 2027 [1][3].

Technik (Factur-X/ZUGFeRD): Pro Dokument ist nur ein eingebetteter Rechnungsdatensatz zulässig, bezeichnet mit „factur-x.xml" bzw. „xrechnung.xml" [4]. Zur Spezifikation gehört ein XMP-Erweiterungsschema für die Metadaten der PDF/A-3-Datei [6]. Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten in Deutschland nur als Buchungshilfe [4].