Lohnkosten in der Rechnung ausweisen: Musterrechnung für Handwerker

Die Rechnung ist raus, zwei Tage später ruft der Kunde an: „Wie hoch war denn da der Lohnanteil? Den brauche ich für die Steuer." Wer Lohnkosten in der Rechnung ausweisen will, findet hier eine Musterrechnung zum Nachbauen. Dazu kommt, welche Kosten auf die Arbeitsseite gehören, wie die Hinweiszeile unter der Summe aussieht und was passiert, wenn der Lohnanteil fehlt. Geschrieben ist der Artikel für Handwerksbetriebe, die Privatkunden abrechnen und ihre Rechnungen bisher in Word tippen.

Wie weisen Handwerker Lohnkosten auf der Rechnung aus? Die kurze Antwort

• Warum überhaupt: Privatkunden können für Handwerkerarbeiten in ihrem Haushalt eine Steuerermäßigung beantragen. Sie gilt nur für die Arbeitskosten, nicht für das Material.
• Was getrennt wird: Arbeit auf die eine Seite, Material auf die andere. Anfahrt und Maschineneinsatz rechnet die Finanzverwaltung zur Arbeit.
• Wie es aussieht: Arbeit und Material stehen als eigene Positionen auf der Rechnung. Unter der Summe nennt eine Hinweiszeile den enthaltenen Betrag der Arbeitskosten.
• Brutto oder netto: Die Finanzverwaltung verlangt keinen eigenen Umsatzsteuer-Ausweis auf den Arbeitsanteil. Am übersichtlichsten nennt die Hinweiszeile netto, Umsatzsteuer und brutto.
• Pflicht oder nicht: Im Umsatzsteuergesetz ist der Lohnanteil keine Pflichtangabe. Für die Steuerermäßigung des Privatkunden muss er sich aber aus der Rechnung ergeben, selbst schätzen darf der Kunde ihn nicht.
• Bezahlung: Begünstigt ist nur, was auf das Konto des Betriebs gezahlt wird, etwa per Überweisung, Lastschrift oder EC-Karte. Barzahlung zählt nicht.

Welche Kosten zählen auf der Handwerkerrechnung als Arbeitskosten?

Zu den Arbeitskosten gehört alles, was für die Arbeit selbst berechnet wird: Stunden von Meister, Geselle und Azubi, dazu nach Auffassung der Finanzverwaltung die berechneten Fahrt- und Maschinenkosten. Material und gelieferte Waren gehören nicht dazu. Im Gesetz selbst steht nur das Wort „Arbeitskosten". Dass Anfahrt und Maschine dazuzählen, sagt die Finanzverwaltung in ihrem Anwendungsschreiben, nicht der Gesetzgeber.

Die Beispiele aus der Liste der Finanzverwaltung, sortiert nach Seite:

• Arbeitskosten: Arbeitszeit vor Ort, Anfahrt, Einsatz von Maschinen beim Kunden.
• Verbrauchsmittel: Schmier-, Reinigungs- und Spülmittel zählt die Finanzverwaltung nicht zum Material. Sie stehen damit nicht auf der Materialseite.
• Entsorgung: Bauschutt oder die alten Fliesen bei der Neuverfliesung eines Bades zählen mit, wenn die Entsorgung Nebenleistung ist. Ein reiner Entsorgungsauftrag zählt nicht.
• Material: Armatur, Fliesen, Farbe, Mörtel, Tapete, also alles, was eingebaut oder geliefert wird, samt der Umsatzsteuer darauf. Diese Kosten sind nicht begünstigt.
• Arbeit in der Werkstatt: Begünstigt ist nach Auffassung der Finanzverwaltung nur Arbeit im Haushalt des Kunden. Arbeitskosten für Leistungen in der Werkstatt sind deshalb auf der Rechnung gesondert zu kennzeichnen.

Eine Bagatellgrenze gibt es nicht. Auch wenn das Material nur wenige Prozent der Rechnung ausmacht, sind nach Auskunft der Finanzverwaltung in allen Fällen die Arbeitskosten auszuweisen.

Wie sieht eine Musterrechnung mit ausgewiesenen Lohnkosten aus?

Eine Musterrechnung mit ausgewiesenen Lohnkosten trennt Arbeit und Material in eigene Positionen und nennt den Arbeitsanteil noch einmal unter der Summe. Das Beispiel: Ein SHK-Betrieb tauscht im Einfamilienhaus eines Privatkunden den Waschtisch und zwei Thermostatventile an den Heizkörpern.

Unter der Summe stehen zwei Hinweise, zuerst der Aufbewahrungshinweis, dann die Hinweiszeile zu den Arbeitskosten:

Hinweis: Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren.

In diesem Rechnungsbetrag sind Arbeitskosten (Lohn, Anfahrt, Maschineneinsatz, Pos. 1-3) von 408,00 € netto zzgl. 77,52 € Umsatzsteuer = 485,52 € enthalten. Bitte begleichen Sie den Betrag per Überweisung.

Der Aufbewahrungshinweis gehört auf Rechnungen für Arbeiten am Haus oder an der Wohnung eines Privatkunden. Die übrigen Pflichtangaben (Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer …) gehören ebenfalls zu einer vollständigen Rechnung, sie stehen im Artikel Pflichtangaben auf der Handwerkerrechnung.

Positionen 2 und 3 stehen auf der Arbeitsseite, weil die Finanzverwaltung Fahrt- und Maschinenkosten zu den Arbeitskosten zählt. Statt Beträgen darf der Rechnungsaussteller den Rechnungsbetrag auch prozentual in Arbeit und Material aufteilen. Bei Wartung gegen eine vorher fest vereinbarte, vom tatsächlich verbrauchten Material unabhängige Pauschale genügt nach Auskunft der Finanzverwaltung der kalkulatorische Arbeitsanteil.

Wie das in anderen Gewerken aussieht, zeigen die Elektriker-Rechnung mit Arbeitszeit und Material und die Maler-Rechnung mit getrennten Lohn- und Materialkosten.

Gehören die Lohnkosten brutto oder netto in die Hinweiszeile?

Die Finanzverwaltung schreibt dazu nur eines vor: Ein gesonderter Ausweis der Umsatzsteuer, die auf die Arbeitskosten entfällt, ist nicht erforderlich. Beim Material zählt sie die darauf entfallende Umsatzsteuer ausdrücklich zu den nicht begünstigten Kosten.

Eine bestimmte Form verlangt sie also nicht. Nennt die Zeile Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag des Arbeitsanteils, wie im Muster oben, muss niemand nachrechnen. Welcher Betrag in der Steuererklärung des Kunden steht, ist dessen Sache und die seines Steuerberaters, nicht die der Rechnung.

Ist der Lohnanteil eine Pflichtangabe auf der Rechnung?

Nicht nach dem Umsatzsteuergesetz. Die Liste der Pflichtangaben dort kennt keinen Lohnanteil, und auch für die Umsatzsteuer braucht die Rechnung die Aufteilung nicht. Welche Angaben eine Rechnung sonst enthalten muss, steht im Artikel, auf den der Abschnitt zur Musterrechnung verweist.

Für Privatkunden hängt an der Aufteilung aber deren Steuerermäßigung. Wo die Kosten Betriebsausgaben oder Werbungskosten sind, etwa bei Aufträgen von Firmen, spielt sie dafür keine Rolle: Das Gesetz schließt die Ermäßigung dann aus.

Was passiert, wenn der Lohnanteil auf der Handwerkerrechnung nicht ausgewiesen ist?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung darf der Kunde den Arbeitsanteil nicht selbst schätzen. Die Aufteilung muss aus der Rechnung hervorgehen, und die schreibt der Betrieb. Fehlt sie, landet die Frage also wieder bei Ihnen: Rückruf, Nachfrage, Nacharbeit am Schreibtisch.

Ob und wie eine nachträglich ergänzte Aufteilung beim Kunden noch berücksichtigt wird, ist eine Frage des Einzelfalls. Die klärt der Kunde mit seinem Steuerberater.

Einfacher ist es, die Aufteilung von Anfang an auf jede Rechnung an Privatkunden zu schreiben. Das gilt auch für Abschläge: Abschlagszahlungen berücksichtigt die Finanzverwaltung nur, wenn auch dort Arbeit und Material aufgeteilt sind. Wie eine Abschlagsrechnung aufgebaut ist, zeigt die Abschlagsrechnung mit Muster.

Bar bezahlt? Barzahlung schließt die Ermäßigung aus, auch wenn der Betrieb sie ordentlich verbucht und quittiert hat. Wird eine Anzahlung überwiesen und der Rest bar kassiert, zählt nach Auskunft der Finanzverwaltung nur die Anzahlung. Deshalb steht der Überweisungshinweis gleich mit in der Hinweiszeile.

Wie schreiben Sie Lohn- und Materialkosten mit RechnungsKlar getrennt auf die Rechnung?

In RechnungsKlar legen Sie Arbeit, Anfahrt, Maschineneinsatz und Material als eigene Positionen an. Wiederkehrende Positionen wie „Anfahrt pauschal" oder Ihren Stundensatz speichern Sie einmal als Positionsvorlage und übernehmen sie in jede neue Rechnung.

Die Hinweiszeile speichern Sie einmal als Textbaustein und setzen ihn unter die Summe. Den Betrag der Arbeitskosten tragen Sie für die jeweilige Rechnung selbst ein, der Text drumherum steht schon. So sieht jede Rechnung an Privatkunden gleich aus, und der Lohnanteil steht auf der Rechnung, bevor der Kunde danach fragt.

Den Hinweis, dass der Privatkunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss, wählt RechnungsKlar bei Privatkunden von sich aus vor. Betrifft die Rechnung keine Arbeiten an Haus, Wohnung oder Grundstück, nehmen Sie ihn für diese Rechnung heraus.

Wie eine Rechnung Schritt für Schritt entsteht, zeigt Rechnung schreiben mit RechnungsKlar. Was eine Rechnung außer dem Lohnanteil enthalten muss, fasst die Seite Pflichtangaben im Überblick - mit RechnungsKlar zusammen. Angebot, Rechnung und Abschlagsrechnung gibt es ab 9,90 € im Monat zzgl. USt.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage zu Lohnkosten auf der Handwerkerrechnung

Stand: Oktober 2026.

§ 35a Abs. 3 EStG. Für Handwerkerleistungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen ermäßigt sich die tarifliche Einkommensteuer auf Antrag „um 20 Prozent der Aufwendungen des Steuerpflichtigen, höchstens jedoch um 1 200 Euro". Das gilt nicht für öffentlich geförderte Maßnahmen, für die zinsverbilligte Darlehen oder steuerfreie Zuschüsse in Anspruch genommen werden [1].

§ 35a Abs. 5 Satz 2 EStG. Der Abzug nach den Absätzen 2 und 3 „gilt nur für Arbeitskosten" [1]. Was zu den Arbeitskosten gehört, regelt das Gesetz nicht näher.

§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG. Voraussetzung ist, „dass der Steuerpflichtige für die Aufwendungen eine Rechnung erhalten hat und die Zahlung auf das Konto des Erbringers der Leistung erfolgt ist" [1].

§ 35a Abs. 5 Satz 1 EStG. Die Ermäßigung ist ausgeschlossen, soweit die Aufwendungen Betriebsausgaben oder Werbungskosten darstellen [1].

BMF-Schreiben vom 9. November 2016. Arbeitskosten sind danach die Aufwendungen für die Handwerkerleistung „einschließlich der in Rechnung gestellten Maschinen- und Fahrtkosten". Begünstigt sind danach „generell nur die Arbeitskosten für Leistungen, die im Haushalt des Steuerpflichtigen erbracht worden sind"; Arbeitskosten für Leistungen außerhalb des Haushalts sind in der Rechnung entsprechend zu kennzeichnen. Materialkosten bleiben „mit Ausnahme von Verbrauchsmitteln außer Ansatz". Der Anteil der Arbeitskosten muss „grundsätzlich anhand der Angaben in der Rechnung gesondert ermittelt werden können"; eine prozentuale Aufteilung durch den Rechnungsaussteller ist zulässig. „Eine Schätzung des Anteils der Arbeitskosten durch den Steuerpflichtigen ist nicht zulässig." Abschlagszahlungen werden nur berücksichtigt, wenn für sie eine Aufteilung vorgenommen worden ist und eine Rechnung vorliegt. „Ein gesonderter Ausweis der auf die Arbeitskosten entfallenden Mehrwertsteuer ist nicht erforderlich." Barzahlungen, Baranzahlungen und Barteilzahlungen werden nicht anerkannt [2]. Das Schreiben wurde 2021 geändert [3].

Anlage 1 zum BMF-Schreiben. Nicht begünstigt sind „Material und sonstige im Zusammenhang mit der Leistung gelieferte Waren einschließlich darauf entfallende Umsatzsteuer", etwa Farbe, Fliesen, Mörtel oder Tapeten. Verbrauchsmittel wie Schmier-, Reinigungs- oder Spülmittel führt die Anlage als begünstigt auf, bei Handwerkerleistungen „als Nebenleistung" mit dem Zusatz „Abgrenzung im Einzelfall". Entsorgung als Nebenleistung (z. B. Fliesenabfuhr bei Neuverfliesung eines Bades) steht auf der begünstigten Seite, Entsorgung als Hauptleistung auf der nicht begünstigten [4].

§ 14 Abs. 4 UStG. Die Vorschrift zählt die Angaben auf, die eine Rechnung enthalten muss. Ein Lohn- oder Arbeitskostenanteil ist nicht darunter [5].

§ 14 Abs. 4 Nr. 9 und § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG. Zu den Pflichtangaben gehört „in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers" [5]. Nach § 14b Abs. 1 Satz 5 hat der Leistungsempfänger bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück „die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre" aufzubewahren, soweit er nicht Unternehmer ist oder die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet [7].

Landesamt für Steuern Niedersachsen. Nach Auskunft des Landesamts sieht das BMF-Schreiben „keine Vereinfachung bei geringfügigen Materialkosten vor. Es sind in allen Fällen die Arbeitskosten auszuweisen." Bei einer vorher fest vereinbarten und vom tatsächlich verbrauchten Material unabhängigen Wartungspauschale können die Arbeitskosten mit dem kalkulatorischen Anteil ausgewiesen werden. Wird eine Anzahlung überwiesen und der Rest bar kassiert, gibt es die Ermäßigung nur für die Anzahlung [6].