E-Rechnung archivieren: Was Sie aufbewahren müssen - und was nicht

Die alte Gewohnheit passt nicht mehr: ausdrucken, lochen, in den Ordner. Seit Anfang 2025 kann der Großhändler die Materialrechnung als E-Rechnung per Mail schicken, denn jeder Betrieb muss seitdem E-Rechnungen empfangen können. Hier lesen Sie, welche Datei bleiben muss, wie lange, was mit dem PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung ist und wie eine einfache Ablage mit Ordnern und Sicherungskopie aussehen kann.

Wie archiviere ich eine E-Rechnung? Die kurze Antwort

• Was bleibt: die Datei so, wie sie angekommen ist, unverändert. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD die PDF mit der eingebetteten XML.
• Wie lange: mindestens acht Jahre, gezählt ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. In Ausnahmefällen länger.
• ZUGFeRD: Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist der XML-Teil maßgeblich. Am einfachsten behalten Sie die ganze Datei.
• Ausdrucken: nicht nötig. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.
• Software: Für die Umsatzsteuer sieht die Finanzverwaltung allein in einer Ablage außerhalb eines Datenverarbeitungssystems, das den GoBD entspricht, regelmäßig keinen Verstoß. Die Datei muss trotzdem unverändert im Originalformat vorliegen. Für die übrigen Pflichten verweist die Finanzverwaltung auf ihre Ordnungsregeln für Buchhaltungsunterlagen (GoBD): Danach reicht ein einfacher Ordner auf der Festplatte für die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen die Unveränderbarkeit sicherstellen.
• E-Mail: Dient die Mail nur als Transportmittel, wie früher der Briefumschlag, reicht nach den GoBD der Anhang.

Welche Datei muss ich bei einer E-Rechnung aufbewahren?

Aufbewahrt wird grundsätzlich die Datei, die Sie bekommen haben, im empfangenen Format. Die Finanzverwaltung verlangt, dass mindestens der strukturierte Teil, die XML, unversehrt vorliegt.

Üblich sind zwei Formate. Eine XRechnung besteht nur aus XML und ist für Menschen erst mit einem Anzeigeprogramm lesbar. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine einzige PDF-Datei mit eingebetteter XML: Mehr zum Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung lesen Sie im eigenen Beitrag.

Speichern Sie den Original-Anhang. Nicht „Drucken als PDF", nicht in einem anderen Programm neu abspeichern: Dabei kann die eingebettete XML verloren gehen. Im Zweifel prüfen Sie, ob in Ihrer PDF wirklich eine XML steckt. Eine empfangene XML lesen Sie, indem Sie die E-Rechnung ansehen, ohne die Datei zu verändern.

Muss ich bei einer ZUGFeRD-Rechnung auch den PDF-Teil aufbewahren?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung reicht es, den XML-Teil aufzubewahren, wenn die übrigen Regeln der GoBD eingehalten werden. Den PDF-Teil braucht es zusätzlich nur, wenn er weitere oder abweichende Angaben enthält, die für die Steuer wichtig sind, zum Beispiel Buchungsvermerke oder eine qualifizierte elektronische Signatur.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist der XML-Teil der führende Teil. Weichen die PDF-Ansicht und die XML voneinander ab, gelten die Daten in der XML.

Behalten Sie also die ganze Datei. Schreiben Sie keine Notizen oder Stempel in die Originaldatei. Versehen Sie eine Kopie mit Vermerken, heben Sie diese Kopie zusätzlich auf.

Darf ich eine E-Rechnung in ein anderes Format umwandeln?

Umwandeln ist erlaubt. Die umgewandelte Fassung allein genügt nach den GoBD aber nur, wenn vier Bedingungen zusammenkommen: Bild und Inhalt verändern sich nicht, keine anderen aufbewahrungspflichtigen Angaben gehen verloren, die verlustfreie Umwandlung ist in der Verfahrensdokumentation beschrieben, und die maschinelle Auswertbarkeit sowie der Datenzugriff durch das Finanzamt bleiben uneingeschränkt. Fehlt eine Bedingung, bleiben beide Fassungen: derselben Rechnung zugeordnet, unter demselben Index abgelegt, die umgewandelte als solche gekennzeichnet. Bei einer E-Rechnung muss nach Auffassung der Finanzverwaltung die Original-XML in jedem Fall unversehrt erhalten bleiben.

Eine typische Falle: Wer eine ZUGFeRD-PDF in ein Bild umwandelt, etwa TIFF oder JPG, löscht damit die XML. Eine lesbare PDF-Kopie - zusätzlich, nicht anstelle der Datei ist erlaubt, die XML bleibt im Archiv.

Wie lange gilt die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen?

Eingehende und ausgehende Rechnungen werden acht Jahre aufbewahrt. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Ein Beispiel: Bei einer Rechnung vom März 2026 beginnt die Frist mit Ablauf des 31.12.2026 und endet am 31.12.2034. Frühestens im Jahr 2035 darf diese Rechnung aussortiert werden, mit der Einschränkung aus dem nächsten Absatz.

Die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen noch für Steuern von Bedeutung sind, für die die Frist zur Festsetzung noch läuft. Bevor Sie alte Jahrgänge löschen, fragen Sie daher kurz Ihren Steuerberater.

Das gilt auch für Betriebe, die keine E-Rechnungen ausstellen müssen, siehe E-Rechnung als Kleinunternehmer. Den Überblick gibt die Seite zu E-Rechnungspflicht für Handwerksbetriebe.

Reicht es, eine E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?

Nein. Nach den GoBD ersetzt ein Ausdruck die Datei nicht, er ist höchstens eine zusätzliche Arbeitskopie.

Wer lieber auf Papier liest, druckt eine Lesekopie. Das Original bleibt digital.

Brauche ich eine spezielle Software, um E-Rechnungen zu archivieren?

Für die Umsatzsteuer sagt die Finanzverwaltung: Allein weil E-Rechnungen außerhalb eines Datenverarbeitungssystems gespeichert und archiviert werden, das den GoBD entspricht, liegt regelmäßig kein Verstoß vor. Damit ist aber nur die Umsatzsteuer beantwortet.

Für die übrigen steuerlichen Zwecke verweist die Finanzverwaltung auf die GoBD. Danach müssen die Unterlagen geordnet, auffindbar und gegen Verlust und unberechtigte Änderung geschützt sein. Eine bestimmte Technik, ein bestimmtes Speichermedium oder ein bestimmtes Ordnungssystem schreiben die GoBD nicht vor.

Wichtig: Nach Auffassung der Finanzverwaltung reicht eine einfache Ablage in Ordnern auf einer Festplatte für die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht aus, solange keine zusätzlichen Maßnahmen dafür sorgen, dass die Dateien unverändert bleiben. Die GoBD verlangen außerdem, dass Eingang, Ablage, eine etwaige Umwandlung und die weitere Verarbeitung elektronischer Unterlagen protokolliert werden.

Es gibt viele Wege, vom eigenen Ordner mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen bis zum Archivprogramm. Welcher für einen Betrieb genügt, klärt der Steuerberater.

Wie kann eine einfache Ablage für E-Rechnungen aussehen?

Die folgenden sechs Schritte sind Maßnahmen, die beim Archivieren mit Ordnern und Sicherungskopie helfen. Ob sie für Ihren Betrieb ausreichen, vor allem bei Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit, entscheidet Ihr Steuerberater.

1. Anhang unverändert speichern. Speichern Sie den Anhang direkt aus dem Mailprogramm über „Anhang speichern" in den Ordner, nicht über „Drucken als PDF". Die Mail selbst behalten Sie nur, wenn sie mehr enthält als den Transport, etwa Absprachen zum Preis. Dann als Mail-Datei statt als PDF.
2. Vor dem Ablegen kurz prüfen. Öffnen Sie die Datei mit dem Viewer und lassen Sie sie über E-Rechnung kostenlos prüfen laufen. Unser Prüfer zeigt das Ergebnis auf dem Bildschirm. Erzeugt ein Prüfprogramm einen Prüfbericht als Datei, bietet es sich nach Auffassung der Finanzverwaltung an, ihn als Nachweis aufzubewahren, am einfachsten im selben Ordner.
3. Eine feste Ordnerstruktur anlegen. Zum Beispiel Rechnungen/Eingang/2026/ und Rechnungen/Ausgang/2026/. Den Dateinamen vergeben Sie einmal beim Speichern, etwa 2026-03-14_Lieferant_Rechnungsnummer.xml oder .pdf. Danach bleibt die Datei, wie sie ist.
4. Vor Änderung und Löschen schützen. Schreibrechte bekommt nur, wer ablegt. Ein abgeschlossenes Jahr setzen Sie zum Beispiel auf „schreibgeschützt". Der Schreibschutz bewahrt vor versehentlichen Änderungen, lässt sich aber wieder abschalten. Allein dadurch ist die Unveränderbarkeit im Sinne der GoBD regelmäßig nicht gewährleistet.
5. Eine zweite Kopie an einem anderen Ort. Sichern Sie automatisch an zwei Orten, etwa auf einer externen Festplatte oder einem NAS und in einem Cloud-Speicher, am einfachsten mit Serverstandort in Deutschland. Für Speicherorte im Ausland gelten zusätzliche Regeln. Öffnen Sie einmal im Jahr ein paar alte Dateien zur Probe.
6. Eine Verfahrensdokumentation anlegen. Schreiben Sie kurz auf, wo Rechnungen ankommen, wer sie ablegt und wie die Datensicherung läuft. Die Beschreibung der Datensicherung gehört nach den GoBD ausdrücklich dazu. Halten Sie außerdem fest, wer was wann abgelegt hat, damit Eingang und Ablage nachvollziehbar bleiben.

Was übernimmt RechnungsKlar beim Archivieren - und was nicht?

RechnungsKlar stellt Ihre Rechnungen im ZUGFeRD-2.0.1-Format aus und legt jede versendete Rechnung unveränderbar ab: Während der Vertragslaufzeit gibt es in der App keinen Weg, sie zu überschreiben oder zu löschen. Eine Prüfsummen-Kette (Hash-Kette) macht nachträgliche Änderungen erkennbar. Nach der Festschreibung geht eine Korrektur nur per Storno und neuer Rechnung.

Eingangsrechnungen von Lieferanten nimmt RechnungsKlar nicht an, die legen Sie wie oben beschrieben ab. Ihre ausgestellten Rechnungen laden Sie als Administrator Ihres Unternehmens als ZIP-Datei herunter und legen den Export in Ihre eigene Ablage, etwa unter Rechnungen/Ausgang/. So bleibt eine Kopie bei Ihnen. Das ist wichtig: Nach Vertragsende löscht RechnungsKlar alle Daten, auch festgeschriebene Rechnungen. Die achtjährige Aufbewahrung liegt bei Ihnen, nicht bei RechnungsKlar. Ob das für Ihre Abläufe genügt, besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.

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Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage zur Aufbewahrung von E-Rechnungen

Empfang (BMF-FAQ, Frage 12): Seit dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen „die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können", auch für Kleinunternehmer [4].

Frist (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 AO): Eigene und erhaltene Rechnungen sind „acht Jahre aufzubewahren"; die Frist „beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist" [1]. Für Buchungsbelege gilt nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO ebenfalls „acht Jahre"; die Frist beginnt nach Abs. 4 mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem „der Buchungsbeleg entstanden ist". Nach Abs. 3 Satz 5 „läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist" [2]. Für andere Unterlagen nennt § 147 AO andere, teils längere Fristen.

Speicherort (§ 14b Abs. 2 und 5 UStG): Ein im Inland ansässiger Unternehmer hat alle Rechnungen „im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete aufzubewahren". Bei einer elektronischen Aufbewahrung, „die eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet", ist auch das übrige Gemeinschaftsgebiet zulässig; dann hat er „dem Finanzamt den Aufbewahrungsort mitzuteilen". Für eine elektronische Aufbewahrung außerhalb des Gemeinschaftsgebiets „gilt § 146 Absatz 2b der Abgabenordnung" [1].

Format (UStAE Abschn. 14b.1 Abs. 1): Aufbewahrt wird „grundsätzlich im empfangenen Format", bei einer E-Rechnung „zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt" (Sätze 2 und 4). Nach Satz 5 liegt allein wegen einer Speicherung und Archivierung außerhalb eines Datenverarbeitungssystems, das den GoBD entspricht, „regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts" vor. Pflichten nach der AO „bleiben für andere als umsatzsteuerliche Zwecke unberührt" (Abs. 6 Satz 3) [3]. Ebenso BMF-FAQ, Frage 13 [4].

ZUGFeRD und Umwandlung (GoBD i. d. F. vom 14.07.2025): Der menschenlesbare Teil ist nur aufzubewahren, „wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind" (Rz. 119, 131), und die XML darf „nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden" (Rz. 125 Beispiel 10) [5]. Die strukturierten Daten bilden „den führenden Teil" (UStAE Abschn. 14.4 Abs. 3) [3]. Eine Konvertierung ist „unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig" (Rz. 131) [5]. Die konvertierte Fassung allein genügt nur, wenn keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird, keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung dokumentiert wird (Verfahrensdokumentation) und „die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde" nicht eingeschränkt werden. Sonst sind beide Versionen zu archivieren, „derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen" (Rz. 135) [6]. Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss in jedem Fall unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (UStAE Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 4) [3]. Buchungsvermerke dürfen „keinen Einfluss auf die Lesbarmachung des Originalzustands haben" (Rz. 123) [6].

Ausdruck und E-Mail: „Die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht erforderlich" (UStAE Abschn. 14.4 Abs. 3) [3]. Nach den GoBD dürfen elektronisch eingegangene Unterlagen „nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden" (Rz. 119). Eine E-Mail, die nur als „Transportmittel" dient, ist nicht aufbewahrungspflichtig (Rz. 121); beim Speichern als PDF gehen die Header-Informationen verloren (Rz. 129) [6].

Ordnung und Sicherung (GoBD Rz. 10, 103, 106, 117): Technische Vorgaben oder Standards, etwa zu Archivierungsmedien, „können … nicht festgelegt werden" (Rz. 10). Das DV-System ist gegen Verlust zu sichern und „gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen" zu schützen (Rz. 103). „Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben." Bei elektronischen Unterlagen ist „ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren" (Rz. 117). „Die Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation" (Rz. 106) [6].

Dateisystem und Protokollierung (GoBD Rz. 110, 117, 119): Die Unveränderbarkeit kann „hardwaremäßig", „softwaremäßig" oder „organisatorisch" gewährleistet werden. Für eine Ablage in einem Dateisystem gilt: Sie genügt den Anforderungen der Unveränderbarkeit „regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten" (Rz. 110). Zur Protokollierung siehe Rz. 117 oben. Eingegangene elektronische Unterlagen „müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben" (Rz. 119) [6].

Validierungsbericht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a): „Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren." [3]

Ausgangsrechnungen (GoBD Rz. 76 i. d. F. vom 14.07.2025): Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss „unter Berücksichtigung der vorgenannten Voraussetzungen keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung" ab Erstellung gespeichert werden, „wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung erstellt werden kann" [5].