Leistungszeitraum auf der Rechnung: Pflicht, Schreibweise, Beispiele

Der Leistungszeitraum auf der Rechnung sagt, wann Sie gearbeitet oder geliefert haben. Ein SHK-Betrieb hat ein Bad in drei Wochen umgebaut: Gehört der letzte Arbeitstag auf die Rechnung, der ganze Zeitraum oder der Monat? Hier steht, was Pflicht ist, wie Sie es schreiben und wo das Datum in der E-Rechnung steht.

Muss auf jeder Rechnung ein Leistungsdatum oder Leistungszeitraum stehen? Die kurze Antwort

• Ja, auf jede Rechnung gehört der Zeitpunkt der Leistung. Also wann geliefert oder gearbeitet wurde.
• Ein Tag oder ein Zeitraum. War die Arbeit an einem Tag erledigt, steht dort das Leistungsdatum. Zieht sie sich über Wochen oder Monate, reicht der Leistungszeitraum mit Anfang und Ende. Bringen Sie dabei das Material mit, etwa Fliesen oder Gipskartonplatten, zählt oft erst der Tag der Abnahme.
• Der Monat reicht. Statt eines genauen Datums darf der Kalendermonat stehen, zum Beispiel „November 2026“.
• Ohne Anfang geht es nicht. „Leistungen bis zum heutigen Tag“ reicht nicht, weil der Beginn fehlt.
• In der E-Rechnung hat das Datum ein eigenes Feld. Ein Satz im Freitext wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ reicht dort nicht.

Was ist der Unterschied zwischen Leistungsdatum, Leistungszeitraum und Rechnungsdatum?

Rechnungsdatum und Leistungsdatum sind zwei verschiedene Pflichtangaben.

Der Unterschied zählt bei der Steuer: Wer die Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten berechnet, schuldet sie grundsätzlich für den Voranmeldungszeitraum, in dem die Leistung ausgeführt wurde, nicht für den, in dem die Rechnung geschrieben wird; für Anzahlungen zählt der Zeitraum der Zahlung. Ist eine Arbeit im Oktober fertig, wird aber erst im November abgerechnet, zählt trotzdem der Voranmeldungszeitraum, in den der Oktober fällt.

Wie schreibe ich den Leistungszeitraum richtig auf die Rechnung?

Schreiben Sie den Leistungszeitraum mit klarem Anfang und Ende, oder nennen Sie den Kalendermonat.

Was gilt, wenn die Arbeiten über mehrere Monate oder über den Jahreswechsel laufen?

Zieht sich eine Dienstleistung über mehrere Monate oder Jahre, reicht der gesamte Leistungszeitraum, auch über den Jahreswechsel, zum Beispiel „01.11.2026 bis 31.01.2027“. Eine Aufteilung auf Monate ist nicht nötig, Anfang und Ende müssen aber zu erkennen sein.

Wie sieht der Leistungszeitraum in der Praxis aus? Beispiele aus SHK, Maler, Elektro und Trockenbau

Bei kurzen Aufträgen steht meist ein Datum auf der Rechnung, bei längeren reiner Arbeitsleistung oft der Zeitraum. Bringt der Betrieb das wesentliche Material selbst mit, zählt der Tag, an dem der Kunde das fertige Werk übernimmt. Die Beispiele sind ausgedacht.

Bringt der Betrieb das wesentliche Material selbst mit, kann der Auftrag umsatzsteuerlich eine Werklieferung sein. Sie gilt erst mit der Übergabe des fertigen Werks als ausgeführt, meist mit der Abnahme; dieser Tag gehört dann als Leistungsdatum auf die Rechnung, nicht der Zeitraum der Arbeiten. Beim Trockenbau oben fällt die Leistung damit ins Jahr 2027. Wie ein Auftrag einzuordnen ist, hängt vom Einzelfall ab; klären Sie das im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.

Welcher Zeitpunkt steht auf der Abschlagsrechnung und auf der Schlussrechnung?

Auf einer Abschlagsrechnung steht der Zeitpunkt der Zahlung, wenn er beim Schreiben feststeht und nicht auf das Rechnungsdatum fällt; der Monat reicht, und die noch nicht erbrachte Leistung ist kenntlich zu machen. Auf der Schlussrechnung steht, wann die Leistung ausgeführt ist: bei einer Werklieferung der Tag, an dem der Kunde das fertige Werk übernimmt, meist mit der Abnahme, auch durch Benutzung; bei einer reinen Arbeitsleistung der Tag der Fertigstellung, der oft mit der Abnahme zusammenfällt. Auch hier reicht der Monat. Wie die Abschläge abgezogen werden, zeigt Schlussrechnung mit Abschlägen.

Was gilt für den Leistungszeitraum bei laufenden Leistungen wie einer Dauerrechnung?

Bei laufenden Leistungen wie Miete oder Wartung steht der Zeitraum in der Dauerrechnung oder im Vertrag; was auf einer Dauerrechnung steht, erklärt Dauerrechnung: was draufsteht. Nennt der Vertrag den Zeitraum nicht, reicht es, wenn er sich aus den Zahlungsbelegen ergibt, etwa aus Überweisung oder Kontoauszug. Wer solche Rechnungen nicht jeden Monat neu schreiben will, kann eine Dauerrechnung mit Software erstellen.

Wo steht der Leistungszeitraum in einer E-Rechnung?

Ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen, steht unter E-Rechnung-Pflicht für Handwerker. In einer E-Rechnung, etwa einer ZUGFeRD-Rechnung, steht der Zeitpunkt der Leistung in festen Datenfeldern nach der europäischen Norm EN 16931, nicht im Freitext:

• Ein einzelner Tag kommt in das Feld BT-72: den Tag, an dem die Lieferung oder Leistung erbracht oder abgeschlossen wurde.
• Ein Zeitraum kommt in die Gruppe BG-14 mit BT-73 (Beginn) und BT-74 (Ende). Ist die Gruppe genutzt, muss mindestens eines der beiden Daten gefüllt sein; stehen beide drin, darf das Ende nicht vor dem Beginn liegen.
• Der Kalendermonat ist auch in der E-Rechnung erlaubt. So lassen sich mehrere Leistungen eines Monats in einer Sammelrechnung zusammenfassen.

Was passiert, wenn das Leistungsdatum auf der Rechnung fehlt?

Dann fehlt der Rechnung eine Pflichtangabe. Sie lässt sich berichtigen: Es reicht ein Dokument, das die Angabe nachreicht und sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht; eine E-Rechnung wird wieder als E-Rechnung berichtigt. Die Folgen treffen vor allem den Kunden, denn sein Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung mit den Pflichtangaben voraus. Ob das im konkreten Fall trägt, hängt vom Einzelfall ab; klären Sie das im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.

Wie trage ich den Leistungszeitraum in RechnungsKlar ein?

Beim Anlegen einer Standard-, Abschlags- oder Schlussrechnung gibt es in RechnungsKlar das Feld „Leistungsdatum / Leistungszeitraum“. Dort wählen Sie „Einzeldatum“ oder „Zeitraum“ und tragen das Datum selbst ein, bei einem Zeitraum Von und Bis; das Ende darf nicht vor dem Beginn liegen. Das Feld ist optional: RechnungsKlar trägt kein Datum selbst ein und verlangt es bei diesen Rechnungsarten nicht, die Angabe liegt also bei Ihnen. Auf dem PDF erscheint eine eigene Zeile „Leistungsdatum“ oder „Leistungszeitraum“ unter dem Rechnungsdatum, in der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format das Feld BT-72 oder die Gruppe BG-14. Bei einer Dauerrechnung ergibt sich der Zeitraum aus dem Schritt „Laufzeit“, in dem der Beginn angegeben werden muss; läuft sie bis auf Kündigung, steht auf dem PDF „Leistungszeitraum ab“ mit dem Startdatum, in der E-Rechnung nur der Beginn in BG-14. So können Sie eine Rechnung mit dem Programm erstellen, ohne das Datum in einen Freitext zu schreiben.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage

§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 und 6 UStG. Die Rechnung muss das Ausstellungsdatum und „den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung“ enthalten; bei Anzahlungen den Zeitpunkt der Vereinnahmung, „sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt“ [1]. Die übrigen Pflichtangaben nach § 14 UStG erklärt ein eigener Beitrag.

§ 31 UStDV. Als Zeitpunkt „kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird“ (Abs. 4); berichtigt wird durch ein Dokument, „das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist“ (Abs. 5) [2].

Abschnitt 14.5 Abs. 16 UStAE. Der Zeitpunkt ist auch anzugeben, wenn er dem Ausstellungsdatum entspricht; „nur bei sonstigen Rechnungen“ genügt dann „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ oder der Verweis auf einen bezeichneten Lieferschein mit eigenem Leistungsdatum, in der E-Rechnung muss die Angabe im strukturierten Datenformat stehen [3]. Bei Lieferungen ist als Tag der Lieferung der Tag anzugeben, an dem die Verfügungsmacht verschafft wird (sofern sich der Ort nicht nach § 3 Abs. 6 UStG bestimmt), sonstige Leistungen „grundsätzlich im Zeitpunkt ihrer Vollendung“ [3]. Bei sonstigen Leistungen über mehrere Monate oder Jahre reicht der gesamte Zeitraum („1.1.01 bis 31.12.01“), „bis zum heutigen Tag“ ohne Beginn nicht [3]. Bei Anzahlungen reicht der Monat der Vereinnahmung, und die noch nicht erbrachte Leistung ist kenntlich zu machen [3].

§ 3 Abs. 4 UStG und Abschnitt 13.2 Abs. 1 UStAE. Verwendet der Unternehmer bei einer Werkleistung selbst beschaffte Stoffe, die nicht nur Zutaten oder sonstige Nebensachen sind, ist das eine Werklieferung [13]. Werklieferungen sind ausgeführt, wenn dem Auftraggeber die Verfügungsmacht verschafft wird, in der Regel mit Übergabe und Abnahme des fertig gestellten Werks, auch durch schlüssiges Verhalten wie Benutzung; sonstige Leistungen grundsätzlich im Zeitpunkt ihrer Vollendung, „der häufig mit dem Zeitpunkt der Abnahme zusammenfallen wird“ [14].

EuGH C-516/14 (Barlis 06) und BFH V R 18/17. Bei Leistungen mit aufeinanderfolgenden Abrechnungen ist der Zeitraum „unerlässlich“, eine Rechnung ohne Beginn genügt nicht (Rn. 31-33); der Vorsteuerabzug darf nicht allein deshalb verweigert werden, wenn die Verwaltung über sämtliche Daten verfügt (Rn. 43) [4]. Der Monat kann sich aus dem Ausstellungsdatum ergeben, „wenn nach den Verhältnissen des jeweiligen Einzelfalls davon auszugehen ist“, dass im Rechnungsmonat geleistet wurde; für zeitraumbezogene Leistungen gilt ein strengerer Maßstab [5].

Abschnitt 14.5 Abs. 17 und 14.1 Abs. 18 UStAE. Nennt der Vertrag den Zeitraum nicht, reicht es, wenn er sich aus den Zahlungsbelegen ergibt [3][6]. Mehr zur Dauerrechnung im Sinne des § 14 UStG.

§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG. Bei vereinbarten Entgelten entsteht die Steuer „mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistungen ausgeführt worden sind“ [11].

E-Rechnung. Einzeltag in BT-72, Zeitraum in BG-14 mit BT-73 und BT-74 [7][8][15]; Beginn oder Ende oder beides (BR-CO-19), Ende nicht vor Beginn (BR-29) [8]. Der Kalendermonat ist auch hier zulässig [9]. Berichtigt wird wieder als E-Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 49) [12].