Sicherheitseinbehalt: wie viel, wie lange und wie er auf der Schlussrechnung steht

Der Kunde überweist auf die Schlussrechnung, doch fünf Prozent fehlen, abgezogen „als Sicherheitseinbehalt". Was dafür im Vertrag stehen muss, wie lange das Geld beim Kunden bleiben darf und wie es zurückkommt, erklärt dieser Artikel. Er ist für Handwerksbetriebe geschrieben, die bei Bauleistungen selbst die Rechnung stellen und ihre Abschläge bisher in Word tippen.

Was ist ein Sicherheitseinbehalt und was bedeutet er für Ihre Rechnung? Die kurze Antwort

• Ein Teil des Werklohns bleibt beim Kunden. Er sichert die vertragsgemäße Ausführung und die Mängelansprüche ab.
• Nur mit Grundlage. Beim VOB/B-Vertrag muss die Sicherheit vereinbart sein. Beim privaten Neubau oder großen Umbau (Verbraucherbauvertrag) sieht das Gesetz 5 Prozent vor, sobald Abschläge verlangt werden.
• Pro Zahlung höchstens 10 Prozent. Bei VOB/B-Verträgen kürzt der Kunde jede Zahlung um höchstens ein Zehntel, bis die vereinbarte Summe erreicht ist.
• Die Rechnung lautet über den vollen Betrag. Der Einbehalt ist eine gekürzte Zahlung, kein Abzug auf der Rechnung.
• Die Umsatzsteuer entsteht unter Umständen trotzdem. Wer nach vereinbarten Entgelten versteuert, schuldet sie auch auf den einbehaltenen Teil; berichtigen lässt sie sich nur unter engen Voraussetzungen.
• Ablösen mit Bürgschaft. Bei VOB/B-Verträgen lässt sich der Bareinbehalt durch eine Bankbürgschaft ersetzen, soweit der Vertrag nichts anderes bestimmt.
• Zurück nach Vertrag. Ohne vereinbarten Termin muss der Kunde bei VOB/B-Verträgen eine nicht verwertete Sicherheit für Mängelansprüche nach zwei Jahren zurückgeben.

Wann darf der Kunde einen Sicherheitseinbehalt überhaupt abziehen?

Nur wenn es dafür eine Grundlage gibt: den Vertrag oder, beim Verbraucherbauvertrag, das Gesetz. Wer bei einem VOB/B-Vertrag ohne Vereinbarung fünf Prozent kürzt, findet dafür in der VOB/B keine Grundlage.

VOB/B-Vertrag. Die Regeln der VOB/B zum Einbehalt greifen erst, wenn eine Sicherheitsleistung vereinbart ist; andere Einbehalte als Gegenforderungen lässt sie nur zu, wo Vertrag oder Gesetz sie vorsehen.

Werkvertrag ohne VOB/B. Es gilt, was im Vertrag steht.

Verbraucherbauvertrag. Ein Verbraucher lässt ein neues Gebäude bauen oder ein bestehendes erheblich umbauen; ob eine Badsanierung darunter fällt, hängt vom Umfang der Arbeiten im Einzelfall ab. Dem Kunden stehen bei der ersten Abschlagszahlung 5 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung als Sicherheit zu; steigt die Vergütung durch Änderungen um mehr als 10 Prozent, kommen 5 Prozent des Mehrbetrags hinzu. Verlangt der Betrieb es, hält der Kunde dafür Abschläge zurück. Per eigener Geschäftsbedingungen kann der Betrieb diese Sicherheit weder ausschließen noch kürzen.

Kein Sicherheitseinbehalt ist es, wenn der Kunde wegen eines konkreten Mangels Geld zurückhält. Das ist ein eigenes Recht; angemessen ist in der Regel das Doppelte der Kosten für die Beseitigung.

Wie viel Prozent darf der Kunde einbehalten und wie verteilt sich das auf die Abschläge?

Eine feste Prozentzahl für alle Verträge gibt es nicht; maßgeblich ist die Vereinbarung. Bei VOB/B-Verträgen darf der Kunde aber jede Zahlung um höchstens 10 Prozent kürzen, bis die vereinbarte Sicherheit erreicht ist.

Einen Prozentsatz für die Höhe nennt die VOB/B nicht. Anhaltspunkte: Beim Verbraucherbauvertrag sind es 5 Prozent. Bei Vergaben öffentlicher Auftraggeber nach der VOB/A soll die Sicherheit 5 Prozent der Auftragssumme (Vertragserfüllung) und 3 Prozent der Abrechnungssumme (Mängelansprüche) nicht überschreiten; unter 250.000 Euro netto ist auf die Sicherheit für die Vertragserfüllung zu verzichten, in der Regel auch auf die für Mängelansprüche.

Den Einbehalt muss der Kunde jeweils mitteilen und binnen 18 Werktagen nach dieser Mitteilung auf ein Sperrkonto einzahlen, über das beide nur gemeinsam verfügen; die Zinsen gehören dem Betrieb. Öffentliche Auftraggeber dürfen den Betrag stattdessen auf ein eigenes Verwahrgeldkonto nehmen, dann ohne Zinsen. Bei kleineren oder kurzfristigen Aufträgen darf die Einzahlung erst bei der Schlusszahlung geschehen. Stellt der Betrieb die Rechnung ohne Umsatzsteuer, weil der Auftraggeber die Steuer selbst schuldet (Reverse Charge bei Bauleistungen), bleibt die Steuer bei der Berechnung des Einbehalts außen vor.

Ein Beispiel. Ein Elektrobetrieb arbeitet für eine Hausverwaltungs-GmbH; vereinbart sind die VOB/B und eine Sicherheit von 5 Prozent der Bruttoauftragssumme. Der Auftrag: 40.000,00 Euro netto, 7.600,00 Euro Umsatzsteuer, 47.600,00 Euro brutto. Die Sicherheit beträgt 2.380,00 Euro.

Vom ersten Abschlag über 14.280,00 Euro behält der Kunde höchstens 10 Prozent ein, also 1.428,00 Euro. Beim zweiten über 19.040,00 Euro wären 1.904,00 Euro möglich, bis zur Sicherheit fehlen aber nur noch 952,00 Euro. Und die Restzahlung über 14.280,00 Euro kommt ungekürzt.

Die Tabelle zeigt nur, was gezahlt wird. Wie Abschläge in der Schlussrechnung abgesetzt werden, steht in einem eigenen Artikel.

Wie steht der Sicherheitseinbehalt auf der Abschlags- und der Schlussrechnung?

Gar nicht als Abzug: Abschlags- und Schlussrechnung lauten über den Wert der erbrachten Leistung samt Umsatzsteuer; den Einbehalt nimmt der Kunde vor, indem er die Zahlung kürzt.

Nach der VOB/B sind Abschläge in Höhe der nachgewiesenen Leistung samt Umsatzsteuer zu zahlen; der Kunde kürzt die Zahlung und teilt den Betrag mit. Der Sicherheitseinbehalt auf der Rechnung ist deshalb kein Rechenposten. Er gehört auch nicht in die Zeile „abzüglich erhaltener Abschläge" der Schlussrechnung. Warum ein Sicherheitseinbehalt kein Abschlag ist, zeigt ein eigener Artikel. Was ansonsten auf den Abschlag gehört, steht in der Übersicht, was auf jede Abschlagsrechnung gehört.

Eine Möglichkeit, den Einbehalt trotzdem festzuhalten, ist eine Hinweiszeile unter der Rechnungssumme, etwa: „Vereinbarter Sicherheitseinbehalt 5 % (2.380,00 €), Rückgabe laut Vertrag am …". Sie dokumentiert Betrag und Termin, ändert aber weder das Entgelt noch die Steuer, und Pflicht ist sie nicht.

Bei einem VOB/B-Vertrag muss die Schlussrechnung prüfbar sein. Ist nichts anderes vereinbart und dauert die Ausführung höchstens drei Monate, ist sie spätestens zwölf Werktage nach Fertigstellung einzureichen; für jede weitere drei Monate Ausführungsfrist kommen sechs Werktage hinzu. Wann Abschläge und Schlusszahlung danach fällig werden und was bei Verzug gilt, steht im Beitrag zu Zahlungsziel und Fristen bei VOB-Abschlagsrechnungen.

Müssen Sie auf den Sicherheitseinbehalt sofort Umsatzsteuer zahlen?

Bei der Sollversteuerung ja: Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Leistung, auch für den Teil, den der Kunde noch zurückhält. Wer nach vereinnahmten Entgelten versteuert (Istversteuerung), schuldet sie erst, wenn das Geld eingeht.

Der Betrieb streckt die Steuer auf den Einbehalt also unter Umständen jahrelang vor.

Für diesen Fall gibt es eine Ausnahme. Die Finanzverwaltung lässt bei vertraglichen Einbehalten für Baumängel eine Berichtigung der Steuer zu, soweit der Unternehmer nachweislich keine Bankbürgschaft stellen konnte und das Entgelt deshalb für einen Zeitraum von über zwei bis fünf Jahren nicht vereinnahmen kann. Nach dem Bundesfinanzhof ist die Berichtigung dann schon für den Voranmeldungszeitraum der Leistung möglich. Fließt das Geld später doch, wird die Steuer erneut berichtigt.

Ob die Voraussetzungen vorliegen, hängt vom Einzelfall ab. Das klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Wie lösen Sie einen Sicherheitseinbehalt mit einer Bürgschaft ab?

Bei VOB/B-Verträgen hat der Auftragnehmer, soweit der Vertrag nichts anderes bestimmt, die Wahl unter den Arten der Sicherheit und kann eine durch eine andere ersetzen, also den Bareinbehalt durch die Bürgschaft einer Bank oder eines Kreditversicherers. Ersetzt er den Einbehalt so, sichert künftig die Bürgschaft den Kunden ab, und der Betrieb kann die Auszahlung des einbehaltenen Betrags verlangen.

Für die Bürgschaft gelten Vorgaben: Der Kunde muss den Bürgen als tauglich anerkannt haben, die Erklärung muss schriftlich sein, darf nicht befristet sein und muss nach seiner Vorschrift ausgestellt werden. Eine Bürgschaft „auf erstes Anfordern" darf er nicht verlangen.

Beim Verbraucherbauvertrag kann die Sicherheit statt per Einbehalt auch durch eine Garantie oder ein Zahlungsversprechen einer Bank oder eines Kreditversicherers geleistet werden.

Dass nachweislich keine Bürgschaft zu bekommen war, ist übrigens eine der beiden Voraussetzungen für die Steuerberichtigung aus dem Abschnitt oben.

Wie bekommen Sie den Sicherheitseinbehalt zurück? Vier Schritte

Zum vereinbarten Rückgabetermin. Fehlt einer, muss der Kunde bei VOB/B-Verträgen eine nicht verwertete Sicherheit für Mängelansprüche nach Ablauf von zwei Jahren zurückgeben, soweit er keine offenen Mängel geltend gemacht hat.

1. Rückgabetermin notieren. Zuerst gilt der Vertrag. Bei VOB/B-Verträgen kommt die Sicherheit für die Vertragserfüllung spätestens nach Abnahme und Stellung der Sicherheit für Mängelansprüche zurück, soweit keine weiteren Ansprüche aus der Ausführung offen sind, die Sicherheit für Mängelansprüche nach Ablauf von zwei Jahren. Davon zu trennen ist die Verjährung der Mängelansprüche: Sie beginnt mit der Abnahme und dauert bei Bauwerken nach VOB/B vier Jahre, wenn im Vertrag keine andere Frist vereinbart ist, nach dem Gesetz fünf. Rückgabe und Verjährung sind zwei verschiedene Daten.
2. Sperrkonto prüfen. Zahlt der Kunde den Einbehalt nicht binnen 18 Werktagen auf das Sperrkonto ein (erkennbar daran, dass keine Nachricht der Bank kommt), kann der Auftragnehmer eine angemessene Nachfrist setzen. Verstreicht auch die, kann er die sofortige Auszahlung des Einbehalts verlangen und muss dann keine Sicherheit mehr leisten.
3. Schriftlich anfordern. In das Schreiben gehören Vertrag oder Auftrag, das Abnahmedatum, der Betrag laut eigener Aufstellung, der vereinbarte Termin, eine Zahlungsfrist und die Bankverbindung. Hat der Kunde Mängel geltend gemacht, die noch nicht beseitigt sind, darf er einen entsprechenden Teil zurückhalten.
4. Zahlungseingang erfassen. Wurde die Umsatzsteuer auf den Einbehalt berichtigt, ist sie mit dem Zahlungseingang erneut zu berichtigen. Dann gehört der Eingang an den Steuerberater.

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Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage zum Sicherheitseinbehalt

Sicherheitsleistung: § 17 Abs. 1 bis 6 und 8 VOB/B. Gilt, „wenn Sicherheitsleistung vereinbart ist"; der Auftragnehmer „kann eine Sicherheit durch eine andere ersetzen", soweit nichts anderes vereinbart. Bürgschaft schriftlich, unbefristet, mit Verzicht auf die Einrede der Vorausklage, nicht „auf erstes Anfordern"; Sperrkonto-Zinsen für den Auftragnehmer; öffentliche Auftraggeber: eigenes Verwahrgeldkonto ohne Zinsen. Jede Zahlung darf „um höchstens 10 v. H." gekürzt werden, bei § 13b UStG ohne Umsatzsteuer; Einzahlung binnen 18 Werktagen nach der Mitteilung, sonst nach Nachfrist sofortige Auszahlung. Rückgabe der Sicherheit für Mängelansprüche „nach Ablauf von 2 Jahren", wenn nichts anderes vereinbart ist, abzüglich eines Teils für offene Ansprüche [1].

Zahlung und Abrechnung: §§ 14, 16 VOB/B. Abschläge samt Umsatzsteuer; „Andere Einbehalte sind nur in den im Vertrag und in den gesetzlichen Bestimmungen vorgesehenen Fällen zulässig" [2]. Schlussrechnung prüfbar, bei bis zu 3 Monaten Ausführungsfrist binnen 12 Werktagen nach Fertigstellung [3].

Vergaben: § 9c Abs. 1 und 2 VOB/A (Fassung 2019). Höchstens 5 Prozent der Auftragssumme bzw. 3 Prozent der Abrechnungssumme; unter 250 000 Euro netto keine Vertragserfüllungssicherheit, in der Regel auch keine Mängelsicherheit; gilt für öffentliche Auftraggeber [4].

Verbraucherbauvertrag: §§ 650i, 650m Abs. 2 und 3, § 309 Nr. 15 Buchst. b BGB. Neubau und „erhebliche Umbaumaßnahmen" [5]; Sicherheit „5 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung", auf Verlangen per Einbehalt, alternativ als Garantie oder Zahlungsversprechen [6]; AGB, die sie ausschließen oder kürzen, sind unwirksam [7].

Mängel und Verjährung: §§ 641 Abs. 3, 634a BGB, § 13 Abs. 4 VOB/B. Zurückbehalt wegen Mängeln: „in der Regel das Doppelte" der Beseitigungskosten [8]. Verjährung bei Bauwerken: VOB/B 4 Jahre, wenn nichts anderes vereinbart [9], BGB fünf Jahre [10], jeweils ab Abnahme.

Umsatzsteuer: § 13 Abs. 1 Nr. 1, § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG, Abschnitt 17.1 Abs. 5 UStAE, BFH V R 31/12. Sie entsteht bei Sollversteuerung im Zeitraum der Leistung, bei Istversteuerung in dem der Vereinnahmung [11]; späterer Zahlungseingang: „erneut zu berichtigen" [12]. Berichtigung bei Sicherungseinbehalten, wenn Bankürgschaften „nachweislich" nicht möglich waren und das Entgelt „für einen Zeitraum von über zwei bis fünf Jahren" ausbleibt [13]; laut BFH schon für den Voranmeldungszeitraum der Leistung [14].