Abschlagsrechnung Muster: kostenlose Vorlage für Handwerker (2026)

Ein Bad-Umbau zieht sich über sechs Wochen, das Material ist längst bezahlt — und der Kunde überweist erst am Schluss. Genau dafür gibt es die Abschlagsrechnung: Sie holt Geld auf die Baustelle, bevor der letzte Fliesenschnitt sitzt. Hier steht zuerst die kurze Antwort, dann das Muster Feld für Feld; wer es genau wissen will, findet die Paragrafen gesammelt weiter unten.

Die kurze Antwort

• • Eine Abschlagsrechnung ist Geld für Arbeit, die schon steht. Sie rechnen einen Zwischenstand ab, statt bis zur Abnahme auf Ihr ganzes Geld zu warten.
• • Sie dürfen das verlangen, auch wenn nichts im Vertrag steht. Voraussetzung ist nur: Die Leistung muss erbracht sein, und der Betrag muss zu dem passen, was Sie bis dahin geleistet haben.
• • Das Wort „Abschlagsrechnung" muss sichtbar auf dem Dokument stehen. Sonst hält der Kunde sie für die endgültige Rechnung — und die Schlussrechnung wird zum Streitfall.
• • Jede Abschlagsrechnung bekommt ihre eigene fortlaufende Nummer. Auch wenn drei davon zum selben Bad gehören.
• • Am Ende kommt immer eine Schlussrechnung — selbst dann, wenn nichts mehr offen ist.
• • Der teuerste Fehler steckt in dieser Schlussrechnung: Sie müssen die schon gezahlten Beträge und die Umsatzsteuer darauf einzeln wieder abziehen. Wer nur die Netto-Beträge abzieht, zahlt dieselbe Umsatzsteuer zweimal.

Wann sich eine Abschlagsrechnung lohnt

Eine Abschlagsrechnung ist ein Vorschuss auf Leistungen, die Sie bereits erbracht haben, die aber noch nicht vollständig abgeschlossen sind. Sie rechnen einen Zwischenstand ab, statt bis zur Abnahme des ganzen Auftrags auf Ihr Geld zu warten. Die Höhe muss dem Wert der bis dahin geleisteten Arbeit entsprechen und für den Kunden nachvollziehbar bleiben. Entdeckt der Kunde Mängel, darf er einen angemessenen Teil des Abschlags zurückhalten.

Sinnvoll ist die Abschlagsrechnung vor allem:

• • bei langen Projekten — je länger sich ein Bad, ein Dach oder eine Elektro-Sanierung zieht, desto wichtiger ist es, zwischendurch abzurechnen, statt in ein Liquiditätsloch zu laufen;
• • bei hohem Materialeinsatz — wenn Sie große Summen für Fliesen, Kessel oder Kabel vorstrecken;
• • zur Absicherung — verzögert sich das Projekt oder ändert der Kunde die Pläne, haben Sie den bisherigen Aufwand schon in der Kasse.

Am besten halten Sie die Abschläge schon im Angebot oder Vertrag fest. Das erspart später die Diskussion darüber, ob und wann eine Zwischenrechnung kommen darf.

Die Pflichtangaben: Feld für Feld durch das Muster

Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung — sie muss dieselben Pflichtangaben tragen wie jede andere auch:

1. 1. vollständiger Name und Anschrift — Ihres Betriebs und des Kunden;
2. 1. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
3. 1. das Ausstellungsdatum;
4. 1. eine fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben;
5. 1. Menge und Art der Leistung — also welche Arbeiten und welches Material der Abschlag abdeckt;
6. 1. das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt;
7. 1. den Steuersatz und den Steuerbetrag — bei den meisten Handwerksleistungen 19 %.

Für die Abschlagsrechnung im Handwerk kommen ein paar Besonderheiten dazu, die im Muster leicht untergehen:

• • Das Wort „Abschlagsrechnung" gehört sichtbar auf das Dokument. Sonst liest der Kunde sie als vollständige Rechnung — und die Schlussrechnung wird zum Streitfall.
• • Benennen Sie das Projekt auf jeder Abschlagsrechnung mit identischem Wortlaut (z. B. „Bad-Sanierung Musterstraße 12"). So lässt sich am Ende jede Zwischenrechnung eindeutig zuordnen.
• • Statt des Leistungsdatums zählt der Tag, an dem das Geld bei Ihnen ankommt. Bei einer Anzahlung tritt dieser Zeitpunkt an die Stelle des Leistungszeitpunkts — anzugeben, sobald er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt.
• • Weisen Sie den Lohnanteil separat aus. Nur dann kann Ihr Privatkunde die Handwerkerleistung steuerlich geltend machen — ein Punkt, den Kunden oft ausdrücklich verlangen.
• • Jede Abschlagsrechnung bekommt ihre eigene fortlaufende Nummer. Stellen Sie zum selben Projekt mehrere, dann ist jede eine eigenständige Rechnung mit eigener Nummer.

Wer das Muster von Hand ausfüllt, hakt diese Punkte am besten einmal von oben nach unten ab, bevor die Rechnung rausgeht.

Beispiel: zwei Abschläge und die Schlussrechnung

Am klarsten wird es an einem Rechenbeispiel. Ein Bad-Umbau ist mit 10.000 € netto beauftragt. Sie rechnen in zwei Abschlägen und einer Schlussrechnung ab:

• • 1. Abschlagsrechnung (Rohbau/Sanitär fertig): 4.000 € netto + 760 € USt = 4.760 € brutto
• • 2. Abschlagsrechnung (Fliesen verlegt): 3.000 € netto + 570 € USt = 3.570 € brutto
• • Schlussrechnung (Abnahme): Gesamtauftrag 10.000 € netto, davon bereits abgerechnet 7.000 € netto

In der Schlussrechnung führen Sie den vollen Auftragswert auf und ziehen dann die Abschläge wieder ab. Hier steckt der teuerste Fehler der ganzen Kette: Sie müssen die bereits gezahlten Netto-Beträge und die Umsatzsteuer darauf einzeln absetzen. In unserem Beispiel sind das 7.000 € netto und zusätzlich 1.330 € Umsatzsteuer. Setzen Sie nur die Netto-Beträge ab und lassen die Umsatzsteuer aus den Abschlägen stehen, weisen Sie dieselbe Steuer zweimal aus — und schulden sie dem Finanzamt dann auch doppelt.

Hinweis: Diese Verrechnung der Abschläge in der Schlussrechnung ist der Punkt, an dem die meisten Muster-Nutzer stolpern. Wie eine Schlussrechnung mit Abschlagszahlungen aufgebaut ist, zeigen wir an einem durchgerechneten Beispiel; wie das bei einer Badsanierung mit drei Abschlägen aussieht, rechnen wir gewerkspezifisch durch.

Abschlagsrechnung, Teilrechnung, kumuliert – kurz sortiert

Drei Begriffe werden im Alltag durcheinandergeworfen. Der Unterschied ist aber praktisch:

• • Die Abschlagsrechnung ist ein Vorschuss auf eine noch laufende Leistung. Die Positionen sind pauschal, oft geschätzt, und die Umsatzsteuer wird fällig, sobald die Zahlung bei Ihnen eingeht. Bei privaten Auftraggebern der Normalfall.
• • Die Teilrechnung rechnet eine abgeschlossene, abgenommene Teilleistung detailliert ab. Die Umsatzsteuer wird schon mit Erbringung der Teilleistung fällig — nicht erst bei Zahlung. Öffentliche Auftraggeber bestehen nach VOB meist darauf. Die ausführliche Abgrenzung der drei Rechnungsarten inklusive Anzahlungsrechnung steht in einem eigenen Beitrag.

Daneben gibt es die kumulierte Abschlagsrechnung: Hier führen Sie auf jeder neuen Abschlagsrechnung alle bisherigen Positionen fort und weisen den aktuellen Gesamtstand aus. Wichtig ist dann, am Ende jeder Rechnung die bereits berechneten Beträge wieder abzuziehen — sonst rechnen Sie doppelt. Diese Variante ist im Bau üblich; Details dazu behandeln wir in einem eigenen Beitrag. Egal welche Variante: Am Ende steht immer eine Schlussrechnung, auch wenn der Restbetrag null ist.

Warum eine Software das Muster überflüssig macht

Ein Muster in Word oder Excel bringt Sie durch die erste Abschlagsrechnung. Der Ärger kommt danach: die fortlaufende Nummer, die man von Hand hochzählt (und irgendwann verzählt), das Projekt, das auf drei Rechnungen drei leicht verschiedene Namen trägt, und vor allem die Schlussrechnung, in der die Umsatzsteuer aus den Abschlägen abgesetzt werden muss.

Eine Handwerker-Software nimmt Ihnen genau diese Fehlerquellen ab:

• • fortlaufende Rechnungsnummern werden lückenlos automatisch vergeben;
• • aus den erfassten Abschlägen entsteht die Schlussrechnung auf einen Klick, inklusive der Verrechnung der bereits gestellten Beträge;
• • jede Rechnung entsteht im ZUGFeRD-2.0.1-Format — dem Standard für die E-Rechnung — und wird unveränderbar archiviert.

Mit rechnungsklar können Sie Abschlagsrechnungen direkt in der Software erstellen — Abschlag, Teil- und Schlussrechnung teilen dieselbe Positionsstruktur, und die Umsatzsteuer aus den Abschlägen wird in der Schlussrechnung berücksichtigt. Einen Überblick über den vollen Funktionsumfang gibt die Seite Funktionen, die Konditionen finden Sie unter Preise — alles inklusive ab 9,90 € im Monat. Arbeiten Sie im Sanitär-, Heizungs- und Klimabau? Dann ist die Rechnungssoftware für SHK-Betriebe der passende Einstieg.

Für alle, die es genau wissen wollen: die Rechtslage

Bis hierher stand die kurze Antwort. Dieser Abschnitt nennt die Paragrafen dahinter — nützlich, wenn Sie mit Ihrem Steuerberater oder einem Auftraggeber über eine Abschlagsrechnung sprechen oder selbst nachlesen möchten.

Der Anspruch auf den Abschlag. Nach § 632a BGB dürfen Sie für bereits erbrachte Leistungen eine Abschlagszahlung verlangen — auch dann, wenn dazu nichts im Vertrag steht [2]. Der Betrag muss dem Wert der erbrachten Leistung entsprechen; bei Mängeln darf der Kunde einen angemessenen Teil zurückhalten.

Die Pflichtangaben. Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Die sieben oben aufgelisteten Angaben schreibt § 14 Abs. 4 UStG vor [1].

Der Zeitpunkt statt des Leistungsdatums. Bei einer Anzahlung tritt an die Stelle des Leistungszeitpunkts der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Teilentgelts — anzugeben, sobald er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG) [1].

Der Lohnanteil. Der separate Ausweis des Lohnanteils ist die Voraussetzung dafür, dass ein privater Auftraggeber die Handwerkerleistung nach § 35a EStG geltend machen kann [4].

Die Absetzung in der Schlussrechnung. § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt, dass die vereinnahmten Netto-Teilentgelte und die darauf entfallende Umsatzsteuer einzeln abgesetzt werden [3]. Unterbleibt das, liegt ein zu hoher Steuerausweis vor — die Rechtsfolge dazu steht in § 14c UStG [5]. § 14c ist also die Folge des Fehlers, nicht die Grundlage der Absetzungspflicht.

Quellen

1. [1]§ 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (Abs. 4 Pflichtangaben, Abs. 4 Nr. 6 Zeitpunkt der Vereinnahmung). https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
2. [2]§ 632a BGB – Abschlagszahlungen. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__632a.html
3. [3]§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG – Absetzung der vereinnahmten Teilentgelte und der darauf entfallenden Steuer in der Endrechnung. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
4. [4]§ 35a EStG – Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen (Voraussetzung: Ausweis des Lohnanteils). https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__35a.html
5. [5]§ 14c UStG – unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14c.html