Rechnungssoftware für SHK-Betriebe. Die Rechnung im Mittelpunkt.

Eine Handwerkersoftware für SHK-Betriebe muss vor allem eines können: die Rechnung so schreiben, wie das Gewerk arbeitet. Und SHK arbeitet in drei Rhythmen.

Die Badsanierung läuft über Wochen. Abriss, Rohinstallation, Fliesen, Objekte — dazwischen kaufen Sie Material und zahlen Löhne. Wer hier erst am Ende abrechnet, geht wochenlang in Vorleistung. Deshalb stellen Sie Abschläge; nach §632a BGB besteht darauf ein Anspruch, auch ohne dass es im Vertrag steht [1].

Der Heizungstausch ist oft eine Sache von Tagen, aber mit hohem Materialanteil — eine Rechnung, sauber aufgeschlüsselt, häufig an einen Verwalter statt an den Bewohner.

Der Wartungs- oder Notdiensteinsatz dauert zwei Stunden. Die Rechnung dafür soll noch im Auto entstehen, nicht abends am Küchentisch.

Software für SHK gibt es reichlich, und das meiste davon ist als Unternehmenssteuerung gebaut: Lager, Einsatzplanung, Kalkulation, Kundendienst-Disposition. Für einen Betrieb mit ein bis drei Personen ist das Umfang, der jeden Monat mitbezahlt und selten geöffnet wird.

Wir gehen den anderen Weg. Die Rechnung steht im Mittelpunkt — Angebot, Rechnung, Abschlag, Kunden und Objekte. Der Rest kommt, wenn Sie ihn brauchen. Das ist kein SHK-ERP, und es soll auch keins werden.

Der Abzugsblock unten ist die Stelle, an der es beim Abtippen in Word regelmäßig schiefgeht. Das Gesetz verlangt nicht nur, die erhaltenen Beträge abzuziehen: Nach §14 Abs. 5 Satz 2 UStG sind in der Endrechnung die vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Abschläge Rechnungen ausgestellt wurden [2]. Die Umsatzsteuer muss also Zeile für Zeile mit heraus — nicht nur der Nettobetrag.

rechnungsklar zieht die Abschläge beim Erstellen der Schlussrechnung selbst in den Abzugsblock, mit Nummer, Datum, Netto- und Steuerbetrag. Sie tippen die Kette nicht ab.

Ein Hinweis für Privatkunden: Bei Verbraucherbauverträgen dürfen insgesamt höchstens 90 % der Vergütung über Abschläge verlangt werden, und mit dem ersten Abschlag ist eine Sicherheit von 5 % zu stellen (§650m BGB) [5]. Bei 18.000 € netto sind das maximal 16.200 €, die vor der Abnahme fließen.

SHK-Betriebe arbeiten oft für andere Baubetriebe — Generalunternehmer, Bauträger, Sanierungsfirmen. In diesen Fällen kann sich die Steuerschuldnerschaft umkehren: Dann führt nicht der leistende Betrieb die Umsatzsteuer ab, sondern der Auftraggeber. Die Rechnung geht netto raus, mit einem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Zwei Bedingungen müssen dafür zusammenkommen:

Erstens die Leistung. §13b Abs. 2 Nr. 4 UStG erfasst Bauleistungen, also Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen — Planungs- und Überwachungsleistungen ausdrücklich ausgenommen. Fest installierte Anlagen zählen dabei als Teil des Grundstücks, wenn sie sich nicht entfernen lassen, ohne das Bauwerk zu verändern [3]. Eine eingebaute Heizungsanlage fällt darunter.

Zweitens der Empfänger. Und hier wird es oft verkürzt: Es genügt nicht, dass der Kunde ein Unternehmen ist. Nach §13b Abs. 5 Satz 2 UStG schuldet der Leistungsempfänger die Steuer nur, wenn er selbst nachhaltig entsprechende Leistungen erbringt — davon ist auszugehen, wenn ihm das Finanzamt darüber eine Bescheinigung erteilt hat (Vordruck USt 1 TG, befristet auf längstens drei Jahre) [3]. Eine Badsanierung für eine Rechtsanwaltskanzlei ist ein B2B-Auftrag, aber keine Leistung an einen Bauleistenden — sie wird regulär mit Umsatzsteuer abgerechnet.

Im Produkt ist §13b ein eigener Steuermodus: Sie stellen ihn am Auftrag ein, die Rechnung entsteht dann ohne Steuerausweis, mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft und dem passenden Marker in der ZUGFeRD-Datei. Der Modus gilt auch für Abschlagsrechnungen. Was sonst noch auf die Rechnung gehört, steht unter die Pflichtangaben nach §14 UStG.

Ob ein konkreter Auftrag unter §13b fällt, hängt vom Einzelfall ab — insbesondere davon, ob dem Auftraggeber die Bescheinigung vorliegt. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.