Rechnungssoftware für Elektriker. Die Rechnung im Mittelpunkt.

Eine Software für Elektriker muss vor allem eines können: die Rechnung so schreiben, wie das Gewerk arbeitet. Und im Elektrohandwerk sind das drei sehr unterschiedliche Rhythmen.

Der Kleinauftrag ist in zwei Stunden erledigt — Steckdose defekt, Leitung gesucht, FI geflogen. Davon kommen zwanzig im Monat zusammen, jeder einzeln abzurechnen. Wenn jede dieser Rechnungen zehn Minuten am Küchentisch kostet, ist das ein halber Arbeitstag im Monat, für den niemand zahlt.

Der Wartungs- oder Prüfeinsatz beim Gewerbekunden wiederholt sich: dieselben Positionen, dieselben Stundensätze, oft dieselbe Rechnungsanschrift. Was sich wiederholt, sollte man nicht jedes Mal neu tippen.

Die Neuinstallation oder Sanierung läuft über Wochen. Leitungen, Dosen, Verteiler, Inbetriebnahme — dazwischen kaufen Sie Material und zahlen Löhne. Wer hier erst am Ende abrechnet, geht wochenlang in Vorleistung. Deshalb stellen Sie Abschläge; nach §632a BGB besteht darauf ein Anspruch, auch ohne dass es im Vertrag steht [1].

Elektriker-Software gibt es reichlich, und das meiste davon ist als Unternehmenssteuerung gebaut: Kalkulation, Materialwirtschaft, Schnittstellen zum Großhandel, Zeiterfassung, Einsatzplanung. Für einen Betrieb mit ein bis drei Personen ist das Umfang, der jeden Monat mitbezahlt und selten geöffnet wird.

Wir gehen den anderen Weg. Die Rechnung steht im Mittelpunkt — Angebot, Rechnung, Abschlag, Kunden und Objekte. Der Rest kommt, wenn Sie ihn brauchen. Das ist keine Unternehmenssteuerung fürs Elektrohandwerk, und es soll auch keine werden.

Der Abzugsblock unten ist die Stelle, an der es beim Abtippen in Word regelmäßig schiefgeht. Das Gesetz verlangt nicht nur, die erhaltenen Beträge abzuziehen: Nach §14 Abs. 5 Satz 2 UStG sind in der Endrechnung die vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Abschläge Rechnungen ausgestellt wurden [2]. Die Umsatzsteuer muss also Zeile für Zeile mit heraus — nicht nur der Nettobetrag.

rechnungsklar zieht die Abschläge beim Erstellen der Schlussrechnung selbst in den Abzugsblock, mit Nummer, Datum, Netto- und Steuerbetrag. Sie tippen die Kette nicht ab.

Ein Hinweis für Privatkunden: Bei Verbraucherbauverträgen dürfen insgesamt höchstens 90 % der Vergütung über Abschläge verlangt werden, und mit dem ersten Abschlag ist eine Sicherheit von 5 % zu stellen (§650m BGB) [3]. Bei 12.000 € netto sind das maximal 10.800 €, die vor der Abnahme fließen.

Der Grund, warum viele Betriebe gerade jetzt über eine Software nachdenken, ist die E-Rechnung. Dabei ist eine E-Rechnung nicht das PDF im Mail-Anhang, sondern ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers auslesen kann.

Empfangen können müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 [4]. Dafür genügt zunächst ein E-Mail-Postfach — eine besondere Software verlangt der Gesetzgeber dafür nicht.

Ausstellen müssen E-Rechnungen ab 2027 zunächst nur Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz; für alle übrigen greift die Pflicht ab 2028 [4]. Für einen Elektrobetrieb mit ein bis drei Personen ist damit in aller Regel 2028 der Stichtag — und nicht 2027, wie es verkürzt oft zu lesen ist.

Aufbewahren müssen Sie Rechnungen acht Jahre lang (§14b UStG) [5]. Eine Rechnung aus dem März 2026 muss also bis Ende 2034 vorliegen — und zwar so, wie sie herausgegangen ist.

Wer viel für Kommunen, Stadtwerke oder andere öffentliche Auftraggeber arbeitet, kennt das Thema ohnehin länger: Dort wird seit Jahren im XRechnungs-Format abgerechnet. rechnungsklar erstellt jede Rechnung im ZUGFeRD-2.0.1-Format — ein PDF, das Sie und Ihr Kunde ganz normal lesen, mit der maschinenlesbaren XML-Datei darin. Versendete Rechnungen werden unveränderbar archiviert und lassen sich als Paket exportieren. Unabhängig vom Format bleibt gleich, was auf jede Handwerkerrechnung gehört — das haben wir separat aufgeschrieben.