Rechnungssoftware für Malerbetriebe. Die Rechnung im Mittelpunkt.

Eine Software für Maler muss vor allem eines können: die Rechnung so schreiben, wie das Gewerk arbeitet. Und im Malerhandwerk sind das drei sehr unterschiedliche Rhythmen.

Die Renovierung zwischen zwei Mietern wird nach Quadratmetern abgerechnet und läuft unter Zeitdruck: Die Wohnung soll zum Ersten wieder vermietet sein. Gearbeitet wird in der Wohnung, die Rechnung geht an den Vermieter oder die Hausverwaltung — zwei verschiedene Adressen, die auf dasselbe Dokument gehören.

Die Fassade zieht sich über Wochen. Gerüst, Untergrund, Grundbeschichtung, Schlussanstrich — dazwischen kaufen Sie Material und zahlen Löhne. Wer hier erst am Ende abrechnet, geht den ganzen Sommer in Vorleistung. Deshalb stellen Sie Abschläge; nach §632a BGB besteht darauf ein Anspruch, auch ohne dass es im Vertrag steht [1].

Der Kleinauftrag ist nach zwei Tagen erledigt — ein Raum, Decke und Wände, die Heizkörper mit. Davon kommen etliche im Monat zusammen, jeder einzeln abzurechnen. Wenn jede dieser Rechnungen zehn Minuten am Küchentisch kostet, ist das ein halber Arbeitstag im Monat, für den niemand zahlt.

Malersoftware gibt es reichlich, und das meiste davon ist als Unternehmenssteuerung gebaut: digitales Aufmaß, Kalkulation, Materialverbrauch je Objekt, Einsatzplanung, Zeiterfassung. Für einen Betrieb mit ein bis drei Personen ist das Umfang, der jeden Monat mitbezahlt und selten geöffnet wird.

Wir gehen den anderen Weg. Die Rechnung steht im Mittelpunkt — Angebot, Rechnung, Abschlag, Kunden und Objekte. Der Rest kommt, wenn Sie ihn brauchen. Das ist keine Unternehmenssteuerung fürs Malerhandwerk, und es soll auch keine werden.

Der Abzugsblock unten ist die Stelle, an der es beim Abtippen in Word regelmäßig schiefgeht. Das Gesetz verlangt nicht nur, die erhaltenen Beträge abzuziehen: Nach §14 Abs. 5 Satz 2 UStG sind in der Endrechnung die vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Abschläge Rechnungen ausgestellt wurden [2]. Die Umsatzsteuer muss also Zeile für Zeile mit heraus — nicht nur der Nettobetrag.

rechnungsklar zieht die Abschläge beim Erstellen der Schlussrechnung selbst in den Abzugsblock, mit Nummer, Datum, Netto- und Steuerbetrag. Sie tippen die Kette nicht ab.

Ein Hinweis für Privatkunden: Bei Verbraucherbauverträgen dürfen insgesamt höchstens 90 % der Vergütung über Abschläge verlangt werden, und mit dem ersten Abschlag ist eine Sicherheit von 5 % zu stellen (§650m BGB) [3]. Bei 9.400 € netto sind das maximal 8.460 €, die vor der Abnahme fließen — die beiden Abschläge oben liegen mit zusammen 7.050 € darunter.

Im Malerhandwerk fallen der Ort der Arbeit und der Empfänger der Rechnung häufiger auseinander als in anderen Gewerken. Gestrichen wird in der Wohnung im zweiten Stock; bezahlt wird von der Hausverwaltung, die vierzig weitere Wohnungen betreut. Wer die Rechnung dann nur an die Verwaltung adressiert, bekommt sie zurück — weil niemand erkennt, welche Wohnung gemeint war.

Deshalb ist das Gebäude bei uns eine eigene Angabe und keine Zeile im Notizfeld. Sie legen den Kunden einmal an — die Hausverwaltung, den Vermieter, die Wohnungsgesellschaft — und darunter beliebig viele Objekte. Auf der Rechnung steht dann der Rechnungsempfänger im Adressfeld und die Wohnung als Leistungsort.

Das zahlt sich beim zweiten Auftrag aus: Kommt im nächsten Frühjahr die Wohnung nebenan dran, wählen Sie denselben Kunden und ein anderes Objekt. Die Anschrift tippen Sie kein zweites Mal.

Der Grund, warum viele Betriebe gerade jetzt über eine Software nachdenken, ist die E-Rechnung. Dabei ist eine E-Rechnung nicht das PDF im Mail-Anhang, sondern ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers auslesen kann.

Empfangen können müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 [4]. Dafür genügt zunächst ein E-Mail-Postfach — eine besondere Software verlangt der Gesetzgeber dafür nicht.

Ausstellen müssen E-Rechnungen ab 2027 zunächst nur Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz; für alle übrigen greift die Pflicht ab 2028 [4]. Für einen Malerbetrieb mit ein bis drei Personen ist damit in aller Regel 2028 der Stichtag — und nicht 2027, wie es verkürzt oft zu lesen ist.

Aufbewahren müssen Sie Rechnungen acht Jahre lang (§14b UStG) [5]. Eine Rechnung aus dem März 2026 muss also bis Ende 2034 vorliegen — und zwar so, wie sie herausgegangen ist.

Wer regelmäßig für Wohnungsgesellschaften oder kommunale Auftraggeber arbeitet, kennt das Thema ohnehin länger: Dort wird seit Jahren im XRechnungs-Format abgerechnet. rechnungsklar erstellt jede Rechnung im ZUGFeRD-2.0.1-Format — ein PDF, das Sie und Ihr Kunde ganz normal lesen, mit der maschinenlesbaren XML-Datei darin. Versendete Rechnungen werden unveränderbar archiviert und lassen sich als Paket exportieren.