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und E-Rechnung steckt, wo Sie beide Dateien herunterladen und wie Sie eine ausgestellte Rechnung noch einmal per E-Mail senden.",[514],{"variation":515,"version":516,"items":517,"primary":518,"id":735,"slice_type":736,"slice_label":7},"default","initial",[],{"content":519},[520,533,537,546,549,552,555,569,572,579,583,586,589,601,609,612,624,627,630,633,636,639,642,645,648,651,654,662,665,672,680,683,690,698,701,704,712,715,718,721,724,732],{"type":521,"text":522,"spans":523,"direction":532},"paragraph","Beim Ausstellen erstellt RechnungsKlar zu jeder Rechnung zwei Dateien: die Rechnung als PDF und die E-Rechnung im ZUGFeRD-2.0.1-Format. Hier steht, was in den Dateien steckt, wo Sie sie herunterladen und wie Sie eine ausgestellte Rechnung noch einmal per E-Mail senden. Wie Sie eine Rechnung ausstellen, steht in der Anleitung „Rechnung ausstellen und per E-Mail senden“.",[524],{"start":525,"end":526,"type":527,"data":528},328,369,"hyperlink",{"id":322,"type":8,"tags":529,"lang":16,"slug":72,"first_publication_date":326,"last_publication_date":84,"uid":323,"link_type":530,"isBroken":531},[],"Document",false,"ltr",{"type":534,"text":535,"spans":536,"direction":532},"heading2","Was PDF und E-Rechnung sind",[],{"type":538,"text":539,"spans":540,"direction":532},"list-item","Die PDF ist die Rechnung, wie Ihr Kunde sie liest und ausdruckt. Wie sie aussieht, legen Sie in Ihrer Vorlage fest, siehe „Rechnungsvorlage gestalten“.",[541],{"start":542,"end":543,"type":527,"data":544},123,149,{"id":413,"type":8,"tags":545,"lang":16,"slug":420,"first_publication_date":417,"last_publication_date":418,"uid":414,"link_type":530,"isBroken":531},[],{"type":538,"text":547,"spans":548,"direction":532},"Die E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten als XML-Datei, also maschinenlesbar: Rechnungsnummer, Datum, Ihre Firmendaten, den Kunden, die Positionen, die Beträge und die Steuer. Das Buchhaltungsprogramm des Empfängers kann sie direkt einlesen.",[],{"type":521,"text":550,"spans":551,"direction":532},"Die XML-Datei steckt bereits in der PDF. Eine Datei genügt also: Ihr Kunde öffnet die PDF wie gewohnt, ein Buchhaltungsprogramm liest die eingebetteten Daten aus. Zusätzlich gibt es die XML-Datei einzeln, falls ein Empfänger sie getrennt haben möchte.",[],{"type":521,"text":553,"spans":554,"direction":532},"Titel, Textzeilen, Textbausteine sowie Anfangs- und Schlusstext stehen nur in der PDF, nicht in der XML-Datei. Die Beschreibung einer Position steht dort als reiner Text ohne Formatierung.",[],{"type":521,"text":556,"spans":557,"direction":532},"RechnungsKlar erstellt die E-Rechnung bei jeder Rechnung, auch für Privatkunden. Einstellen müssen Sie dafür nichts. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt zwischen Unternehmen im Inland, Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen. E-Rechnungen empfangen können müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, alle anderen ab 2028. Mehr dazu auf der Seite „E-Rechnung-Pflicht für Handwerker“.",[558],{"start":559,"end":560,"type":527,"data":561},426,459,{"id":562,"type":563,"tags":564,"lang":16,"slug":565,"first_publication_date":566,"last_publication_date":567,"uid":568,"link_type":530,"isBroken":531},"alo78hIAACcAWLSv","page",[],"die-kurze-antwort","2026-07-18T06:44:35+0000","2026-10-28T07:35:47+0000","e-rechnung-pflicht-handwerker",{"type":534,"text":570,"spans":571,"direction":532},"PDF und E-Rechnung herunterladen",[],{"type":521,"text":573,"spans":574,"direction":532},"Direkt nach dem Ausstellen bietet RechnungsKlar die Dateien zum Herunterladen an, siehe „Rechnung ausstellen und per E-Mail senden“. Später finden Sie sie auf der Seite der Rechnung:",[575],{"start":576,"end":227,"type":527,"data":577},89,{"id":322,"type":8,"tags":578,"lang":16,"slug":72,"first_publication_date":326,"last_publication_date":84,"uid":323,"link_type":530,"isBroken":531},[],{"type":580,"text":581,"spans":582,"direction":532},"o-list-item","Öffnen Sie die Rechnung unter „Rechnungen“.",[],{"type":580,"text":584,"spans":585,"direction":532},"Klicken Sie im Kasten „Details“ auf „PDF herunterladen“. Sie erhalten die PDF mit der eingebetteten E-Rechnung.",[],{"type":580,"text":587,"spans":588,"direction":532},"Möchten Sie PDF und XML-Datei getrennt, klicken Sie auf den Pfeil neben „PDF herunterladen“ und wählen Sie „ZIP herunterladen (PDF + XML)“. Das ZIP-Paket enthält beide Dateien, zum Beispiel für Ihren Steuerberater.",[],{"type":590,"url":591,"alt":592,"copyright":7,"dimensions":593,"id":596,"edit":597},"image","/images/prismic/pdf-e-rechnung-01-399cd364","Kasten „Details“ with the download menu open.",{"width":594,"height":595},278,348,"oiXHuzZb_rr9j748",{"x":598,"y":598,"zoom":599,"background":600},0,1,"transparent",{"type":521,"text":602,"spans":603,"direction":532},"Die Dateien sind genau die, die RechnungsKlar beim Ausstellen archiviert und per E-Mail verschickt. Herunterladen und Ausdrucken schreiben die Rechnung nicht fest, siehe „Rechnung korrigieren und festschreiben“.",[604],{"start":605,"end":606,"type":527,"data":607},171,209,{"id":399,"type":8,"tags":608,"lang":16,"slug":406,"first_publication_date":403,"last_publication_date":404,"uid":400,"link_type":530,"isBroken":531},[],{"type":521,"text":610,"spans":611,"direction":532},"Bei einem Entwurf heißt der Knopf „PDF-Vorschau“. Die Vorschau hat noch keine Rechnungsnummer und keine E-Rechnung, beides entsteht erst beim Ausstellen.",[],{"type":521,"text":613,"spans":614,"direction":532},"Korrigieren Sie eine ausgestellte Rechnung, erstellt RechnungsKlar PDF und E-Rechnung unter derselben Rechnungsnummer neu, siehe „Rechnung korrigieren und festschreiben“. Eine Stornorechnung hat eigene Dateien mit eigener Nummer, siehe „Rechnung stornieren“.",[615,619],{"start":227,"end":616,"type":527,"data":617},168,{"id":399,"type":8,"tags":618,"lang":16,"slug":406,"first_publication_date":403,"last_publication_date":404,"uid":400,"link_type":530,"isBroken":531},[],{"start":620,"end":621,"type":527,"data":622},237,256,{"id":5,"type":8,"tags":623,"lang":16,"slug":14,"first_publication_date":11,"last_publication_date":12,"uid":6,"link_type":530,"isBroken":531},[],{"type":534,"text":625,"spans":626,"direction":532},"Wenn die PDF noch erstellt wird",[],{"type":521,"text":628,"spans":629,"direction":532},"PDF und E-Rechnung entstehen nach dem Ausstellen im Hintergrund. Das dauert meist nur wenige Sekunden. So lange dreht sich der Knopf „PDF herunterladen“, und „Per E-Mail senden“ ist noch nicht anklickbar. Erscheint „Die PDF wird noch erstellt. Bitte in einem Moment erneut versuchen.“, warten Sie kurz und versuchen Sie es noch einmal.",[],{"type":534,"text":631,"spans":632,"direction":532},"Wenn die PDF nicht erstellt werden konnte",[],{"type":521,"text":634,"spans":635,"direction":532},"Schlägt die Erstellung fehl, steht im Kasten „Details“ der Hinweis „PDF konnte nicht erstellt werden“. Rechnungsnummer und Inhalt der Rechnung bleiben unverändert.",[],{"type":580,"text":637,"spans":638,"direction":532},"Klicken Sie auf „Erneut versuchen“.",[],{"type":580,"text":640,"spans":641,"direction":532},"RechnungsKlar meldet „PDF wird neu erstellt.“ Nach kurzer Zeit steht dort wieder „PDF herunterladen“.",[],{"type":521,"text":643,"spans":644,"direction":532},"Haben Sie die Rechnung mit „Ausstellen & senden“ ausgestellt, geht die E-Mail erst hinaus, wenn die PDF erstellt ist. Bleibt der Fehler bestehen, wenden Sie sich an den Support.",[],{"type":534,"text":646,"spans":647,"direction":532},"Rechnung erneut per E-Mail senden",[],{"type":521,"text":649,"spans":650,"direction":532},"Eine ausgestellte Rechnung können Sie jederzeit noch einmal per E-Mail senden, etwa wenn sie beim Kunden nicht angekommen ist, wenn Sie eine ausgedruckte Rechnung zusätzlich mailen möchten oder wenn der Architekt eine Kopie braucht. RechnungsKlar verschickt dabei dieselben Dateien wie beim Ausstellen, Rechnungsnummer und Inhalt ändern sich nicht.",[],{"type":521,"text":652,"spans":653,"direction":532},"Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie oben auf „Per E-Mail senden“. Es öffnet sich „Rechnung … per E-Mail senden“ mit zwei Schritten.",[],{"type":590,"url":655,"alt":656,"copyright":7,"dimensions":657,"id":660,"edit":661},"/images/prismic/pdf-e-rechnung-02-04dfab73","invoice heading with „Per E-Mail senden“.",{"width":658,"height":659},840,184,"8XnrzMJ1Pb3nEclM",{"x":598,"y":598,"zoom":599,"background":600},{"type":521,"text":663,"spans":664,"direction":532},"Im ersten Schritt, „Empfänger wählen“, haken Sie an, wer die E-Mail bekommt. Zur Auswahl stehen Ihr Kunde, seine Ansprechpartner, die Beteiligten des Projekts, Ihre Kontakte und Ihr Team. Über das Suchfeld finden Sie einen Empfänger schneller. Wer keine E-Mail-Adresse hat, ist mit „Keine E-Mail-Adresse hinterlegt“ ausgegraut. Klicken Sie auf „Weiter“.",[],{"type":590,"url":666,"alt":667,"copyright":7,"dimensions":668,"id":670,"edit":671},"/images/prismic/pdf-e-rechnung-03-831a14a4","Schritt 1 „Empfänger wählen“",{"width":658,"height":669},542,"v8a3n6Vv33BOAgVy",{"x":598,"y":598,"zoom":599,"background":600},{"type":521,"text":673,"spans":674,"direction":532},"Jeder Empfänger bekommt eine eigene E-Mail und sieht nicht, an wen sie sonst noch ging. Wie Sie Ansprechpartner und Kontakte hinterlegen, steht in der Anleitung „Ansprechpartner und abweichender Rechnungsempfänger“.",[675],{"start":676,"end":677,"type":527,"data":678},162,213,{"id":480,"type":8,"tags":679,"lang":16,"slug":486,"first_publication_date":484,"last_publication_date":472,"uid":481,"link_type":530,"isBroken":531},[],{"type":521,"text":681,"spans":682,"direction":532},"Im zweiten Schritt, „Prüfen und senden“, sehen Sie die Empfänger. Mit „Ändern“ kommen Sie zurück zur Auswahl. Unter „Anhang“ stehen die beiden Dateien, die die E-Mail mitnimmt: die PDF und die XML-Datei. Ein Klick lädt sie herunter.",[],{"type":521,"text":684,"spans":685,"direction":532},"Darunter zeigt RechnungsKlar die E-Mail so, wie die Empfänger sie erhalten. Betreff und Text kommen aus Ihrer Vorlage „E-Mail Rechnung an Kontakte senden“. Den Text im weißen Feld können Sie für diesen Versand ändern, bis zu 2000 Zeichen. Mit „Vorlage bearbeiten“ ändern Firmen-Admins den Vorschlag für alle künftigen E-Mails, siehe „Rechnungsvorlage gestalten“.",[686],{"start":687,"end":465,"type":527,"data":688},334,{"id":413,"type":8,"tags":689,"lang":16,"slug":420,"first_publication_date":417,"last_publication_date":418,"uid":414,"link_type":530,"isBroken":531},[],{"type":590,"url":691,"alt":692,"copyright":7,"dimensions":693,"id":696,"edit":697},"/images/prismic/pdf-e-rechnung-04-7507e1dc","Schritt 2 „Prüfen und senden“",{"width":694,"height":695},550,778,"wb8gobtQnv5cPll3",{"x":598,"y":598,"zoom":599,"background":600},{"type":521,"text":699,"spans":700,"direction":532},"Klicken Sie auf „Senden“. RechnungsKlar meldet zum Beispiel „Rechnung an 2 Empfänger gesendet.“, und unter „Ereignisse“ steht, wer die Rechnung wann per E-Mail versendet hat.",[],{"type":521,"text":702,"spans":703,"direction":532},"Was der Versand an der Rechnung ändert:",[],{"type":538,"text":705,"spans":706,"direction":532},"Geht die E-Mail an Ihren Kunden, einen Ansprechpartner oder einen Kontakt, ist die Rechnung danach festgeschrieben, falls sie es noch nicht war. Korrigieren lässt sie sich dann nicht mehr, siehe „Rechnung korrigieren und festschreiben“.",[707],{"start":708,"end":709,"type":527,"data":710},196,234,{"id":399,"type":8,"tags":711,"lang":16,"slug":406,"first_publication_date":403,"last_publication_date":404,"uid":400,"link_type":530,"isBroken":531},[],{"type":538,"text":713,"spans":714,"direction":532},"Eine Rechnung mit dem Status „Ausgestellt“ hat danach den Status „Versendet“.",[],{"type":538,"text":716,"spans":717,"direction":532},"Geht die E-Mail nur an Ihr Team, bleibt beides, wie es war. So schicken Sie sich die Rechnung zum Beispiel selbst zum Ausdrucken.",[],{"type":538,"text":719,"spans":720,"direction":532},"Dieselbe Rechnung können Sie frühestens nach einer Minute erneut senden. Vorher erscheint „Diese Rechnung wurde gerade erst gesendet. 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